A6.4.1 Формирование счета на оплату инструмента
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ и ИНТЕНЕТ ИСТОЧНИКОВ
1. Авдеюк, О.А. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Конспект лекций: учеб. пособие / О. А. Авдеюк, Л. Г. Акулов, О.В. Гостевская, И.Ю. Королева, В. Ю Наумов, М.Г. Скворцов ; ВолгГТУ. – Волгоград, 2014. – 83 с.
2. Информационные технологии/Под ред. В.В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2011.
3. Открытый институт ИНТУИТ http://www.intuit.ru (архитектура предприятия и другие темы)
4. Бизнес-процессы, процессная система управления http://tsyganok.ru/pubs/?gr=544
5. 1c-itil.ru
6. www.businessstudio.ru/upload Бизнес-студио
7. Обзор стандарта COBIT itexpert.ru/rus/biblio/cobit копия
Примеры описания бизнес-процессов
Термины и сокращения
| {Граница} | – | внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности. |
| {Туннель} | – | поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы. |
| Бизнес-процесс | – | последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс). |
| Владелец процесса | – | должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. |
| Входы бизнес-процесса | – | ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса. |
| Выходы бизнес-процесса | – | объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами. |
| Исполнитель процесса | – | подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс. |
| Организационная структура управления | – | совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура). |
| Подпроцесс | – | бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса. |
| Процедура | – | бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций). |
Общие положения
Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента», входящей в процесс «A6 Закупки и снабжение», и разработан в целях:
- Формирования единых правил и требований к выполнению процесса.
- Установления ответственности за результат процесса.
- Унификации и стандартизации документооборота.
Содержание деятельности
Содержанием деятельности по процессу «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» является закупка ТМЦ и инструментов надлежащего качества в необходимом количестве в заданные сроки.
Цели процесса
Выполнение процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» направлено на достижение следующих целей компании:
| - Своевременная доставка ТМЦ и инструмента |
| - Закупка качественных ТМЦ и инструмента |
Владелец процесса
Владельцем процесса является:
- Начальник отдела снабжения (Отдел снабжения)
Исполнители процесса
Исполнителями процесса являются:
- Отдел снабжения
Начало выполнения процесса
Началом выполнения процесса является наличие оформленного договора на поставку.
Результат процесса
Результатом процесса является ТМЦ и инструменты надлежащего качества, поступившие на склад в необходимом количестве в заданные сроки.
Входы процесса
| № | Вход | Объекты | Поступает от | |
| Исполнитель | Процесс/Внешняя среда | |||
| 1. | ТМЦ и инструмент от поставщиков | Инструмент Паспорт инструмента Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Счет-фактура ТМЦ Товарная накладная поставщика ТТН | Поставщики | Поставщики |
Выходы процесса
| № | Выход | Объекты | Передается | |
| Получатель | Процесс/Внешняя среда | |||
| 1. | Годный инструмент к хранению | Инструмент | Инженерно-технический отдел | A5.4 Хранение и выдача инструмента |
| 2. | Информация о надежности поставщиков | Отдел снабжения | A6.2 Поиск и выбор поставщика | |
| 3. | Обязательства перед поставщиками | Счет-фактура Товарная накладная поставщика | Бухгалтерия | A7.3 Расчет сумм платежей |
| 4. | Первичная отчетность – снабжение | Паспорт инструмента Приходный ордер Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Счет-фактура Товарная накладная поставщика ТТН | Бухгалтерия | A7.6 Подготовка отчетности |
| 5. | ТМЦ на хранение | ТМЦ | Кладовщик | A6.5 Хранение и выдача ТМЦ |
| 6. | Требования по поверке и калибровке инструмента | Паспорт инструмента | Инженерно-технический отдел | A5.3 Поверка и калибровка инструмента |
Документация процесса
- Выполнение процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией: Договор
Описание действий процесса
Исполнители действия
- Поставщик
Требования к срокам: Не регламентируются.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Договор | Менеджер по снабжению |
| 2. | Счет | Заместитель директора по производству |
Исполнители передают
| № | Объекты | Кому |
| 1. | Счет | Менеджер по снабжению |
Следующие действия
| - A6.4.2 Передача счета на оплату на утверждение |
Исполнители действия
- Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)
Требования к срокам: В течение одного рабочего дня.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Счет | Поставщик |
Исполнители передают
| № | Объекты | Кому |
| 1. | Счет | Менеджер по снабжению |
Следующие действия
| - A6.4.3 Сумма счета > 5000 рублей? |
A6.4.3 Сумма счета > 5000 рублей?
