Начисление заработной платы. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 6

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 6

ТЕМА: «Учет расчетов с персоналом по оплате труда»

Учет расчетов с персоналом по оплате труда представляет собой сложную трудоемкую бухгалтерскую задачу. В этой связи для организацийразличными системами оплаты труда (повременной, сдельной и пр.), а также при большом количестве работников такой учет целесообразно вести в специализированной программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.

Непосредственно в программе 1С:Бухгалтерия 8 можно вести минимальный кадровый учет, учет начисленной заработной платы, расчет удерживаемого НДФЛ, учет выплаченных сумм и депонентов, формировать основной набор регламентированных форм по труду и выполнять подготовку сведений для сдачи отчетов по НДФЛ и ПФР. Такой набор функций обычно достаточен для организаций, которые применяют упрощенные схемы оплаты труда, имеют небольшой численный состав работников, удерживают из начисленной заработной платы только НДФЛ.

Кадровый учет

Для кадрового учета в программе 1С:Бухгалтерия 8 предназначены документы «Прием на работу в организацию», «Кадровое перемещение организа­ций» и «Увольнение из организации».

Рассмотрим порядок работы с этими документами на примерах.

Пример 1. Приказом по Обществу с ограниченной ответственностью «Строитель» от 31 января 2008 г. на постоянную работу в должности мастера цеха с окладом 8 000 руб. в месяц с 1 февраля 2008 г. принята Андреева Татьяна Михайловна (табельный номер 000010, паспорт гражданина Российской Федерации, серия 2003, номер 424651, выдан Центральным РОВД, дата выдачи - 12.03.03, код подразделения 032-17, ИНН 367636358961, страховой номер в ПФР 017-470-813 02, дата рождения 05.01.1968 г., место рождения – г.Воронеж, проживает по адресу: 394000, г. Воронеж ул. Пешестрелецкая, д. 14 кв. 41, домашний телефон 76-89-02). При оформлении представлена справка по форме №2-НДФЛ, из которой следует, что в текущем году физическим лицом получен доход в январе в сумме 6500 руб. Имеет на иждивении дочь 1996 г. рождения.

Для отражения в информационной базе факта приема физическоголица на работу предназначен документ «Прием на работу в организацию».Экранная форма нового документа открывается из списка«Учет кадров организации» (Зарплата →Кадровый учет→Журнал кадровых документов; Действия→Добавить→Прием на работу в организацию).

Порядок работы с документом «Прием на работу в организацию»:

1. В шапке экранной формы документа указывается дата составления документа (31.01.2006), организацию, в которую работница принимается на работу (ООО «Строитель»), лицо, ответственное за отражение операции в информационной базе (Иванов Иван Иванович) и вид занятости (Основное место работы).

2. На закладке «Работники» нажимаем на клавишу Ins для ввода новой строки. Колонку «Работник» заполняется выбором элемента из справочника «Физические лица». Поскольку речь идет о новом работнике, то сведения о нем необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем и заполняем имеющимися данными форму личных данных физического лица.

3. Затем по кнопке НДФЛ командной панели открываем форму, где приво­дится информация для целей налогообложения доходов работника налогом на доходы физических лиц. На закладке «Вычеты» указывается право работника на стандартные вычеты и их применение в организации, а на закладке «Доходы на предыдущих местах работы» — доходы, полученные физическим лицом, в текущем налоговом периоде согласно представленной справки по форме № 2-НДФЛ. Введенные данные записываем по кнопке «Записать» и закрывает по кнопке «ОК».

4. Двойным щелчком мыши выбираем работника в справочнике «Физические лица» и продолжается заполнение закладки «Работники» документа. Указываем:

· дату приема на работу — 01.02.2008;

· присвоенный работнику табельный номер — 00006;

· подразделение, к которому относится работник, — Цех №1 (выбором из справочника «Подразделения организаций»);

· занимаемую должность — Мастер цеха (выбором из справочника «Должности организаций»).

