Учетные регистры. Их классификация, способы записи в них

Учетные регистры классифицируются по:

1) внешнему виду. Выделяют книги, карточки, свободные листы, диски, дискеты и др.

2) объему информации: синтетические, аналитические и комбинированные.

3) характеру регистрации – хронологические, систематические, комбинированные.

4) способу записей – ручные, машинные.

Классификация по внешнему виду:

- специальные книги (журналы);

- карточки;

- отдельные (свободные) листы.

Книга представляет собой пронумерованный и прошнурованный регистр, скрепленный печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Страницы книги разграфлены для регистрации хозяйственных операций в зависимости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга, Главная книга, книга депонированной заработной платы.

Карточки – предназначены для длительного пользования и представляют собой бланки с отпечатанной таблицей. Они подлежат обязательной регистрации в специальном реестре. Такие носители бухгалтерской информации наглядны, их несложно сортировать, удобны в обращении. На карточках отражается информация о материалах, готовой продукции, издержках, оплате труда. Карточки хранятся в картотеке у материально ответственных лиц.

Карточки бывают:

1).контокоррентные;

2).многографной формы;

3).количественного учета.

Контокоррентные карточки используются для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами, отдельными банками с персоналом предприятия по прочим операциям.

Карточки многографной формы используются для аналитического учета затрат, в постатейном разрезе, связанных с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказания услуг. Строение таких карточек предусматривает необходимость получения данных по каждой статье калькуляции. Поэтому дебетовая (чаще) колонка разбивается на несколько граф, каждая из которых предназначена для указания одной статьи. Совокупность этих статей определяет их номенклатуру, на базе которой исчисляется себестоимость конкретных видов изготовленной продукции.

Общий вид карточки многографной формы к счету 20 “Основное производство” представлен в табл. 8.1.

Таблица 8.1.

Общий вид карточки многографной формы к счету 20 «Основное производство»

Карточки количественного учета предназначены для учета товарно-материальных ценностей на складе. Они заполняются ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного наименования материала. На каждое наименование материала открывается новая карточка. Форма их имеет следующий вид (табл. 8.2).

Таблица 8.2. – Форма карточки

Карточки помещаются в специальной картотеке в порядке, определяемом спецификой учитываемых объектов. Контокоррентные карточки хранят в разрезе букв алфавита. Карточки по учету основных средств в картотеке располагают по местам их эксплуатации, а внутри – по видам и конкретным наименованиям.

Свободные листы, так же, как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. На листах, например, производят расчет амортизации по видам (категориям) основных средств, расчет себестоимости готовой продукции и пр. Хранятся они в папках в течение определенного времени.

Машинограммы – бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники (таблично-текстовых машин или ЭВМ) и распечатанные на устройствах вывода информации. Таблицы учетных регистров распечатываются на рулонной, фальцованной бумаге или стандартных листах, не требуя предварительного типографского графления.

К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таблицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках) или оптических (лазерных компакт-дисках) и магнитооптических носителях данных.

Классификация по объему информации

- синтетические регистры;

- аналитические регистры.

К синтетическим регистрам относятся: Главная книга, журналы-ордера, журнал-главная книга. В основу синтетических регистров положена шахматная форма графления, где дебетовые счета располагаются в горизонтальных, а кредитовые — в вертикальных колонках.

Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов. Построение и содержание регистров могут быть самые разнообразные, в зависимости от объектов аналитического учета.

Классификация учетных регистров по характеру регистрации:

– хронологические;

– систематические;

– комбинированные.

В хронологических регистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хронологической регистрации операций). Примером хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок. В них ведется учет счетов-фактур поставщиком на отгруженную продукцию. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах. Ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильностью записи в них.

В систематических регистрах факты хозяйственной жизни группируются по определенным объектам учета. Группировка осуществляется по счетам синтетического и аналитического учета. Примерами таких регистров являются кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость.

В комбинированных регистрах сочетаются признаки хронологической и систематической записи. Примером такого регистра может служить ведомость (табл. 8.3).

Таблица 8.3. Комбинированный регистр

Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бухгалтерской отчетности, признаны коммерческой тайной предприятия, за разглашение которой соответствующие лица несут ответственность.