Исполнители действия
- Менеджер по снабжению (Отдел снабжения)
Требования к срокам: В течение одного рабочего дня.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Счет | Менеджер по снабжению |
Исполнители передают
| № | При условии | Объекты | Кому |
| 1. | Сумма счета <= 5000 рублей | Счет | Бухгалтер |
| 2. | Сумма счета > 5000 рублей | Счет | Заместитель директора по производству |
Следующие действия
При условии «Сумма счета > 5000 рублей»:
| - A6.4.4 Утверждение счета |
При условии «Сумма счета <= 5000 рублей»:
| - A6.4.5 Оплата счета |
A6.4.4 Утверждение счета
Исполнители действия
- Заместитель директора по производству
Требования к срокам: В течение одного рабочего дня.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Счет | Менеджер по снабжению |
Исполнители передают
| № | При условии | Объекты | Кому |
| 1. | Счет не утвержден | Счет | Поставщик |
| 2. | Счет утвержден | Счет | Бухгалтер |
Следующие действия
При условии «Счет не утвержден»:
| - A6.4.1 Формирование счета на оплату инструмента |
При условии «Счет утвержден»:
| - A6.4.5 Оплата счета |
A6.4.5 Оплата счета
Исполнители действия
- Бухгалтер (Бухгалтерия)
Требования к срокам: В течение одного рабочего дня после утверждения.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Счет | Заместитель директора по производству |
| 2. | Счет | Менеджер по снабжению |
Исполнители передают
| № | Объекты | Кому |
| 1. | Письмо с информацией об оплате счета | Поставщик |
Следующие действия
| - A6.4.6 Доставка инструмента и ТМЦ |
Исполнители действия
- Поставщик
Требования к срокам: В зависимости от условий договора.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Инструмент | Поставщики |
| 2. | Паспорт инструмента | Поставщики |
| 3. | Письмо с информацией об оплате счета | Бухгалтер |
| 4. | Сертификат качества на ТМЦ/инструмент | Поставщики |
| 5. | Счет-фактура | Поставщики |
| 6. | ТМЦ | Поставщики |
| 7. | Товарная накладная поставщика | Поставщики |
| 8. | ТТН | Поставщики |
Исполнители передают
| № | Объекты | Кому |
| 1. | Инструмент | Кладовщик |
| 2. | Паспорт инструмента | Кладовщик |
| 3. | Сертификат качества на ТМЦ/инструмент | Кладовщик |
| 4. | Счет-фактура | Кладовщик |
| 5. | ТМЦ | Кладовщик |
| 6. | Товарная накладная поставщика | Кладовщик |
| 7. | ТТН | Кладовщик |
Следующие действия
| - A6.4.7 Прием инструмента, ТМЦ и сопроводительной документации |
Исполнители действия
- Кладовщик (Отдел снабжения)
Требования к срокам: В течение двух часов.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Инструмент | Поставщик |
| 2. | Паспорт инструмента | Поставщик |
| 3. | Сертификат качества на ТМЦ/инструмент | Поставщик |
| 4. | Счет-фактура | Поставщик |
| 5. | ТМЦ | Поставщик |
