Инвентаризация имущества и обязательств организации
Инвентаризация – это проверка фактического наличия имущества и
обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Инвентаризация имущества и обязательств определена Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации [1,2].
Порядок проведения инвентаризации регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств [3].
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в которую включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (экономисты, товароведы и т.д.). В состав комиссии можно включать представителей внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Инвентаризация ценностей производится по их местонахождению и по материально ответственным лицам, на хранении у которых эти ценности находятся и с которыми заключены договоры о материальной ответственности.
Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно рассортировать и разложить материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.
Инвентаризационная комиссия берет расписку у материально ответственного лица о том, что все поступившие и выбывшие материальные ценности учтены, и первичные документы по их движению сданы в бухгалтерию или переданы комиссии.
После этого инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентаризационные описи или акты инвентаризации.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных по данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Полученные данные инвентаризации затем сравнивают с данными бухгалтерского учета. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета регулируются следующим образом.
Выявленные излишки ценностей приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и зачисляются в состав операционных доходов организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.
Недостачи и порчи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются на издержки производства или обращения. При этом нормы убыли применяются только в случаях выявления фактических недостач.
Недостачи и порча ценностей сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на операционные расходы организации. При этом для целей налогообложения величина списанных убытков от недостач и порчи прибавляется к прибыли (убытку) отчетного периода при расчете налога на прибыль.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно–материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В случае зачета недостач излишками полученная разница в стоимости недостающих ценностей над стоимостью излишних ценностей относится на виновных лиц. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации. Результаты инвентаризации оформляются актами инвентаризации по формам, утвержденным приказом Госкомстата России от 18.08.98г. № 88 [4], и отражаются в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а при годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Перечень форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации представлен в табл. 12.
Таблица 12
Перечень форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации
| Номер формы | Наименование формы |
| ИНВ-1 | Инвентаризационная опись основных средств |
| ИНВ-1а | Инвентаризационная опись нематериальных активов |
| ИНВ-2 | Инвентаризационный ярлык |
| ИНВ-3 | Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей |
| ИНВ-4 | Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных |
| ИНВ-5 | Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение |
| ИНВ-6 | Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути |
| ИНВ-8 | Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них |
| ИНВ-8а | Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях |
| ИНВ-9 | Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них |
| ИНВ-10 | Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств |
| ИНВ-11 | Акт инвентаризации расходов будущих периодов |
| ИНВ-15 | Акт инвентаризации наличных денежных средств |
| ИНВ-16 | Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности |
| ИНВ-17 | Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
| Приложение к форме ИНВ-17 | Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
| ИНВ-18 | Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств |
| ИНВ-19 | Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей |
| ИНВ-22 | Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации |
| ИНВ-23 | Журнал учета и контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации |
| ИНВ-24 | Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей |
| ИНВ-25 | Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации |
| ИНВ-26 | Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией |
Основные нормативные документы:
1. О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129- ФЗ // Экономика и жизнь. 1996. № 48.
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 27 июля 1998 г. № 34 н // Экономика и жизнь. 1998. № 36.
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств. Приложение к приказу Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 // Экономика и жизнь. 1995. № 29.
4. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации. Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 (с учетом изменений, внесенных постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26..
Оценка
Оценка – это способ денежного измерения объектов бухгалтерского учета. Для определения, в какой сумме должен быть признан тот или иной объект в бухгалтерском учете и отчетности, могут быть использованы следующие методы:
· фактическая (первоначальная) стоимость (себестоимость), то есть сумма денежных средств или их эквивалентов, уплаченная или начисленная при приобретении или производстве объекта;
· текущая (восстановительная) стоимость (стоимость продажи), то есть сумма денежных средств или эквивалентов, которая должна быть уплачена в настоящее время в случае необходимости замены какого–либо объекта;
· текущая рыночная стоимость (стоимость продажи), то есть сумма денежных средств или их эквивалентов, которая может быть получена в результате продажи объекта или при наступлении срока его ликвидации.
При отсутствии иной базы измерения для оценки может быть использована дисконтированная стоимость, то есть величина будущих денежных поступлений или их эквивалентов, за которую предположительно должен быть приобретен объект в ходе обычной хозяйственной деятельности.