5. Переходим на закладку Начисления. В поле Вид начисления двойным щелчком открываем План видов расчета «Начисления организации». Каждый вид расчета указанного плана, описывается набором параметров, с помощью которых данное начисление отражается на счетах бухгалтерского учета и квалифицируется для целей налогообложения (налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, налогом на прибыль организаций). Кроме того, при необходимости указывается признак, что начисление относится к видам деятельности, облагаемым ЕНВД. Для заполнения параметра «Отражение в бухучете» используется справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». В этом справочнике имеется два предопределенных элемента «Не отражать в бухучете» и «Отражение начислений по умолчанию». Первый элемент используется, если для целей налогообложения необходимо учесть доход, не отражаемый на счетах бухгалтерского учета, например материальную выгоду или доход в натуральной форме. Второй элемент предназначен для использования в тех случаях, когдавсе начисления на оплату труда для всех работников организации в регламентированном учете относятся на один и тот же счет затрат. Этот счет в корреспонденции со счетом 70 и указывается в описании этого способа отражения начислений в учете (в комплекте поставки проводки для данного элемента не указаны). Если же расходы на оплату труда учитываются на разных счетах затрат и по разным объектам аналитики, в справочнике необходимо описать необходимое количество способов отражения зарплаты в регламентированном учете. При этом следует учитывать, что если объектом аналитического учета по счету затрат является подразделение, то нет необходимости создавать шаблоны проводок для работников каждого подразделения. Обусловлено это тем, что при формировании проводок по умолчанию используется то подразделение, которое указывается на закладке «Работники» формы документа «Прием на работу в организацию» (документа «Кадровое перемещение организаций»). Пусть расходы на оплату труда АУП отражаются в регламентированном учете с помощью способа Зарплата Д-т 26 К-т 70. Если начисление формирует доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц, то в поле НДФЛ указывается соответствующий код доходаиз справочника НДФЛ доходы. Для рассматриваемого примера вы­бирается код 2000. В поле ЕСН указывается, каким образом программе следует квалифицировать начисление данным видом расчета для целей налогообложения единым социальным налогом. Для рассматриваемого примера следует выбрать элемент с наименованием. Облагается ЕСН целиком. В поле ФСС (страхование от несчастных случаев) указывается, облагается или не облага­ется начисление взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В рассматриваемом примере следует указать, что начисление облагается страховыми взносами в ФСС РФ. Если начисление признается расходами на оплату труда по налогу на прибыль, то в поле Вид начисления по ст. 255 указывается подпункт статьи 255 НК РФ, в котором этот расход поименован. Для рассматриваемого примера следует выбрать элемент перечисления пп. 1, ст. 255 НК РФ.

6. После ввода на закладке Начисления вида расчета Оклад по дням в следующем поле указываем месячный оклад работника согласно трудовому договору — 8000 руб.

7. После заполнения экранной формы по кнопке Форма Т-1 формируется приказ по форме № Т-1, который выводим на бумажный носитель, затем по кнопке ОК проводим документ. При этом форма документа закрывается. При проведении документ производит движения в регистрах сведений Работники организации и Начисления работников организации. В первый регистр вносится запись о новом работнике организации, его табельном номере, подразделении, в которое он принят на работу, и занимаемой должности. Во втором регистре производится запись о начислении новому работнику с 1 февраля в плановом порядке заработной платы из расче­та 8000 руб. в месяц, с отнесением ее на производственные расходы организации.

Пример 2. Приказом от 30 января 2008 г. бухгалтер Горина Галина Ивановна с 1 февраля 2008 г. переведена на должность главного бухгалтера с должностным окладом 18 000 руб. (табельный номер 00002, паспорт гражданина Российской Федерации, серия 2001, номер 145625, кем выдан - Советским РОВД, дата выдачи- 12.05.01, код подразделения 032-17, ИНН 366656585165, страховой номер в ПФР 065-123-145 29, дата рождения 07.01.1965 г., место рождения – г.Воронеж, проживает по адресу: г. Воронеж, ул. Маршака, д. 35 кв. 14, 394000, домашний телефон 76-66-03).

Изменение должностного оклада работника, перевод его на работу в дру­гое подразделение или на другую должность в программе регистриру­ется документом «Кадровое перемещение организации».

Для внесения изменений открываем регистр сведений «Работники организации» (3арплата→Работники), выделяем работника курсором и на командной панели выбираем пиктограмму для ввода документа «Кадровое перемещение организаций». Порядок работы с документом:

1. В экранной форме в шапке указываем дату создания документа (дата приказа по организации). Поля со сведениями организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию.

2. В табличной части на закладке Работники указываем: дату, с которой изменения вступают в силу; новую должность (выбором из справочника «Должности организаций»). Табельный номер и подразделение оставляем прежними.

3. На закладке «Работники» указываем действие — «Изменить» и вводим новые сведения.

4. Документ записываем (по кнопке «Записать»), формируем (по кнопке «Форма Т-5») и выводим на бумажный носитель приказ по форме № Т-5, после чего по кнопке «ОК» проводим документ.

Для отражения факта расторжения с работником трудовых отношений предназначен документ «Увольнение из организации».

Пример 3. Приказом от 03 февраля 2008 г. организация расторгает трудовой договор с главным бухгалтером Захаровой Л.В. с 31 января 2008 г. по инициативе работника (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации).

Порядок работы:

1. Прежде всего, причину расторжения трудового договора необходимо внести в справочник «Основания увольнения из организации» (Зарплата→Кадровый учет→Основания увольнения), по кнопке «Подбор» обращаемся к списку возможных оснований для увольнения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, двойным щелчком выбираем в нем нужную строку и переносим данные в справочник.

2. После этого открываем регистр сведений «Работники организации» (Зарплата→Работники), выделяем курсором работника и на командной панели выбираем пиктограмму для ввода документа «Увольнение из организации».

3. В экранной форме в шапке указываем дату документа — 03.02.2008 г. (дата приказа по организации). Поля со сведениями об организации и ответственном лице заполняются значениями по умолчанию. В табличной части указываем дату увольнения (последний день работы в организации) — 31.01.2008 г. и основание расторжения трудового договора.

