Отчеты об исполнении сметы центров затрат различных уровней
| Контролируемые затраты | Затраты | Отклонения по затратам (+, -) | ||
| по смете | фактически | за месяц | с начала года | |
| Отчет мастера отделения N 1 | ||||
| 1. Материалы | 1 000 | -20 | -10 | |
| 2. Заработная плата прямая | +10 | +5 | ||
| 3. Заработная плата обслуживающих рабочих | +5 | +3 | ||
| 4. Топливо и энергия на технологические цели | +10 | +7 | ||
| 5. Эксплуатация и ремонт оборудования | -5 | -5 | ||
| 6. Прочие расходы | +5 | -3 | ||
| 7. Итого затрат | 2 200 | 2 205 | +5 | -3 |
| Отчет начальника цеха N 1 | ||||
| 1. Содержание аппарата управления цеха | +10 | - | ||
| 2. Содержание прочего персонала | -10 | -20 | ||
| 3. Содержание и текущий ремонт здания, сооружений, инвентаря | 1 000 | 1 020 | +20 | -10 |
| 4. Непроизводительные расходы | х | +20 | +50 | |
| 5. Прочие расходы цеха | -10 | -30 | ||
| 6. Итого расходы цеха | 2 000 | 2 030 | +30 | -10 |
| 7. Расходы отделений | ||||
| N 1 | 2 200 | 2 205 | +5 | -3 |
| N 2 | 2 000 | 2 050 | +50 | -70 |
| N 3 | 2 800 | 2 780 | -20 | -30 |
| Итого расходы отделений | 7 000 | 7 035 | +35 | +37 |
| 8. Всего расходы по цеху | 9 000 | 9 065 | +65 | +27 |
| Отчет заместителя директора по экономике | ||||
| 1. Расходы на управление организацией | 2 000 | 2 060 | +60 | +100 |
| 2. Общехозяйственные расходы | 2 000 | 1 950 | -50 | -70 |
| 3. Налоги, сборы и отчисления | 1 000 | 1 000 | - | +10 |
| 4. Непроизводительные расходы | х | +500 | +1000 | |
| 5. Итого общие расходы по организации | 5 000 | 5 510 | +510 | +1040 |
| 6. Расходы цехов | ||||
| N 1 | 9 000 | 9 065 | +65 | +27 |
| N 2 | 8 000 | 7 905 | -95 | -27 |
| N 3 | 10 000 | 10 050 | +50 | +100 |
| Итого | 27 000 | 27 020 | +20 | +100 |
| 7. Всего затраты организации | 32 000 | 32 530 | +530 | +1440 |
Таблица 8.5
| Показатели | По смете (плану) | Фактически | Отклонения (+, -) | |||
| за месяц | с начала года | |||||
| Отчет по валовой прибыли | ||||||
| 1. Стоимость продукции (работ, услуг) | 10 000 | 12 000 | +2 000 | +3 000 | ||
| 2. Производственная себестоимость | 6 000 | 7 000 | +1 000 | +1 500 | ||
| 3. Валовая прибыль (п. 1 - п. 2) | 4 000 | 5 000 | +1 000 | +1 500 | ||
| Отчет по прибыли от продаж | ||||||
| 1. Выручка от продажи (нетто) | 10 000 | 12 000 | +2 000 | +3 000 | ||
| 2. Производственная себестоимость | 6 000 | 7 000 | +1 000 | +1 500 | ||
| 3. Расходы на продажи | +100 | +300 | ||||
| 4. Общехозяйственные расходы | 1 500 | 1 600 | +100 | +200 | ||
| 5. Полная себестоимость проданной продукции (п. 2 + п. 3 + п. 4) | 8 000 | 9 200 | +1 200 | +2 000 | ||
| 6. Прибыль от продаж (п. 1 - п. 5) | 2 000 | 2 800 | +800 | +1 000 | ||
| Отчет по прибыли от обычной деятельности | ||||||
| 1. Выручка от продажи (нетто) | 10 000 | 12 000 | +2 000 | +3 000 | ||
| 2. Производственная себестоимость | 6 000 | 7 000 | +1 000 | +1 500 | ||
| 3. Расходы на продажу | +100 | +300 | ||||
| 4. Общехозяйственные расходы | 1 500 | 1 600 | +100 | +200 | ||
| 5. Полная себестоимость проданной продукции (п. 2 + п. 3 + п. 4) | 8 000 | 9 200 | +1 200 | +2 000 | ||
| 6. Прибыль от продаж (п. 1 - п. 5) | 2 000 | 2 800 | +800 | +1 000 | ||
| 7. Прочие доходы | 1 000 | 1 200 | +200 | +300 | ||
| 8. Прочие расходы | 1 000 | +200 | +150 | |||
| 9. Прибыль до налогообложения (п. 6 + п. 7 - п. 8) | 2 200 | 3 000 | +800 | +1 150 | ||
| 10. Налог на прибыль | +160 | +275 | ||||
| 11. Прибыль (убыток) от обычной деятельности (п. 9 - п. 10) | 1 760 | 2 400 | +640 | +874 | ||