В соответствии с законом “О бухгалтерском учете” оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, — по рыночной стоимости на дату оприходования; имущества, произведенного в самой организации, — по стоимости его изготовления. В соответствии с законодательством допускается применение и других методов оценки.
В балансе активы организации показываются по себестоимости. Себестоимость - это затраты организации на момент приобретения активов. Рыночная стоимость - это стоимость активов на момент их продажи. Оценка по себестоимости по сравнению с рыночной стоимостью является более предпочтительной, т.к.:
- трудно производить оценку рыночной стоимости;
- знание рыночной стоимости не является необходимым, т.к. активы используются в процессе функционирования организации, а не для продажи.
Рассмотрим примеры оценки активов организации, то есть определим по какой оценке будут включены в валюту баланса активы в следующих ситуациях:
1. Объект основных средств был приобретен по цене 800 тыс.руб. Затраты на доставку составили 50 тыс.руб. Объект использовался в течение пяти лет, сумма начисленной амортизации по данному объекту - 300 тыс.руб. В настоящий момент (на 01.01.20ХХг.) этот объект может быть продан за 700 тыс.руб.
Ответ: оценка объекта основных средств на 01.01.20ХХг. равна 550 тыс.руб., т.е. сумме фактических затрат на приобретение за вычетом суммы начисленной амортизации. 2. Организацией был приобретен земельный участок за 700 тыс.руб.. Через 5 лет на 01.01.20ХХг. за этот участок покупателями было предложено 1000 тыс.руб.
Ответ: оценка земельного участка на 01.01.20ХХг. равна 700 тыс.руб., т.е. сумме фактических затрат на приобретение. Амортизация по земельным участкам не начисляется.
3. Организация закупила партию товара за 450 тыс.руб. Предполагается, что товар будет перепродан за 800 тыс. руб.
Ответ: оценка товара равна 450 тыс.руб., т.е. сумме фактических затрат на приобретение.
4. В организации изготовлена партия продукции. Затраты на производство составили 380 тыс.руб.. Продукцию планируется продать за 500 тыс.руб.
Ответ: оценка продукции равна 380 тыс. руб., т.е. сумме фактических затрат на изготовление продукции.
5. Организация приобрела патент на изобретение (нематериальный актив) со сроком использования в течение 6 лет. Цена - 280 тыс.руб. Плата за экспертизу изобретения составила 15 тыс.руб. Сумма начисленной амортизации по нематериальному активу составила на 01.01.20ХХг. 120 тыс.руб.
Ответ: оценка нематериального актива на 01.01.20ХХг. равна 175 тыс.руб., т.е. сумме фактических затрат на приобретение нематериального актива за вычетом начисленной амортизации.
Калькулирование
Калькулирование – это способ исчисления в денежной форме себестоимости отдельных хозяйственных процессов и их единиц. Форма, в которой производится расчет, называют калькуляцией.
При помощи калькуляции определяется себестоимость приобретенных ресурсов, произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Калькуляции себестоимости продукции используются в управлении производством. В планировании, учете и анализе себестоимости продукции применяются различные калькуляции: предварительные и отчетные.
Предварительные калькуляции составляются до момента выпуска продукции, и бывают плановыми, нормативными и другими. Плановая калькуляция представляет собой расчет себестоимости единицы продукции исходя из средних норм на отчетный период (год, квартал). Составление плановых калькуляций позволяет реально оценить все возможные затраты на различные виды продукции и сделать выбор наиболее рентабельных из них.
Нормативная калькуляция определяет себестоимость единицы продукции по действующим технологическим нормам на определенную дату.
Отчетная (фактическая) калькуляция составляется исключительно по данным бухгалтерского учета по истечении отчетного периода. Отчетная калькуляция содержит информацию о фактических затратах на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг). Она является основой для экономического анализа, планирования, прогнозирования и принятия решения о перспективах производства.
Пример калькуляции продукции приборостроительной организации приведен ниже.
Калькуляция себестоимости выпущенных приборов А за январь 20ХХг.
