Понятие о документообороте Хранение документов

Путь, который, проходит документ от момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом. В организации должен быть составлен график документооборота, который утверждается руководителем.

За достоверность данных, содержащихся в документах, ответственность несут лица, подписавшие документ. За обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу в архив ответственность возложена на главного бухгалтера.

Для большинства документов срок хранения устанавливается в пределах 5 лет, а лицевые счета работников хранятся 75 лет. Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Дело должно содержать не более 250 листов. Дела размещаются в закрывающихся сейфах или картотеках. Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается руководителем. Изъятие дел по требованию компетентных органов должно осуществляться только по письменному распоряжению, с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Документы предприятия могут храниться краткие сроки, могут оставаться длительное время, могут уничтожаться. Отбор производится с помощью экспертизы ценности документов. Ее проводит экспертная комиссия предприятия. Экспертиза должна проводиться ежегодно. Одновременно проводится отбор документов и дел временного хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы составляются акты о выделении дел к уничтожению. После утверждения актов дела уничтожают. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет, по личному составу передаются в ведомственный архив по описям. Предприятия должны проверять состояние и наличие документов в архиве 1 раз в 10 лет.

Тема 3. Бухгалтерский баланс

3.1. Понятие бухгалтерского баланса и его содержание

Чтобы показать состояние имущества и источники его формирования составляется бухгалтерский баланс.

Бухгалтерский баланс – способ обобщенного отражения имущества организации на определенную дату (обычно на первое число), в денежном выражении (в тыс. руб.) в двойном разрезе: с одной стороны – по составу и размещению, с другой – по источникам образования.

Термин «баланс» происходит от латинских слов bis – дважды и lanx – чаша весов, буквально означает двучашие и употребляется как символ равновесия, равенства.

Традиционно бухгалтерский баланс делится на две большие части: актив и пассив. Между собой они эквивалентны, что является основанием для определения «баланс». Актив представляет ресурсы предприятия как совокупность его имущества и долговых прав. В пассиве те же ресурсы сгруппированы по принадлежности: собственный капитал и долговые обязательства. Долговые обязательства представлены по каждому контрагенту в отдельности.

Это статическое понимание бухгалтерского баланса.

Каждый рядовой показатель баланса именуется статьей.

Схематически баланс представляется в виде двусторонней таблицы:

Бухгалтерский баланс

На 1 апреля 2006 года

АКТИВ	ПАССИВ
Состав и размещение имущества	Сумма, тыс. руб.	Источники образования	Сумма, тыс. руб.
I. ВНЕОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ		III. КАПИТАЛ И РЕЗЕРВЫ
Статьи: 1. Нематериальные активы		Статьи: 1. Уставный капитал
2. Основные средства		2. Добавочный капитал
Итого по разделу I		3. Резервный капитал
II. ОБОРОТНЫЕ АКТИВЫ		4. Нераспределенная прибыль
Статьи: 1. Материалы		Итого по разделу III
2. НДС по приобретаемым ценностям (входной НДС)		IV. ДОЛГОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
3. Незавершенное производство		Итого по разделу IV	-
4. Готовая продукция и товары для перепродажи		V. КРАТКОСРОЧНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА
5.Товары отгруженные		Статьи: 1. Кредиты банков
6. Касса		2. Задолженность поставщикам и подрядчикам
7. Расчетный счет		3. Задолженность персоналу по оплате труда
Итого по разделу II		4. Задолженность во внебюджетные фонды
		5. Задолженность по налогам и сборам
		Итого по разделу V
БАЛАНС (I + II)		БАЛАНС (III + IV + V)

Существует и другое определение бухгалтерского баланса.

Баланс - это метод бухгалтерского учета, позволяющий в денежной оценке и на определенный момент времени изобразить кругооборот капитала, вложенного в предприятие и его финансовый результат. Это динамическое понимание бухгалтерского баланса.

Выводы:

1. Баланс означает равновесие. Актив = Пассив = Финансовые ресурсы организации;

Актив = Имущество + Долговые права;

Пассив = Собственные ресурсы + Долговые обязательства (наши долги).

2. Бухгалтерский баланс состоит из разделов. Разделы содержат статьи. Статьи это наименование вида имущества.

Структура баланса – деление статей на разделы, их удельный вес в валюте баланса.

Выделяют несколько видов баланса

По источникам составления баланса подразделяют на инвентарные, книжные и генеральные.