1) обоснованный выбор перечня центров ответственности;
2) сметы затрат по центрам должны быть хорошо обоснованы и стимулировать уменьшение затрат;
3) правильный выбор контролируемых расходов;
4) обоснованный выбор ответственных за расходы, доходы и прибыль;
5) обеспечение взаимосвязи отчетности центров ответственности различных уровней;
6) система учета по центрам ответственности должна функционировать параллельно с системой финансового учета.
Учет по центрам затрат
Центр затрат - это любая единица деятельности организации, выделяемая в учете для осуществления контроля за затратами данной единицы. Предполагается, что в этой единице можно организовать нормирование, планирование, учет использованных ресурсов, оценку их использования и определить ответственного за расходы.
Центром затрат может быть отдельное рабочее место, например по сборке какого-либо объекта, отдельная производственная операция или несколько операций, имеющих одинаковую характеристику, отдельный станок или группа станков, бригада, участок, цех или другая часть организации.
В качестве центра затрат может выступать организационная единица организации (бригада, участок, отделение, цех и др.), или же соответствующая организационная единица подразделяется на отдельные центры затрат. Основой выделения центров затрат является единство выполнения операций и функций и используемого оборудования.
Выбор центров затрат зависит от организационных и других особенностей организации, а также целей, поставленных ее руководством. Следует при этом учитывать, что с увеличением центров затрат эффективность контроля за затратами повышается с одновременным увеличением расходов на ведение учета. Менеджеры должны установить оптимальное сочетание затрат на ведение учета с эффектом осуществления контроля за затратами по каждому центру затрат.
На выбор центров затрат большое влияние оказывает возможность закрепления ответственности руководителей структурных подразделений и исполнителей за затраты по каждому центру. В связи с этим центры затрат создаются в соответствии с детализированной схемой организации предприятия и перечнем должностных обязанностей каждого работника организации. При необходимости в должностные обязанности работников вводятся соответствующие изменения.
Определение центров затрат начинают с низшего уровня управления затратами - отдельных исполнителей. За каждым исполнителем закрепляют ответственность за те затраты, величина которых зависит от него.
После установления центров затрат первого уровня определяют центры затрат второго, третьего и последующих уровней. При этом центры затрат последующих уровней могут включать ответственность за затраты как данного уровня, так и за затраты центров предшествующих уровней.
По каждому центру затрат ответственность соответствующих руководителей или исполнителей устанавливается только по контролируемым ими расходам. При установлении контролируемых расходов часто возникают проблемы, поскольку многие расходы могут контролироваться частично.
При отнесении расходов к контролируемым и неконтролируемым необходимо учитывать уровень управления и время осуществления расходов. Сущность влияния первого фактора заключается в том, что одни и те же расходы могут быть неконтролируемыми на одном уровне и контролируемыми на другом. Например, заработная плата начальника цеха является неконтролируемой статьей расходов на уровне цеха, но она является контролируемой на уровне руководителя организации, утверждающего штатное расписание.