(выпуск составил 90 штук)
| Статьи затрат | Сумма, руб. | |
| на выпуск | на единицу | |
| Сырье и материалы | 5981,89 | |
| ТЗР | 267,34 | |
| Возвратные отходы (вычитаются) | 70,29 | |
| Стоимость специальных инструментов | ||
| Итого материалы | 6188,94 | |
| Основная зарплата производственных рабочих | 1466,67 | |
| Дополнительная зарплата производственных рабочих | 254,76 | |
| Отчисления на социальное страхование и обеспечение | 594,61 | |
| Общепроизводственные расходы | 2334,67 | |
| Общехозяйственные расходы | 705,22 | |
| Потери от брака | 16654,5 | 185,05 |
| Итого | 1055692,5 | 11729,92 |
1.4. Организация бухгалтерского учета в организациях
Общие вопросы организации бухгалтерского учета
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации. В зависимости от объема учетной работы руководитель может:
· учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
· ввести в штат должность бухгалтера;
· передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру–специалисту;
· вести бухгалтерский учет лично.
Требуемое количество бухгалтеров определяется в зависимости от объемов вырабатываемой информации по каждому из объектов учета. Расчеты количества бухгалтеров могут быть сделаны на основе типовых норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету. В соответствии с расчетным количеством работников бухгалтерии и формируется ее организационная структура.
Главный бухгалтер (финансовый директор, бухгалтер малого предприятия), возглавляющий бухгалтерскую службу, действует в соответствии с законом “О бухгалтерском учете” и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Он подчиняется руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций. В соответствии со статьей 18 закона “О бухгалтерском учете” руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в установленном законодательством и нормативными документами порядке, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдение сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Назначение на должность и освобождение от должности главного бухгалтера производится руководителем организации.
На должность главного бухгалтера рекомендуются лица, имеющие высшее специальное образование или стаж по специальности не менее трех лет.
В организациях, деятельность которых в соответствии с установленными критериями подлежит обязательному аудиту, назначение специалиста на соответствующую должность рекомендуется производить при наличии квалифицированного аттестата профессионального бухгалтера либо аттестата аудитора. Порядок аттестации производится в соответствии с положением об аттестации профессиональных бухгалтеров, утверждаемым Институтом профессиональных бухгалтеров России.
Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляется актом проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности в организации.
На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за материальные ценности и денежные средства, он не может сам получать по чекам денежные средства и товарно–материальные ценности для организации. Для малых организаций может быть сделано исключение: по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер осуществляет и функцию кассира.
При смене бухгалтера должен оформляться двусторонний акт сдачи–приемки дел, который подписывается главными бухгалтерами организации — увольняемым и назначаемым.
На время отсутствия главного бухгалтера его права и обязанности переходят к заместителю или другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по организации.
Главный бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно–материальных ценностей, кредитные, расчетные и денежные обязательства. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными.
Главная задача бухгалтерии — способствовать достижению положительных результатов хозяйственной деятельности.
Основные функции, выполняемые бухгалтерией:
· учет материально–технических ценностей (основных средств, материалов, инструментов и хозяйственных принадлежностей т.п.);
· учет расчетов по оплате труда (начисления заработной платы, удержания из заработной платы, отчисления на социальное и медицинское страхование, в пенсионный фонд );
· учет затрат на производство (вспомогательного производства, косвенных расходов, простоев, потерь от брака, расходов будущих периодов, незавершенного производства, основного производства);
· учет финансовой деятельности (реализации продукции, прибыли, фондов и резервов);
· учет денежных операций (денежных средств в кассе, на расчетном счете, валютном счете, прочих счетах в банке, расчетов с поставщиками, прочими кредиторами, расчетов с бюджетом, расчетом по отчислениям и платежам);
· составление бухгалтерской отчетности.
Организация самостоятельно может установить:
· организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;
· форму и методы бухгалтерского учета, технологию обработки учетной информации, основываясь на действующих в Российской Федерации формах и методах, при соблюдении общих методологических принципов;
· систему внутрипроизводственного (управленческого) учета, отчетности и контроля;
· учетную политику.
Организация может выделять на отдельный баланс свои филиалы, представительства, отделения.
Учетная политика организации
Понятие «учетная политика» применяется с введением в действие первого национального стандарта по бухгалтерскому учету с аналогичным названием. В настоящее время при формировании учетной политики организации руководствуются Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” ПБУ 1/98, утвержденным приказом Минфина РФ от 09.12.98 г. № 60н. В соответствии с данным положением под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.
К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной жизни, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.
