Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности
Денежные средства организации могут быть представлены наличными деньгами в кассе организации, денежными средствами на расчетных счетах предприятия, аккредитивами, чековыми книжками и т.д.
В ходе проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности инвентаризационной комиссии необходимо:
- проверить и подтвердить путем пересчета фактическое наличие денежных знаков в организации;
- проверить фактическое наличие денежных документов;
- проверить фактическое наличие бланков документов строгой отчетности.
В ходе проведения налоговой инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности сотрудниками инспекции производиться подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей, находящихся в кассе. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг, а также прочих бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, а также по каждому месту хранения и ответственным лицам. Если имеет место наличие денежных средств в пути, их инвентаризация должна осуществляться путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанциями учреждений банка, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.д. При проведении проверки денежных средств предприятия, находящихся на расчетных счетах в банках, в независимости от того является ли они текущими, специальными или же валютными проводится сверка остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета и данных выписок банков на конкретную дату.
Инвентаризация кассы
При проведении инвентаризации, в первую очередь рекомендуется проводить инвентаризацию кассы, в целях обеспечения фактора внезапности.
Инвентаризация кассы обязательна в случаях смене материально ответственного лица - кассира, в случаях выявления недостач, обнаружения фактов хищения и перед составлением годового отчета. Во всех остальных случаях инвентаризация проводится в соответствии с учетной политикой на основании приказа руководителя предприятия.
Главной задачей проведения инвентаризации кассы является проверка соблюдения правил хранения наличных денежных средств в кассе организации, а также соблюдение требований, предъявляемых к первичной документации, соответствие остатка по кассовой книги на текущую дату фактическому.
Для обобщения информации о наличии денежных средств в организации в бухгалтерском учете используют счет 50«Касса».
К данному счету могут быть открыты следующие субсчета:
50-1«Касса организации» - используется для учета денежных средств в кассе организации. Если в организации имеют место кассовые операции с использованием иностранной валюты, должны быть открыты соответствующие субсчета для раздельного учета каждой наличной иностранной валюты;
50-2«Операционная касса» - используется для учета наличия и движения денежных средств товарных контор, эксплуатационных участков, остановочных переправ, билетных и багажных касс портов, вокзалов и т.д.;
50-3. «Денежные документы» - используется организациями для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственных пошлин, вексельных марок и т.д.
При проведении пересчета денежных знаков в кассе организации следует помнить, что законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на территории Российской Федерации в соответствии с Гражданским кодексом РФ является рубль. Если в кассе организации присутствует иностранная валюту, необходимо провести ее пересчет в рубли по курсу на момент проведения инвентаризации по каждому из видов валюты. Полученные в ходе пересчета данные заносятся в опись по отдельным вида валюты, например евро или доллары США.
Порядок ведения кассовых операций, а также порядок хранения и расходования денежных средств регламентируется в настоящее время Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации в Российской Федерации от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Согласно данному Порядку, независимо от форм собственности предприятия, объединения, организации и учреждения обязаны хранить свободные денежные средства в специализированных учреждениях банков (банках).
Как правило, расчеты по своим обязательствам с другими организациями производится предприятием в безналичном порядке через банки, или применяя иные другие формы расчетов, не противоречащие действующему законодательству Российской Федерации.
Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, могут расходоваться только на цели, указанные в чеке, например, на выплату заработной платы сотрудникам, или на выдачу денежных средств под авансовый отчет сотруднику организации.
По согласованию с обслуживающим банком предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах установленных лимитов. В случае возникновения необходимости установленные банком лимиты могут пересматриваться.
Всю денежную наличность сверх установленных лимитов организации обязаны сдавать в банк в соответствии с согласованными с обслуживающими банками сроки. Следует помнить, что все наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
В том, случае если организация имеет постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками данная выручка может расходоваться на следующие цели:
- на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот;
- на закупку сельскохозяйственной продукции;
- на скупку тары и вещей у населения.
Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные денежные средства, сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе и на оплату труда. Данное превышение допускается на срок не более 3-х дней - для денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы персоналу организации.
Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. Предприятия могут осуществлять выдачу наличных деньги под отчет на такие цели как: хозяйственно-операционные расходы, расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся лицам на эти цели.
