Бухгалтерский учет и аудит оплаты труда

Выдачу работнику заработной платы и пособий оформляют следующими бухгалтерскими записями:

- Д-т70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

- К-т 50 «Касса» - выдана из кассы заработная плата наличными;

- Д-т 70 Кт 51 «Расчетные счета» - перечислена с расчетного счета предприятия заработная плата на лицевой счет работника.

На предприятии практически всем работникам открыты банковские зарплатные карты MasterCard с кредитной линией в размере среднего заработка каждого работника. И лишь всего несколько человек, в основном сторожа, уборщицы и дворник получают заработную плату наличными деньгами через кассу предприятия.

Заработная плата, не выданная в срок, по истечении 3-х дней депонируется. Аналитический учет такой заработной платы ведется по каждому работнику в специально отведенной книге, где указывают табельный номер депонента, его фамилию и инициалы, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Начисленные, но не выплаченные в установленный срок суммы, отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет 76.04 «Расчеты по депонированным суммам». Депонированные суммы сдаются в банк на расчетный счет, что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

- Д-т 51 К-т 50

Выдача депонированной зарплаты из кассы по карточке депонента и на счетах бухгалтерского учета фиксируется проводкой:

- Д-т 76.04 К-т 50

Исковой срок получения депонированной зарплаты – 3 года с момента ее начисления (ст. 196 ГК РФ). По истечении этого срока кредиторская задолженность включается в состав прочих доходов организации, т.е. дебетуется счет 76.04 и кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы».

В бухгалтерском балансе задолженность по оплате труда отражается в разделе V «Краткосрочные обязательства» по строке «Задолженность перед персоналом организации, для заполнения которой используются данные о кредитовом сальдо по счету 70. Информация о депонированной зарплате отражается по строке «Прочие кредиторы», для заполнения которой используются данные о кредитовом сальдо по счету 76.04.

В начале проверки расчетов по оплате труда надо сверить сальдо по счету 70 на первое число в Главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (к выдаче) расчетно-платежных ведомостей для установления правильности показателей аналитического учета по счету 70 с записями в Главной книге и в бухгалтерском балансе на одну и ту же дату.

Если имеются расхождения, то следует установить причины их возникновения.

К документам аналитического учета заработной платы относятся:

- лицевой счет работника;

- налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц;

- расчетно-платежные ведомости.

На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия организации открывает лицевой счет. Кроме того, каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.[5, с. 404]

Чтобы выяснить сумму заработной платы, подлежащую выдаче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из нее необходимые удержания. Эти расчеты ведутся в лицевых счетах работников, а затем их результаты переносятся в расчетно-платежную ведомость и в налоговую карточку.

В расчетно-платежную ведомость заносят суммы начисленной заработной платы по ее видам, суммы удержаний по их видам и суммы к выдаче. Для каждого работника в ведомости отводится одна строка. Расчетно-платежная ведомость не только является регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате, но и выполняет функции расчетного и платежного документа.[17, с. 423]

Объектом обложения страховыми взносами являются выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц, поэтому учет взносов начинается с правильной организации учета данных выплат.

При классификации выплат для целей учета страховых взносов бухгалтер должен отразить:

1) сумму выплат, составляющих объект обложения страховыми взносами в соответствии с ч. 1 и 2 ст. 7 Закона № 212-ФЗ;

2) сумму выплат, относящихся к объекту обложения страховыми взносами, но ими не облагаемых согласно ст. 9 Закона № 212-ФЗ;

3) облагаемую базу для начисления страховых взносов.

С тем, чтобы к моменту сдачи отчетности и в случае проверки легко найти данные показатели, бухгалтер в таком же разрезе организует их учет в течение отчетного периода. Сводный учет выплат для целей учета страховых взносов ведется в отдельном регистре, который предусматривает возможность отражения общих по предприятию сумм отдельных видов выплат, соответствующих критериям объекта обложения страховыми взносами, за календарный месяц. Исходные данные для свода бухгалтер берет из итоговых оборотов по синтетическим счетам, на которых производится учет начисленных выплат, а для детализации обращается к первичным документам, ведомостям, актам, приказам и т.д.