| 6. | Товарная накладная поставщика | Поставщик |
| 7. | ТТН | Поставщик |
Исполнители передают
| № | Объекты | Кому |
| 1. | Инструмент | Кладовщик |
| 2. | Паспорт инструмента | Инженерно-технический отдел |
| 3. | Паспорт инструмента | Кладовщик |
| 4. | Сертификат качества на ТМЦ/инструмент | Кладовщик |
| 5. | Счет-фактура | Кладовщик |
| 6. | ТМЦ | Кладовщик |
| 7. | Товарная накладная поставщика | Кладовщик |
| 8. | ТТН | Кладовщик |
Следующие действия
| - A6.4.8 Разгрузка ТМЦ и инструмента |
Исполнители действия
- Кладовщик (Отдел снабжения)
Требования к срокам: В течение трех часов.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Инструмент | Кладовщик |
| 2. | ТМЦ | Кладовщик |
Исполнители передают
| № | Объекты | Кому |
| 1. | Инструмент | Кладовщик |
| 2. | ТМЦ | Кладовщик |
Следующие действия
| - A6.4.9 Приходование ТМЦ и инструмента |
Исполнители действия
- Кладовщик (Отдел снабжения)
Требования к срокам: В течение 24 часов после получения инструмента / ТМЦ.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Инструмент | Кладовщик |
| 2. | Паспорт инструмента | Кладовщик |
| 3. | Сертификат качества на ТМЦ/инструмент | Кладовщик |
| 4. | Счет-фактура | Кладовщик |
| 5. | ТМЦ | Кладовщик |
| 6. | Товарная накладная поставщика | Кладовщик |
| 7. | ТТН | Кладовщик |
Исполнители передают
| № | Объекты | Кому |
| 1. | Инструмент | Инженерно-технический отдел |
| 2. | Паспорт инструмента | Бухгалтерия |
| 3. | Приходный ордер | Бухгалтерия |
| 4. | Сертификат качества на ТМЦ/инструмент | Бухгалтерия |
| 5. | Счет-фактура | Бухгалтерия |
| 6. | ТМЦ | Кладовщик |
| 7. | Товарная накладная поставщика | Бухгалтерия |
| 8. | ТТН | Бухгалтерия |
Управление отклонениями
В данном разделе приведены типовые отклонения от нормального хода выполнения процесса, а также действия, которые необходимо осуществить в случае возникновения отклонений.
Для оплаты поступил неутвержденный счет с суммой > 5000 рублей
Управляющий отклонением: Бухгалтер
Действия при отклонении: Предоставить счет заместителю директора по производству для утверждения.
Показатели
Для оценки результатов выполнения процесса используются следующие показатели:
| № | Показатель | Единица измерения |
| 1. | Доля брака | Проценты |
| 2. | Процент нарушений сроков доставки инструмента | Проценты |
| 3. | Процент нарушений сроков доставки ТМЦ | Проценты |
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ и ИНТЕНЕТ ИСТОЧНИКОВ
1. Авдеюк, О.А. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Конспект лекций: учеб. пособие / О. А. Авдеюк, Л. Г. Акулов, О.В. Гостевская, И.Ю. Королева, В. Ю Наумов, М.Г. Скворцов ; ВолгГТУ. – Волгоград, 2014. – 83 с.
2. Информационные технологии/Под ред. В.В. Трофимова.-М.: Юрайт, 2011.