Формируют учетную политику все организации независимо от организационно-правовых форм, а раскрывают — только те, которые публикуют свою бухгалтерскую отчетность полностью или частично согласно законодательству РФ, учредительным документам или по собственной инициативе.
Формирование учетной политики организации по конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета состоит в выборе одного способа из нескольких, допускаемых законодательными и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из действующих положений по бухгалтерскому учету.
Учетная политика формируется главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации. Принятая организацией учетная политика оформляется соответствующим организационно-распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.п.) и применяется с первого января года, следующего за годом утверждения приказа (распоряжения). При этом она применяется всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от их места нахождения.
Вновь созданная организация оформляет избранную учетную политику приказом (распоряжением) до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации). Принятая такой организацией учетная политика считается применяемой со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации).
Изменение учетной политики организации может производиться в случаях:
изменения законодательства РФ или нормативных актов по бухгалтерскому учету;
разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета;
существенного изменения условий деятельности (реорганизацией сменой собственников, изменением видов деятельности и т.п.).
Не считается изменением учетной политики утверждение способа ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации.
Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформлено приказом (распоряжением). Изменение учетной политики должно вводиться с 1 января (начала финансового года), следующего за годом его утверждения приказом (распоряжением).
Изменения учетной политики на год, следующий за отчетным, объявляются в пояснительной записке в бухгалтерской отчетности организации.
Вместе с приказом (распоряжением) по учетной политике утверждаются также:
· рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;
· формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
· порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
· методы оценки активов и обязательств;
· правила документооборота и технология обработки учетной информации;
· порядок контроля за хозяйственными операциями;
· другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Формы бухгалтерского учета
Сведения из первичных документов группируются, накапливаются и регистрируются в учетных регистрах. Учетные регистры — это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой книги (кассовая, главная), карточки (инвентарная, учета основных средств, учета материалов), журналы (свободные листы). По видам производимых в них записей учетные регистры бывают хронологические (регистрационный журнал), систематические (главная книга счетов), комбинированные (журналы–ордера). По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают синтетические (главная книга счетов), аналитические (карточки), комбинированные (журналы–ордера). В зависимости от степени автоматизации учетных работ регистры бывают с ручной и машинной записью.
В регистрах учета совершается весь учетный процесс, хранится вся учетная информация. Данные учетных регистров используются для оперативного руководства и управления. По данным учетных регистров составляется отчетность организации.
Сочетание различных учетных регистров и технических средств образует разные формы бухгалтерского учета. Они отличаются одна от другой: количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием; взаимосвязью хронологических и систематических, синтетических и аналитических регистров; последовательностью и техникой записи в учетные регистры; степенью автоматизации учетно–вычислительных работ.
Форма бухгалтерского учета выбирается организацией самостоятельно, и в течение отчетного периода принятая форма учета не должна изменяться.
Существуют следующие формы бухгалтерского учета:
- журнал–главная (схема 5);
- мемориально–ордерная (схема 6);
- журнально–ордерная (схема 7);
- автоматизированная (схема 8).
Наиболее простой является форма “Журнал–главная”, так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций по накопительному документу) записывается в книгу “Журнал–главная”, в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга имеет следующий вид:
Журнал – главная
| Дата | № операции | Документ и содержание | Сумма | Счет___ | Счет___ | .. | ||
| операции | оборота | Д | К | Д | К | |||
В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и вычисляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.
Эта форма находит применение в организациях с небольшой численностью работающих и незначительным количеством хозяйственных операций. В этом случае обеспечивается наглядность записей, книгу ведет один бухгалтер.
Вариантом этой формы является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий простая форма бухгалтерская учета, в которой журнал–главная носит название книги хозяйственных операций и отдельно предусматривается ведение ведомости учета заработной платы.
В мемориально–ордерной форме учета отдельно ведутся хронологическая и систематическая записи. В этой форме производится оформление бухгалтерских проводок специальными учетными документами — мемориальными ордерами, которые составляют на основе первичных документов (или накопленных по однородным операциям). Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись), и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).
Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:
Счет___
| Дата | № мемориального | С кредита счетов | Итого по | Дата | № мемориального | В дебет счетов | Итого по кредиту | ||||
| ордера | № | № | ... | дебету | ордера | № | № | ... | |||
Главную книгу при этой форме еще называют контрольно–шахматной ведомостью.
На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записей хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.