Бухгалтер имеет возможность начислить страховые взносы, определив облагаемую базу за календарный месяц. Сумма, которая указывается в платежном поручении на уплату взносов, формируется следующим образом:

- задолженность перед фондом на начало месяца плюс сумма взносов, штрафов, пеней, начисленных за месяц плюс поступления от ФСС РФ для выплаты страхового обеспечения минус уплаченные суммы страховых взносов и минус расходы на выплату страхового обеспечения.

Таким образом, сумма к перечислению должна представлять собой сальдо на конец месяца по кредиту соответствующего субсчета синтетического счета 69 (сальдо по К-т счета 69 на начало месяца плюс оборот по К-т счета 69 минус оборот по Д-т счета 69).

Согласно ч. 7 ст. 15 Закона № 212-ФЗ сумма страховых взносов, подлежащая перечислению, определяется в полных рублях. Сумма страховых взносов менее 50 коп.отбрасывается, а 50 коп. и более округляется до полного рубля.

В течение расчетного периода предприятие уплачивает страховые взносы не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за календарным месяцем, за который начисляется ежемесячный необходимый платеж.

Ежеквартально по месту своего учета предоставляет следующую отчетность:

1) до 1-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, в Отделение Выборгского ПФР – расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР и на обязательное медицинское страхование в фонды обязательного медицинского страхования по форме РСВ-1, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России;

2) до 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом, в ГУ-ЛРО ФСС по Выборгскому району ЛО – расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в Фонд социального страхования, а также по расходам на выплату обязательного страхового обеспечения по указанному виду обязательного страхования, произведенным в счет уплаты этих страховых взносов по Форме-4 ФСС РФ, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России.[27, с. 510]

При аудите начислений пособий по временной нетрудоспособности аудитору необходимо знать, что основанием для расчета сумм к оплате является листок временной нетрудоспособности медицинского учреждения. Размеры пособий зависят от среднего заработка, который рассчитывается за два предшествующих болезни месяца работы, количества дней болезни и непрерывного стажа работы.[29, с 300]

Размер пособия по временной нетрудоспособности за каждый день не должен превышать двойной суммы дневного заработка, рассчитанного на основе должностного оклада, или двойной дневной тарифной ставки рабочего сдельщика или повременщика соответствующего разряда.

Одним из важнейших направлений аудита оплаты труда является проверка соблюдения установленного порядка удержаний из заработной платы и своевременности перечисления в бюджетудержанных с работников сумм налога с доходов физических лиц и обязательных платежей во внебюджетные фонды.[29, с. 654]

Из заработной платы производятся удержания, которые можно разделить на обязательные и по инициативе организации или работника.

Кроме того, из заработной платы работников могут быть также осуществлены следующие удержания:

- погашение задолженности по ранее выданным авансам, а также сумм, излишне выплаченных из за арифметической ошибки;

- погашение задолженности по подотчетным суммам;

- квартплата и т.д.

Особое внимание при проверке аналитического учета расчетов по оплате труда следует уделить формированию совокупного дохода работников, подлежащего налогообложению.

В самом начале аудиторской проверкиаудитор определяет основные категории работающих, виды начисления и порядок их оформления. Подтверждение достоверности произведенных начислений осуществляется выборочно. В объем выбора включаются различные категории работающих или уволенных (руководители, специалисты, рабочие, служащие и др.), разные временные периоды (обычно один месяц квартала) и основные виды начислений. Если учетная информация обрабатывается вручную, то аудитор по данным книги начислений и по данным расчетных ведомостей подтверждает правильность произведенных расчетов и используемых в расчетах показателей. При этом изучаются первичные документы, которые являются основанием для начисления заработной платы. Особое внимание обращается на правильность их заполнения, соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы.[27, с. 428]

Аудитор при проверках, прежде всего, исследует обязательные документы кадрового учета, а также документооборот по заработной плате: расчетные листки, лицевые счета работников, платежные ведомости на выплату заработной платы, расходные кассовые ордера, реестры к платежным ведомостям в случае перечисления выплаты зарплаты на карточки работников и др.

Кроме выявления фактов несвоевременной выплаты зарплаты, аудитор обязательно проверяет выплату денежных сумм по оплате отпуска в установленный срок (не позднее чем за три дня до наступления периода отпуска), а также случаи невыплаты расчетных сумм в день увольнения работника.

По результатам проведенной аудиторской проверки составляется аудиторское заключение, а также готовит информацию для руководства и (или) собственников проверяемого аудируемого лица.