3. Открытый институт ИНТУИТ http://www.intuit.ru (архитектура предприятия и другие темы)
4. Бизнес-процессы, процессная система управления http://tsyganok.ru/pubs/?gr=544
5. 1c-itil.ru
6. www.businessstudio.ru/upload Бизнес-студио
7. Обзор стандарта COBIT itexpert.ru/rus/biblio/cobit копия
Примеры описания бизнес-процессов
Термины и сокращения
| {Граница} | – | внешний поставщик или потребитель стрелки. Находится за рамками моделируемой системы. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы или в случаях неоднозначности. |
| {Туннель} | – | поставщик или потребитель стрелки. Название не детализируется в случаях однозначного понимания читателями диаграммы. |
| Бизнес-процесс | – | последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации (далее Процесс). |
| Владелец процесса | – | должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса. |
| Входы бизнес-процесса | – | ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые потребляются или преобразовываются при выполнении процесса. |
| Выходы бизнес-процесса | – | объекты (материальные или информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процесса, потребляемые другими бизнес-процессами или внешними по отношению к организации клиентами. |
| Исполнитель процесса | – | подразделение или должность сотрудника, выполняющего процесс. |
| Организационная структура управления | – | совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений (далее Организационная структура). |
| Подпроцесс | – | бизнес-процесс, являющийся составной частью вышестоящего процесса. |
| Процедура | – | бизнес-процесс нижнего уровня, содержащий последовательность конечных (не требующих дополнительной детализации) операций (функций). |
Общие положения
Настоящий документ является регламентом выполнения процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента», входящей в процесс «A6 Закупки и снабжение», и разработан в целях:
- Формирования единых правил и требований к выполнению процесса.
- Установления ответственности за результат процесса.
- Унификации и стандартизации документооборота.
Содержание деятельности
Содержанием деятельности по процессу «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» является закупка ТМЦ и инструментов надлежащего качества в необходимом количестве в заданные сроки.
Цели процесса
Выполнение процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» направлено на достижение следующих целей компании:
| - Своевременная доставка ТМЦ и инструмента |
| - Закупка качественных ТМЦ и инструмента |
Владелец процесса
Владельцем процесса является:
- Начальник отдела снабжения (Отдел снабжения)
Исполнители процесса
Исполнителями процесса являются:
- Отдел снабжения
Начало выполнения процесса
Началом выполнения процесса является наличие оформленного договора на поставку.
Результат процесса
Результатом процесса является ТМЦ и инструменты надлежащего качества, поступившие на склад в необходимом количестве в заданные сроки.
Входы процесса
| № | Вход | Объекты | Поступает от | |
| Исполнитель | Процесс/Внешняя среда | |||
| 1. | ТМЦ и инструмент от поставщиков | Инструмент Паспорт инструмента Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Счет-фактура ТМЦ Товарная накладная поставщика ТТН | Поставщики | Поставщики |
Выходы процесса
| № | Выход | Объекты | Передается | |
| Получатель | Процесс/Внешняя среда | |||
| 1. | Годный инструмент к хранению | Инструмент | Инженерно-технический отдел | A5.4 Хранение и выдача инструмента |
| 2. | Информация о надежности поставщиков | Отдел снабжения | A6.2 Поиск и выбор поставщика | |
| 3. | Обязательства перед поставщиками | Счет-фактура Товарная накладная поставщика | Бухгалтерия | A7.3 Расчет сумм платежей |
| 4. | Первичная отчетность – снабжение | Паспорт инструмента Приходный ордер Сертификат качества на ТМЦ/инструмент Счет-фактура Товарная накладная поставщика ТТН | Бухгалтерия | A7.6 Подготовка отчетности |
| 5. | ТМЦ на хранение | ТМЦ | Кладовщик | A6.5 Хранение и выдача ТМЦ |
| 6. | Требования по поверке и калибровке инструмента | Паспорт инструмента | Инженерно-технический отдел | A5.3 Поверка и калибровка инструмента |
Документация процесса
- Выполнение процесса «A6.4 Закупка ТМЦ и инструмента» регулируется следующей плановой или нормативно-методической документацией: Договор
Описание действий процесса
A6.4.1 Формирование счета на оплату инструмента
Исполнители действия
- Поставщик
Требования к срокам: Не регламентируются.
Исполнители получают
| № | Объекты | От |
| 1. | Договор | Менеджер по снабжению |
| 2. | Счет | Заместитель директора по производству |
Исполнители передают
| № | Объекты | Кому |
| 1. | Счет | Менеджер по снабжению |
Следующие действия
| - A6.4.2 Передача счета на оплату на утверждение |