Документальное оформление и учет денежных средств в кассе организации
Основными нормативными актами, регулирующими порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, являются:
- Закон о бухгалтерском учете;
- Положение по ведению бухгалтерского учета;
- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40;
- Положение ЦБ РФ о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, принято письмом ЦБ России от 5 января 1998г. №14-П
Получение денежных средств с расчетного счета в кассу оформляется денежным чеком, в котором указываются цели данной операции: выдача заработной платы, пособий, командировочных расходов, на хозяйственные нужды и др. Денежный чек подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Реквизиты чека полностью повторяются в корешке, который остается для подтверждения записей по кассовым операциям в учетных регистрах. Чеки (25 или 50 чеков) содержатся в специальной чековой книжке, которая выдается по заявлению владельца счета. Чековые книжки являются бланками строгой отчетности и хранятся в сейфе организации. Наличные деньги могут расходоваться только на указанные в чеке цели (целевое назначение).
Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководством предприятия.
Лимит кассы устанавливается каждой организации индивидуально на основе расчета по форме № 0408020, утвержденном Положением ЦБ РФ от 5 января 1996 г. №14 - П " О правилах организации наличного денежного образования на территории РФ".
При необходимости лимит кассы может быть пересмотрен. Расчет лимита остатка кассы подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Этот расчет организация должна представить в обслуживающий банк.
Кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Для документирования кассовых операций должны использоваться следующие формы:
- приходный кассовый ордер (форма № КО-1),
- расходный кассовый ордер (форма № КО-2),
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3),
- кассовая книга (форма № КО-4),
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
При составлении первичных учетных документов по учету кассовых операций в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. При их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.
Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Приходный кассовый ордер выписывает работник бухгалтерии в одном экземпляре на основании кассовых и товарных чеков, авансовых отчетов и других документов. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом и передается в кассиру для исполнения по нему операции по приему наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей – самого приходного кассового ордера и квитанции к нему. Лицу, внесшему в кассу наличные денежные средства, выдается квитанция о приеме денег к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма №КО-2) или надлежаще оформленным документам (платежная ведомость, расходная ведомость, заявление на выдачу денег и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.
Расходный кассовый ордер заполняется работником бухгалтерии в одном экземпляре и передается кассиру для исполнения по нему операции по выдаче наличных денег из кассы организации. Он состоит из двух частей – распорядительной и оправдательной. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть является распиской лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера, в получении денежных средств
В тех случаях, когда на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру (заявлениях, счетах и др.), есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге (форма №КО-4).
Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов в организации кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограмм "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и иметь все реквизиты кассовой книги. Нумерация листов осуществляется автоматически.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, за год.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 50 «Касса».
Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.
Корреспонденция счетов по операциям, связанным с поступлением денежных средств в кассу организации и их выдачей из кассы приведена в таблице.
Корреспонденция счетов по учету денежных средств в кассе организации