Фактор времени также влияет на контролируемость отдельных затрат. Например, сумма арендной платы за какие-либо активы в течение срока действия договора на аренду является неконтролируемой. Однако в перспективе сумма арендной платы может быть изменена или может быть принято решение о приобретении в собственность соответствующих активов.
После выбора центров затрат по каждому из них составляют смету затрат. При этом в сметы включают только те затраты, которые непосредственно контролируются исполнителем или другим ответственным за расходы.
Для организации контроля затрат по каждому центру важное значение имеет учет фактических расходов по каждому центру. Для этого на каждый центр затрат, как правило, открывают отдельный аналитический счет по учету затрат на производство, каждому центру присваивают определенный номер (шифр затрат).
Прямые расходы учитывают по центрам затрат на основании первичных документов, в которых проставляют шифры затрат. Косвенные расходы по центрам делятся на два вида:
- непосредственно относящиеся к данному центру затрат;
- распределяемые из других центров затрат.
Некоторые организации на затраты центра относят только те накладные расходы, которые возникают в данном центре. Ставка накладных расходов по таким центрам определяется делением суммы накладных расходов на объем продукции (работ, услуг) данного центра, который может быть выражен в единицах изделий их стоимости человеко- или машино-часах, прямой заработной плате. Остальные накладные расходы в таких организациях распределяют по соответствующим ставкам минуя центры затрат.
В организациях, распределяющих накладные расходы обоих видов, применяют ставки распределения накладных расходов по видам накладных расходов.
Эффективность функционирования центров затрат во многом зависит от содержания отчетов по центрам затрат. Основными принципами этой отчетности являются:
- включение в отчет только контролируемых расходов;
- укрупнение показателей отчетности по центрам по мере восхождения от низшего уровня управления к высшему;
- отчетность должна содержать информацию об отклонениях, позволяющих реализовать принцип управления по отклонениям.
Сущность принципа управления по отклонениям заключается в предположении о том, что менеджеру более высокого уровня управления нет необходимости оперативно контролировать отдельные расходы и доходы центров ответственности низших уровней управления, если их величины существенно не отличаются от заданных. Если же отклонения по расходам и доходам существенны (обычно более 5%), то менеджерам более высокого уровня управления предоставляется дополнительная информация, объясняющая возникшие отклонения в соответствующем центре ответственности. На основе дополнительной информации менеджер принимает решения в пределах своих полномочий или представляет соответствующую информацию вышестоящему руководителю.
Пример составления отчетов центрами затрат различного уровня приведен в табл. 8.4.
В приведенных отчетах фактические затраты сопоставляются с расходами по смете и рассчитываются отклонения по затратам. Для установления динамики отклонений по месяцам в таблице приведены данные по отклонениям с начала года. Например, по прочим расходам в отделении N 1 за текущий месяц допущен перерасход на 5 тыс. руб. Однако с начала года по этой статье получена экономия на сумму 3 тыс. руб., и поэтому перерасход отчетного месяца может быть оправданным.
При оценке отклонений по отдельным затратам особое внимание следует обратить на непроизводительные расходы цехов и организации в целом, состоящих из потерь от простоев, потерь от недостач и порчи материальных ценностей, потерь от брака и др. Непроизводительные расходы в смете не отражаются.
При составлении отчета об исполнении сметы затрат по организации в целом следует иметь в виду, что для руководителя организации и его заместителя по экономике все затраты являются контролируемыми. Поэтому в отчете об исполнении сметы расходов по организации приводятся данные об общехозяйственных расходах, получаемых по данным бухгалтерского финансового учета.
При определении центров затрат, порядка учета затрат по ним, содержания отчетов об исполнении сметы различных уровней и оценке отклонений от сметы целесообразно использовать отраслевые инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции, а также отраслевые методические указания по анализу хозяйственной деятельности организаций.