Бухгалтерские документы и их классификация

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается юридически полноценным первичными бухгалтерским документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Составление первичного бухгалтерского документа является неотъемлемой частью хозяйственной операции и должно заканчиваться вместе с ее окончанием.

Документ (лат. dokumentum) - письменное доказательство, свидетельство. Он является письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции, ее законченности и целесообразности. Первичный документ – бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов, подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность конкретных исполнителей за выполненную ими хозяйственную операцию.

Содержание хозяйственных операций, отраженных в документах, очень разнообразно. Для придания документу юридической силы необходима полная характеристика совершаемой хозяйственной операции, т.е. наличия определенного перечня показателей, которые называются реквизитами документа. Все реквизиты можно разделить на две группы: обязательные и дополнительные.

К обязательным реквизитам документа относят:

– наименование документа;

– дату и место его составления;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи и иные знаки, однозначно идентифицирующие личность участников хозяйственной операции.

Исходя из специфики операции или системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

К дополнительным реквизитам документа относят:

- номер документа;

- основание для совершения хозяйственной операции и т.д.

Форма первичного документа устанавливается организацией самостоятельно на основе существующих типовых форм, рекомендованных органами государственного управления. При отсутствии таких форм или их частичной непригодности для учета отдельных операций форма документа проектируется организацией самостоятельно.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

- записи должны производиться четко;

- не допускаются помарки и подчистки;

- не допускаются исправления в кассовых и банковских документах;

- исправления в документах заверяются теми лицами, которые их подписывают.

На основании первичных документов впоследствии делаются записи в учетных регистрах: карточках, ведомостях, журналах и т. п.

Использование документов в бухгалтерии организации для ведения бухгалтерского учета представляет собой уже как бы "вторичный", стоимостной учет.

Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документовпонимают их группировку по определенным признакам (таблица 5.2).

Таблица 5.2 - Схема классификации бухгалтерских документов

Признак классификации	Вид документа	Характеристика	Примеры
По назначению	Распорядительные	Содержат распоряжение на проведение хозяйственной операции, однако факт ее совершения не подтверждают и поэтому основанием для учетной записи не являются	Доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение денег с расчетного счета
Оправдательные	Составляются в момент совершения хозяйственной операции, отражая ее исполнение лицом, предоставившим такой документ	Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер, авансовый отчет
Комбинированные	Сочетают разрешительный и оправдательный характер. Их использование позволяет сократить количество документов, упростить и ускорить процесс бухгалтерской обработки информации	Расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта, расчет заработной платы за время отпуска
По месту составления	Внутренние	Составляются и используются для оформления хозяйственных операций, совершаемых внутри организации	Кассовые ордера, платежные ведомости товарные отчеты
Внешние	Поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации	Счет-фактура поставщика, платежное поручение
По степени обобщения информации	Первичные	Составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания	Кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения
Сводные	Составляются для обобщения информации о хозяйственных операциях, оформленных ранее первичными документами	Кассовый отчет, авансовый отчет товарно-денеж-ный отчет

Окончание таблицы 5.2

Признак классификации	Вид документа	Характеристика	Примеры
По способу охвата операций	Разовые	Необходимы для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно	Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер
Накопительные	Служат для регистрации и накапливания данных по однородным хозяйственным операциям, совершаемым в разное время в течение определенного периода	Отчет о движении товаров по складу, заборный лист, лимитно-заборная карта