4. Документ записываем (по кнопке «Записать»), формируем (по кнопке «Форма Т-8») и выводим на бумажный носитель приказ по форме № Т-8, после чего по кнопке «ОК» проводим документ. При проведении документа в регистр «Сведения о работнике организации» вносится запись о том, что с 01 февраля 2008 г. Захаровой Л.В. уже не является работни­ком организации. Для прекращения начисления работнику заработной платы в связи увольнением при проведении документа изменения вносятся и в регистр «Начисления работников организации».

Начисление заработной платы

Для начисления работникам вознаграждений и иных выплат предназначен документ «Начисление заработной платы».

Пример 4.Необходимо начислить заработную плату работникам организации за январь 200… г. исходя из их должностных окладов.

В списке документов «Начисление заработной платы работникам организаций» (Зарплата→Начисление зарплаты) с помощью клавиши «Ins» открывается форма нового документа.

Порядок работы с документом:

1. Дату создания документа — 31.01.200… г. (заработная плата начисляется в последний день месяца) и дату начала месяца, за который заработная плата, — 01.01.200… г.

2. В полях со сведениями об организации и ответственном лице программа проставляет значения по умолчанию.

3. Для заполнения разделов «Начисления и НДФЛ» нажимаем на кнопку «Заполнить» командной панели. При этом документ может быть заполнен «По плановым начислениям» (по данным регистра сведений «Начисления работников организации») или «Списком работников» (по данным регистра сведений «Работники организации»). В первом случае на закладке «Начисления» показываются сведения о плановых начислениях в текущем месяце (месяце, за который производятся начисления) в пользу работников указанной организации (указанного подразделенияорганизации) — видах начислений, начисленных суммах, кодах дохода для целей исчисления НДФЛ, кодах вычета в отношении отдельных видов дохода. Если работнику в соответствии с регистром сведе­ний «Начисления работников организации» полагается несколько начислений, то каждое начисление указывается в отдельной строке. При этом на закладке НДФЛ программа показывает сумму налога, подлежащую удержа­нию из доходов работника. Следует иметь в виду, что если работник не полностью отработал рабочее время в месяце, за который производится начисление заработной платы (находился в служебной командировке, болел и т.д. ), то сумма к начислению корректируется вручную, после чего «Рассчитать НДФЛ» производится перерасчет суммы налога. Во втором случае на закладке «Начисления» программа просто перечисляет работников организации (подразделения организации), которые считаются работающими в месяце, за который производятся начисления. При этом предполагается, что сведения о видах начислений и начисляемых суммах пользователь вводит в табличную часть вручную, послечего по кнопке «Рассчитать НДФЛ» подсчитывает сумму налога, подлежащую удержанию из доходов каждого работника. При необходимости табличную часть закладки «Начисления» можно начать заполнять и вручную по кнопке «Подбор» командной панели этой закладки.

Для рассматриваемого примера табличная часть заполняется по данным регистра «Начисления работников организации». В результате на закладке «Начисления» программа показывает список лиц, которые считаютсяработниками организации на дату начисления заработной платы, вид и размер полагающегося каждому работнику вознаграждения исходя из установленного должностного оклада, а на закладке «НДФЛ»— исчисленную сумму налога на доходы физических лиц.

После заполнения формы документ записываем и проводим щелчком на пиктограмме командной панели.

При выполнении процедуры проведения производятся записи в регистрах накопления «Взаиморасчеты с работниками организаций», «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации» и «Сведения о доходах работников организации». Для их просмотра из формы документа следует нажать кнопку «Перейти» командной панели формы документа и выбрать соответствующую строку предлагаемого меню.

В регистре «Взаиморасчеты с работниками организаций» по каждому работнику указывается:

· вид движения Приход (знак «+» в первой колонке), означающий возникновение (увеличение) задолженности перед работником;

· документ-регистратор, которым произведена запись в регистре;

· номер строки табличной части документа-регистратора, к которой относится текущая запись регистра;

· работник, перед которым возникла задолженность;

· период возникновения задолженности;

· сумма возникшей задолженности (сумма к выплате по документу-регистратору).

В регистре «НДФЛ: расчеты с бюджетом по работникам организации» указывается:

· вид движения Приход (знак «+» в первой колонке), означающий возникновение (увеличение) «задолженности» по исчисленной сумме налога;

· дата записи и месяц, к которому относится расчет НДФЛ;

· физическое лицо, с доходов которого исчислен налог;

· исчисленная сумма налога;

· примененные стандартные вычеты при определении налоговой базы;

· признак (вид строки), что запись отражает «начисление» налога;

· ставка, по которой исчислен налог.

Если в учетной политике организации по персоналу установлен флажок, что удержание НДФЛ производится одновременно с его исчислением, то при проведении в регистр вводятся записи, отражающие удержание налога.

В регистр «Сведения о доходах работников организации» при проведении документа вводятся записи, в которых указывается:

· период начисления дохода и месяц налогового периода, к которому относится доход;

· физическое лицо, получившее доходы;

· код и сумма дохода.

После ввода документа на начисление заработной платы можно сформировать ведомость по унифицированной форме № Т-51. Для этого следует в меню «Зарплата» выбрать пункт «Расчетная ведомость Т-51», в форме отчета указать период, за который необходимо составить ведомость, и нажать на кнопку «Сформировать».