Финансовых вложений и бланков строгой отчетности
Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Письмом ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.
Так, Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (далее по тексту - Постановление N 88).
Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются:
- Приходный кассовый ордер (N КО-1);
- Расходный кассовый ордер (N КО-2);
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3);
- Кассовая книга (N КО-4);
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (N КО-5).
При инвентаризации кассы кассир пишет расписку, что все приходные и расходные кассовые ордера переданы в бухгалтерию. Все денежные средства, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Подотчетным лицам, получившим денежные средства на хозяйственные расходы, также нужно дать такие расписки.
Далее необходимо подсчитать имеющиеся денежные средства и другие ценности в кассе. Так, при проверке наличия ценных бумаг устанавливается:
- правильность оформления;
- реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
- их сохранность (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
- своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.
Денежные средства, которые хранятся на специальных счетах (например, валютном), нужно сверить с остатками выписок из банков.
По результатам инвентаризации составляют акт, причем в двух экземплярах. Один передается кассиру, второй - в бухгалтерию. При проверке кассы необходимо оформить акт формы N ИНВ-15. Если в результате проверки была обнаружена недостача, то кассир обязан написать объяснительную с указанием причины недостачи. Далее по решению руководителя эту сумму можно удержать из заработной платы кассира, а если вина материально ответственного лица не доказана, отнести на финансовый результат.
Унифицированная форма N ИНВ-15
┌──────────┐
│ Код │
├──────────┤
Форма по ОКУД │ 0317013 │
ООО "Василек" ├──────────┤
------------------------------------------------- по ОКПО │ 78537126 │
организация ├──────────┤
__________________________ │ │
структурное подразделение ├──────────┤
__________________________ │ │
├──────────┤
Вид деятельности │ 74.60 │
┌──────┼──────────┤
Основание для проведения приказ, -постановление,- │номер │ 12 │
инвентаризации: -распоряжение - │ │ │
────────────────────────┼──────┼──────────┤
ненужное зачеркнуть │дата │31.12.2012│
└──────┼──────────┤
Вид операции │ │
└──────────┘
┌─────────┬───────────┬──────┐
│ Номер │ Дата │ │
│документа│составления│ │
├─────────┼───────────┼──────┤
АКТ │ 1 │ 31.12.2012│ │
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НАЛИЧНЫХ └─────────┴───────────┴──────┘
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ,
НАХОДЯЩИХСЯ ПО СОСТОЯНИЮ
31 декабря 2012
НА "--" ------------ Г.
РАСПИСКА
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные
документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные
средства, разные ценности и документы, поступившие на мою
ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Материально ответственное лицо
кассир Р.Л. Иванова
---------------- ______________ ----------------------
должность подпись расшифровка подписи
Акт составлен комиссией, которая установила следующее:
150 000 00
1) наличных денег ----------- руб. ---- коп.
- -
2) марок ----------- руб. ---- коп.
- -
3) ценных бумаг ----------- руб. ---- коп.
- -
4) ----------- руб. ---- коп.
- -
5) ----------- руб. ---- коп.
150 000 00
Итого фактическое наличие на сумму ------------ руб. ---- коп.
цифрами
Сто пятьдесят тысяч рублей
------------------------------------------------------------------
прописью
___________________ руб. ---- коп.
150 000 00
По учетным данным на сумму -------------------- руб. ---- коп.
цифрами
Сто пятьдесят тысяч рублей
------------------------------------------------------------------
прописью
___________________ руб. ---- коп.
- -
Результаты инвентаризации: излишек ------------ руб. ---- коп.
- -
недостача ---------- руб. ---- коп.
Последние номера кассовых ордеров: приходного N -------------,
расходного N --------------
Гл.
бухгалтер П.Л. Жирнова
Председатель комиссии --------- _______ ----------------------
должность подпись расшифровка подписи
Бухгалтер Н.Л. Лютова
Члены комиссии: --------- _______ ----------------------
должность подпись расшифровка подписи
Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте,
находятся на моем ответственном хранении.
кассир Р.Л. Иванова
Материально ответственное лицо --------- _______ -------------
должность подпись расшифровка
подписи
"__" ____________ г.
Оборотная сторона формы N ИНВ-15
Объяснение причин излишков или недостач <*> ______________________
__
__
__
__
__
Материально ответственное лицо _____________ _______ _____________
должность подпись расшифровка
подписи
Решение руководителя организации _
__
__
__
__
__
___________________ ______________ _______________________________
должность подпись расшифровка подписи
"__" ___________ ____ г.
--------------------------------
<*> Поскольку излишков и недостач в кассе обнаружено не было, оборотная сторона не заполняется.
Если виновное лицо установлено, то бухгалтер делает следующие проводки:
Дебет 50/1, 50/2, 50/3 Кредит 91/1
- оприходованы в кассу денежные средства, выявленные в результате инвентаризации;
Дебет 94 Кредит 50/1, 50/2, 50/3
- отражена недостача наличных денег в кассе организации;
Дебет 73/2 Кредит 94
- сумма недостачи денежных средств отнесена на виновное лицо;
- Дебет 70 Кредит 73/2
- удержана из заработной платы сумма недостачи;
Дебет 50/1 Кредит 73/2
- сумма недостачи внесена материально ответственным лицом в кассу организации.
Раздел 3. Порядок оформления результатов инвентаризации