Все лица получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, или же со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Следует помнить, что в дальнейшем, выдача наличных денег под отчет может производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Перед проведением инвентаризации материально-ответственное лицо предоставляет расписку о сдаче всех расходных и приходных документов и о списании и оприходования всех денежных средств поступивших под его ответственность.
При проведении инвентаризации денежных средств в кассе организации следует обратить внимание на оформление первичных документов по поступлению и расходованию денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), каждый из которых должен быть зарегистрирован в журнале регистрации, на ведение кассовой книги.
Следует помнить при проведении инвентаризации, что к заполнению всех приходных и расходных ордеров, квитанции применяются очень жесткие требования - исправления, помарки, подчистки - не допускаются.
Осуществление приема наличных денежных средств в кассу организации, производится в соответствии с приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя. На все поступившие в кассу организации денежные средства оформляются приходные кассовые ордера по форме КО-1, отрывная часть которого заверяется печатью организации и выдается внесшему денежные средства лицу. Денежные средства могут поступать в кассу организации в результате снятия с расчетного счета в банке, от покупателей, от учредителей, в качестве вклада в уставный капитал, в результате возврата из неиспользованных подотчетных средств, в качестве возврата займов, возмещения ущерба сотрудниками организации, и т.д. Кассиром организации при осуществлении операции по приему денежных средств в кассу организации к приходному кассовому ордеру о приеме денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или иного лица, на это уполномоченного.
В случае осуществления операций по приему денежных билетов и монет в счет платежей кассирам организации необходимо руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.
В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Дебет 50«Касса» - Кредит 51«Расчетные счета»» - поступили в кассу денежные средства с расчетного счета;
Дебет 50«Касса» - Кредит 62«Расчеты с покупателями и заказчиками» - поступили в кассу денежные средства от покупателей за отгруженные товары, оказанные услуги;
Дебет 50«Касса» - Кредит 71«Расчеты с подотчетными лицами» - поступили в кассу неизрасходованные денежные средства;
Дебет 50«Касса» - Кредит 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям» - поступления от сотрудников организации;
Дебет 50«Касса» - Кредит 75«Расчеты с учредителями» - поступление от учредителей в качестве вклада в уставный капитал организации;
Дебет 50«Касса» - Кредит 91«Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» - поступила выручка от прочих доходов.
Операции по выдаче наличных денег из кассы предприятий оформляются расходным кассовым ордерам по форме КО-2, в соответствии с надлежаще оформленным документам такими, как платежные ведомости, заявлениям на выдачу денег, счетами и др., с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача наличных денежных средств из кассы, как правило производится в следующих случаях: выдача заработной платы (и иных платежей отпускные, премии и т.д.) работникам организации, выдача денежных средств под отчет, сдача наличных в банк, оплата поставщикам, выплаты учредителям. Документы на выдачу денег подписываются руководителем организации и главным бухгалтером предприятия, а также иными другими лицами, на это уполномоченными. В случаях, когда на документах прилагаемых к расходным кассовым ордерам, таких как, заявления или счета имеется разрешительная надпись руководителя предприятий, его подпись на расходных кассовых ордерах в этом случае не является обязательной.
В бухгалтерском учете организации при осуществлении операций по выдаче наличных денежных средств делаются следующие проводки:
Дебет 51«Расчетные счета» - Кредит 50«Касса» - денежные средства из кассы внесены на расчетный счет;
Дебет 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками - Кредит 50«Касса» - произведена оплата наличными денежными средствами поставщику за поставленные товарно-материальные ценности, оказанные услуги;
Дебет 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» - Кредит 50«Касса» - выплачена из кассы заработная плата сотрудникам организации;
Дебет 71«Расчеты с подотчетными лицами» - Кредит 50«Касса» - выдано на хозяйственные расходы под отчет сотруднику;
Дебет 75«Расчеты с учредителями» - Кредит 50«Касса» - выдача учредителям дивидендов.
При наличии централизованной бухгалтерской службы на общую сумму выданной заработной платы работникам предприятия оставляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.
При проведении операции по выдаче наличных денежных средств отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность, такого, например, как паспорт сотрудника. При этом в расходном кассовом ордере кассиру следует указать наименование и номер документа предъявленного сотрудником, также, кем и когда данный документ был выдан.
