Регистры и формы бухгалтерского учета, порядок и техника записи.

¢ Все хозяйственные операции, совершаемые в организации, оформляются первичными документами.

¢ После арифметической проверки, проверки законности и целесообразности оформленных в них хозяйственных операций факты хозяйственной жизни должны быть зарегистрированы и сгруппированы на синтетических и аналитических счетах.

¢ С этой целью информация, содержащаяся в первичных документах, записывается в учетные регистры(в переводе с латинского – записывание).

¢ Учетные регистры– это формы установленного образца, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Схематично движение информации о фактах хозяйственной деятельности можно представить в виде:

¢ Техника бухгалтерского учета – это способ регистрации учетной информации (средствами вычислительной техники или вручную) в учетных регистрах.

¢ Формы и перечень учетных регистров рекомендуются Правительством РФ, на которое в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» возложено общее методологическое руководство бухгалтерским учетом.

¢ Они могут быть разработаны министерствами, ведомствами и организациями при соблюдении общих методологических принципов бухгалтерского учета.

¢ Учетные регистры– это специальные таблицы, представленные в виде карточек, книг, ведомостей (свободных листов), магнитных дисков, дискет и других машинных носителей.

¢ Такое деление учетных регистров представляет собой их классификацию по внешнему виду:

1. Книги (журналы).
2. Отдельные листы (ведомости).
3. Карточки.

q Книга – пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера.

q Листы книги разграфлены для регистрации хозяйственных операций.

q Относятся к Книгам: Кассовая книга, Главная книга, Книга депонированной заработной платы и др.

¢ Отдельные листы (ведомости) - специальные бланки для отражения необходимой информации.

¢ Ведомости (свободные листы) открываются для ведения и обобщения однородной учетной информации.

¢ Например, ведомость учета начисления – разработочная таблица амортизации основных средств за отчетный месяц, ведомость отгрузки (реализации) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью они хранятся в отдельной папке.

¢ Преимущество применения ведомостей (свободных листов), также как и карточек, состоит в возможности заполнения их средствами вычислительной техники, т.е. по сути, представляется возможным полностью исключить ручной способ заполнения.

По строению учетные регистры классифицируются по трем признакам исходя из порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах: параллельного размещения, последовательного размещения комбинированного размещения

¢ параллельного размещения (способ предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии (уровне), хотя сам регистр по строению может быть представлен в форме таблицы односторонней, двухсторонней или многографной, например – авансовый отчет);

¢ последовательного размещения (предусматривает двухуровневое строение учетных регистров. На одном, как правило, верхнем, уровне располагаются записи по дебету корреспондирующих счетов, а на втором (нижнем) отражаются кредитовые записи, соответственно этому подсчитываются итоги по дебету и кредиту счетов, например, журналы – ордера);

¢ комбинированного размещения (предполагает использование обоих способов строения учетных регистров, в графах которых указывается корреспонденция счетов.

По характеру регистрации бухгалтерских записей регистры делятся на:

¢ хронологические (регистры, в которых записи осуществляются по мере регистрации документов без определенной их группировки по счетам). Примером может служить Книга продаж и книга покупок, где ведется учет счетов-фактур поставщиков на отгруженную продукцию. Покупатель осуществляет их учет в книге покупок по мере получения и оприходования приобретенной продукции;

¢ систематические, в которых регистрация хозяйственных операций производится в определенной системе (группировке).

¢ Группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета. Счета синтетического учета ведутся, например, в таком систематическом регистре, как Главная книга. В качестве примера аналитического учета можно привести Ведомость учета остатков материалов на складе (форма № М0-14), инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) и др.

¢ Независимо от характера регистрации бухгалтерских записей общим правилом остается соблюдение равенства итогов оборотов по дебету и кредиту хронологических регистров соответственно сумме дебетовых и кредитовых оборотов, исчисленных в систематических регистрах;

¢ - комбинированные учетные регистры – это такие, в которых оптимально сочетается использование хронологических и систематических записей - это журналы-ордера, ведомости к журналам-ордерам (таблица 3), где записи производятся в хронологической последовательности и систематизированы по отдельным счетам.

По объему информации учетные регистры делятся на:

¢ синтетические – это регистры, отражающие данные о хозяйственной операции в обобщенном виде в денежном выражении – Главная книга, журналы-ордера;

¢ аналитические – регистры, отражающие хозяйственные операции в разрезе аналитических счетов – это карточки аналитического учета отдельных видов средств (материалов и др.);

¢ комбинированные – это регистры, в которых ведется и аналитический, и синтетический учет, например, журнал-ордер № 7.

¢ Широкое применение находит в одном учетном регистре совмещение синтетического и аналитического учета (например, журнал-ордер № 7 по расчетам с подотчетными лицами) с последующим отражением его итогов в конце месяца в систематическом учетном регистре. Например, Главная книга.

По способу регистрации записи учетные регистры подразделяются на:

¢ - ручной – это регистры, заполняемые вручную;

¢ - машинный способ, если хозяйственные операции носят массовый характер и организация использует прикладную бухгалтерскую программу.

Строение учетных регистров, применяемых в бухгалтерском учете, их взаимосвязь, последовательность и способы записи в них хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета с методикой и техникой регистрации хозяйственных операций, технологией и организацией учетного процесса.

В бухгалтерском учете применяются следующие формы бухгалтерского учета:: мемориально-ордерная, Журнал-Главная, журнально-ордерная, автоматизированная, упрощенная и др.

Мемориально – ордерная форма получила свое название от учетного регистра – мемориального ордера.

¢ Мемориальный ордер - это документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

¢ За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составлять лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций.

¢ Мемориальные ордера с приложенными к ним первичными документами в хронологическом порядке записываются в регистрационный журнал и Главную книгу (таблица 1).

Журнально – ордерная форма учета – в основе журналы – ордера, которые представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов.

¢ Отличительными признаками журнально-ордерной формы учета являются следующие:

1) учетные данные первичных документов группируются и систематизируются путем составления накопительных и группировочных ведомостей. На основании первичных документов показатели накапливаются в ведомостях и группируются по корреспондирующим счетам, статьям аналитического учета. Итоги из ведомостей переносятся в соответствующие журналы – ордера;

2) основными учетными регистрами являются журналы – ордера и ведомости. Журналы – ордера ведутся по кредитовому признаку, т.е. экономическое событие регистрируется в данном учетном регистре по кредиту одного счета по вертикали с дебетом другого по горизонтали. Кредитовый признак раскрывает большие возможности в установлении причины экономических событий.