Инвентарные балансы составляют только на основе инвентаря (описи) средств.

Они требуются при возникновении новой организации или при изменении формы хозяйствования.

Книжный баланс составляют на основе только книжных записей, без предварительной проверки путем инвентаризации.

Генеральный баланс составляют на основе учетных записей и данных инвентаризации.

По времени составления балансы подразделяют на вступительные, текущие, санируемые, ликвидационные, разделительные, объединительные.

Вступительный баланс составляют на момент возникновения организации. Он определяет сумму ценностей, которым организация начинает свою деятельность.

Текущие балансы составляют периодически в течении всего времени существования организации.

Они подразделяются на начальные, промежуточные и заключительные.

Санируемый баланс составляют в тех случаях, когда организация стоит на пороге банкротства и ей необходимо сделать выбор: ликвидироваться путем объявления о банкротстве или договориться с кредиторами об отсрочке платежей.

Ликвидационный баланс формируют при ликвидации организации.

Разделительные балансы составляют в момент разделения крупной организации на несколько более мелких структурных единиц или передачи одной, либо нескольких структурных единиц данной организации другой организации.

Объединительный баланс формируют при объединении (слиянии) нескольких организаций в одну или присоединения одной или нескольких структурных единиц к данной организации.

По объему информации балансы подразделяются на единичные и сводные.

Единичный баланс отражает деятельность только одной организации.

Сводные балансы получают путем механического сложения сумм, числящихся на статьях нескольких единичных балансов, и подсчета общих итогов актива и пассива.

Разновидностью сводных балансов являются консолидированные балансы. Они представляют собой объединение балансов организаций, юридически самостоятельных, но взаимосвязанных в экономическом и финансовом отношениях.

По характеру деятельности балансы могут быть основной и не основной деятельности. Основной называется деятельность, соответствующая профилю организации, ее уставу. Все прочие виды деятельности организации – неосновные.

По формам собственности различают балансы государственных, муниципальных, кооперативных, коллективных, частных, смешных и совместных организаций, а также общественных организаций.

По объекту отражения балансы делятся на самостоятельные и отдельные.

Самостоятельный баланс имеют только организации, являющимися юридическими лицами. Отдельный баланс составляют структурные подразделения организации (филиалы, автотранспортные и жилищно-коммунальные хозяйства и т.д.).

По способу «очистки» могут быть балансы – брутто и балансы – нетто.

По формату баланс может быть: двусторонний, односторонний, разделенный, сводный, шахматный.

По реформированию различают реформированные и нереформированные.

В РФ введена официальная отчетная форма бухгалтерского баланса - Форма № 1 по ОКУД.

3.2. Изменения бухгалтерского баланса под влиянием

хозяйственных операций

Ежедневно в каждой организации происходит множество хозяйственных операций, которые изменяют бухгалтерский баланс.

Типы хозяйственных операций, влияющие на бухгалтерский баланс:

I тип. Активный

Хозяйственная операция № 1.

Получены деньги в кассу с расчетного счета в сумме 10000 руб.

Операция затронет статьи:

А	Денежные средства (Касса)	(+10000)
А	Денежные средства (Р/счет)	(-10000)

т.е. изменения произойдут только в активе – активный тип операций.

Формула:

где: А- актив,

а – статья в активе,

П – Пассив

II тип. Пассивный

Хозяйственная операция № 2.

В конце года, часть нераспределенной прибыли направлена в резервный капитал.

Операция затронет статьи:

П	Нераспределенная прибыль	(-)9000
П	Резервный капитал	(+)9000

т.е. изменения произойдут только в пассиве – пассивный тип операций.

Формула:

III тип. Активно – пассивный в сторону увеличения

Хозяйственная операция № 3.

В организацию поступили материалы от поставщиков в сумме 12000 руб. Счет поставщика не оплачен. Операция затронет статьи:

А	Материалы	(+12000)
П	Задолженность поставщику	(+12000)

Формула:

IV тип. Активно – пассивный в сторону уменьшения

Хозяйственная операция № 4.

В организации из кассы выдали зарплату (аванс) в сумме 11000 руб.

Операция затронет статьи:

А	Денежные средства (Касса)	(-11000)
П	Задолженность персоналу организации	(-11000)

Формула:

Для того, чтобы сгруппировать информацию о стоимости имущества предприятия, источниках его формирования применяют счета бухгалтерского учета.