Оформление приказа на одного сотрудника

Для выполнения операции 2 "Оформление приказа на одного сотрудника, поступившего в текущем году" необходимо ввести документ "Прием на работу". Документ проводок не формирует.

Документ "Прием на работу" можно создать способом, указанным в п. 1 "Оформление приказа на группу сотрудников, которые были ранее приняты на работу". Также его можно создать с помощью "Помощника приема на работу".

Для того чтобы оформлять прием сотрудников на работу с помощью "Помощника приема на работу", необходимо включить его использование.

Включение режима использования "Помощника приема на работу" :

1. Вызовите из меню: Сервис - Настройка пользователя.
2. В поле Не использовать помощника приема на работуфлажок должен отсутствовать.
3. Кнопка "ОК".

Создание документа "Прием на работу" :

1. Вызовите из меню: Кадры - Прием на работу.
2. Кнопка "Добавить".

Заполнение данных с помощью "Помощника приема на работу", закладка "Основные данные" :

1. В поле Фамилия укажите фамилию сотрудника.
2. В поле Имя укажите имя сотрудника.
3. В поле Отчество укажите отчество сотрудника.
4. В поле Дата рождения укажите дату рождения сотрудника.
5. В поле Пол укажите пол сотрудника.
6. Кнопка "Далее".

Заполнение данных с помощью "Помощника приема на работу", закладка "Кадровая информация" :

1. В реквизите Вид занятости установите переключатель в положение, соответствующее виду занятости сотрудника.
2. В поле Подразделение выберите подразделение, в которое сотрудник принимается на работу.
3. В поле Должность выберите должность сотрудника.
4. В поле Дата приема укажите дату приема сотрудника на работу.
5. В поле Основной вид начисления выберите вид начисления из справочника "Начисления организаций", с помощью которого сотруднику будет начисляться заработная плата.
6. В поле Оклад укажите ежемесячный размер начисления.
7. Кнопка "Далее".

Заполнение данных с помощью "Помощника приема на работу", закладка "Дополнительная информация" :

1. В поле Индивидуальные сведения укажите ИНН, регистрационный номер в Пенсионном фонде России и в случае выплаты сотруднику - размер северной надбавки.
2. В поле Гражданство укажите гражданство сотрудника.
3. В поле Статус налогоплательщика укажите категорию работника для целей исчисления налога на доходы физических лиц.
4. В поле Инвалидность (если имеется) укажите информацию об инвалидности сотрудника, если таковая имеется.
5. В поле Стандартные налоговые вычеты укажите стандартные вычеты, если таковые предоставляются.
6. Установите флажок Печатать приказ о приеме, если необходимо сразу распечатать Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1).
7. Кнопка "Готово".

Начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов

Заработная плата, начисленная сотрудникам, является расходом организации. В зависимости от того, в каком подразделении работают сотрудники, возможны различные варианты отражения начисления заработной платы на счетах бухгалтерского учета.

Например, если сотрудник работает в основном производстве, то проводка по начислению его заработной платы будет Дт20.01 Кт 70, если в администрации, то Дт 26 Кт 70. Выбор отражения начисления заработной платы работникам на счетах бухгалтерского учета зависит от особенностей ведения учета на конкретном предприятии.

Одновременно с начислением заработной платы, как правило, выполняется начисление НДФЛ и страховых взносов в фонды. Операция по начислению страховых взносов выполняется документом "Начисление страховых взносов".

Пример

Организация ЗАО "Швейная фабрика" начисляет заработную плату сотрудникам, удерживает НДФЛ и исчисляет страховые взносы с ФОТ за январь 2013 г.

Выполняются следующие действия:

1. Начисление заработной платы, удержание НДФЛ.
2. Начисление страховых взносов.

Расчеты с подотчетными лицами

Авансовый отчет

Подотчетные лица - это работники, которые получают денежные средства для выполнения тех или иных поручений.

Как правило, такие поручения бывают трех видов:

1. Приобретение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
2. Оплата поставщику за услуги или ТМЦ.
3. Служебная командировка.

Для получения наличных денежных средств под отчет работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. На данном заявлении руководитель юридического лица (индивидуальный предприниматель) собственноручно утверждает сумму и срок, на который выдаются наличные деньги. В качестве подтверждения согласия с содержанием документа, руководитель визирует и датирует его (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России от 12.10.2011 № 373-П).

Выдача денежных средств под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег.

После того, как работник выполнил поручение, он представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В программе "1С:Бухгалтерия 8" бухгалтер создает документ "Авансовый отчет". В форме документа для каждого вида расходов предусмотрена соответствующая закладка.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 в разрезе каждого подотчетного лица.

Пример 1

Из кассы организации ООО "Торговый Дом" выданы денежные средства подотчетному лицу Копыловой А.С. для оплаты поставщику ЗАО "ТФ-Мега" за услуги по доставке товаров. Остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации.

Выполняются следующие хозяйственные операции:

1. Выдача денежных средств под отчет (оформление расходного кассового ордера).
2. Предоставление авансового отчета работником (регистрация авансового отчета).
3. Возврат неиспользованных средств в кассу организации (оформление приходного кассового ордера).

Пример 2

Из кассы организации ООО "Торговый Дом" выданы денежные средства подотчетному лицу Антоновой Е.А. для покупки детектора денежных купюр у поставщика ООО "СпецСнаб". Подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет, сумма перерасхода выдана подотчетному лицу из кассы организации.

Выполняются следующие хозяйственные операции:

1. Выдача денежных средств под отчет (оформление расходного кассового ордера).
2. Предоставление авансового отчета работником (регистрация авансового отчета).
3. НДС принят к вычету (формирование записей книги покупок).
4. Выдача денежных средств из кассы организации (оформление расходного кассового ордера).