В том случае, когда документ, заменяющий расходный кассовый ордер составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получателями денежных средств также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в таком случае, запись о данных документах удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, может не производиться.
Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Следует помнить, что в том случае, когда осуществляется операция по выдаче денежных средств лицу, не состоящему в списочном составе предприятия, расходные кассовые ордера выписываются кассиром организации, или же лицом, на которого в соответствии с приказом руководителя организации возложена данная обязанность, на каждое лицо или по отдельной ведомости.
Выдача денежных средств кассиром предприятия может производится только лицу, указанному в расходном ордере или замещающем его документе. В том случае, если выдача денежных средств производится по доверенности, оформленной в установленном действующем законодательстве порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В том случае, когда выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности».
Доверенность остается в документах дня в качестве приложения к расходному кассовому ордеру или ведомости.
После истечения установленных, действующем законодательством сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассиру организации необходимо выполнить следующие действия:
- во-первых, в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не были произведены выплаты начисленных сумм заработной платы или пособий по социальному страхованию и стипендий, необходимо поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
- во-вторых, необходимо составить реестр депонированных сумм;в конце платежной ведомости кассиру организации, производившему выплаты, необходимо сделать надпись о фактически выплаченной им сумме денежных средств, данную сумму необходимо сверить с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись подписью кассира;
- в третьих, в кассовой книге делается запись о фактически выплаченной сумме денежных средств и на платежной ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ____».
После чего, бухгалтерской службой предприятия производится проверка отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и производится подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы подлежат сдаче в банк, на сданные суммы денежных средств составляется один общий расходный кассовый ордер.
При проведении инвентаризации кассы необходимо проверить правильность ведения и заполнения кассовой книгой.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги при проведении инвентаризации кассы необходимо произвести проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Как правило, кассовая книга предприятия ведется кассиром. Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х одинаковых частей (кассир заполняет только первую часть, вторая заполняется через копировальную бумагу). Второй экземпляр является отчетом кассира, именно к нему в конце рабочего дня подшиваются все приходные и расходные кассовые ордера, а также подтверждающие документы. На сегодняшний момент в большинстве организаций кассовая книга, также как и бухгалтерский учет ведется автоматизировано.
При проведении инвентаризации кассы организации рекомендуется применять метод взаимного контроля. Метод взаимного контроля заключается в том, например, что при проведении проверки денежных средств в кассу организации с расчетного счета проверяются не только данные по счету 50«Касса», но и по счету 51«Расчетный счет».
Следует помнить, что за исключением индивидуальных предпринимателей, занимающихся розничной торговлей и уплачивающих единый налог на вмененный доход, во всех остальных случаях прием денежных средств, в качестве выручки может осуществляться с применением кассового аппарата. При приеме денежных средств от покупателей кассиров пробивается кассовый чек, а по итогам рабочего дня с кассового аппарата снимается Z отчет, показывающий общую сумму выручки за день.
По результатам проведенной инвентаризации составляется Акт инвентаризации денежных средств по форме ИНВ-15(Приложение В).
В результате проведенной инвентаризации может быть выявлен как излишек, так и недостаток, в бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Дебет 50«Касса» - Кредит 91«Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» - в ходе проведенной инвентаризации кассы выявлен излишек денежных средств;
Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 50«Касса» - в ходе проведенной инвентаризации выявлена недостача денежных средств в кассе организации;
Дебет 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям» - Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - выявленная в кассе недостача денежных средств отнесена на материально-ответственное лицо - кассира организации.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Так согласно КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность - наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Помимо проведения инвентаризации кассы, в целях обеспечения контроля за сохранностью денежных средств по решению руководителя предприятия, или же по требованию налогового органа в организации могут проводиться внезапные ревизии кассы Ревизия кассы проводится членами специальной комиссии, утверждаемой приказом руководителя предприятия. В том случае, если инициатором проведения такой ревизии является налоговой орган, в состав комиссии включают ее сотрудника - проверяющего.
Систематические проверки соблюдения предприятиями порядка требований Порядка ведения кассовых операций может осуществляться обслуживающими организацию банками. При этом все предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиям.
При проведении ревизии кассы, также как и проведении инвентаризации могут быть выявлены как излишки денежных средств, так и их недостача. В бухгалтерском учете делаются соответствующие проводки.