Перечень необходимых видов исходной информации.

20.8.1. Перечень необходимых видов исходной информации полностью определяется установленными Правилами преобразования информации.

Например. Поставлена задача по расчету сумм заработной платы киоскеров. Сумма ЗП киоскера равна сумме оклада плюс 3% от оборота киоска. Или. Сумма ЗП киоскера равна сумме оклада плюс 500 рублей за каждый час работы, превышающий 160 часов в месяц. В первом случае для решения задачи потребуется такой вид исходных данных, как оборот киосков. Во втором случае этот вид исходных данных не нужен.

20.8.2. На наш взгляд, отдельно формулировать Перечень необходимых видов исходной информации не требуется. Дело в том, что одним из элементов Правил для решения информационной задачи будут Правила сбора, передачи и регистрации информации (см. ниже). Эти Правила будут содержать в себе, в том числе, и Перечень необходимых видов исходной информации.

Базы данных (перечень, форматы, права доступа, места хранения).

Понятия «База данных» и «Информационный регистр».

Как уже говорилось, в большинстве случаев для решения информационной задачи требуется значительный объем информации. Поэтому исходную информацию собирают и накапливают заранее.

База данных – это некоторая совокупность накопленной информации.

Накопление и хранение информации происходит в информационных регистрах. Информационный регистр – это объект для регистрации и хранения информации определенного вида, имеющий структуру, соответствующую структуре этого вида информации. Как правило, база данных представляет собой совокупность связанных между собой информационных регистров.

Формат БД.

21.2.1. Информационные регистры могут вестись на бумажных или электронных носителях информации. В современном обществе в подавляющем большинстве случаев для информационных регистров используются электронные носители информации. Поэтому, в дальнейшем под словосочетанием «База Данных» (БД) мы будем понимать совокупность связанных между собой электронных информационных регистров.

БД состоит из информационных регистров, связанных между собой в рамках определенной структуры. В свою очередь, каждый информационный регистр имеет свою структуру. Каждый вид информации, который может храниться в регистре, имеет свои характеристики (тип информации, максимальный размер и т.п.). Все это вместе составляет формат БД.

21.2.2. Если некоторый формат БД направлен на хранение информации, предназначенной для решения задач в области бухгалтерского учета, то БД такого формата можно назвать бухгалтерской БД.

21.2.3. Компьютерные программы, формирующие для пользователя возможности по влиянию на БД (добавление, изменение, удаление, просмотр информации) обычно называют Средствами по Управлению Базами Данных (СУБД). Если некоторое СУБД управляет именно бухгалтерской БД, и если к возможностям СУБД добавить возможности по проведению определенных расчетов и формированию определенного вида документов и отчетов, связанных с налоговым правом и бухгалтерским учетом, то образуется компьютерная программа, которую можно назвать бухгалтерской компьютерной программой.

Формат БД и компьютерная программа по ее управлению имеют жесткую взаимосвязь между собой. Конкретный формат БД создан под конкретную компьютерную программу, и наоборот – конкретная компьютерная программа создана для управления БД, имеющей конкретный формат. Поэтому, часто под словосочетанием «Бухгалтерская программа» понимают не только саму компьютерную программу, но и прилагаемый к ней формат бухгалтерской БД, которая управляется этой программой. Поэтому идентифицировать (называть) конкретный формат бухгалтерской БД проще всего через наименование компьютерной бухгалтерской программы, в связке с которой создан этот формат. Именно так мы и будем действовать в дальнейшем.

В РФ в малом и среднем бизнесе общераспространенными бухгалтерскими программами являются продукты компании «1С», такие, как «1С. Бухгалтерия», «1С. Управление предприятием» и другие. На рынке присутствуют и другие бухгалтерские программы. ГК «ВостокИнвест» в своей деятельности для обслуживания существенной доли Заказчиков использует бухгалтерскую программу собственной разработки «ЭкспрессБухгалтерия».

21.2.4. Формат БД оказывает существенное влияние на процесс регистрации информации и на другие бухгалтерские процессы. Например, при регистрации информации о реализации товаров или готовой продукции перечни конкретных параметров, значения которых необходимо зарегистрировать в БД формата «1С. Бухгалтерия» и в БД формата «ЭкспрессБухгалтерия», существенной отличаются. Отличаются также конкретные механизмы регистрации параметров. Все это вместе в существенной степени влияет на объем трудозатрат, необходимых для процесса регистрации.

21.2.5. Краткое сравнение форматов БД «1С» и «ЭкспрессБухгалтерия» и соответствующих видов программного комплекса

Недостатки формата «1С»:

А) Сложность и многочисленность настроек. Как следствие - большая вероятность наличия некорректных настроек, что может привести к некорректным отчетам.

Б) Большее количество трудозатрат при регистрации данных.

Недостатки формата «ЭкспрессБухгалтерия»:

А) Менее строгий формат данных. Как следствие - большая вероятность «ошибок пользователя» при регистрации данных.

Б) Неспособность хранить и обрабатывать большие объемы информации.

Права доступа.

21.3.1. Как уже говорилось, для обеспечения качественного решения информационной задачи должна быть установлена ответственность за каждую стадию работы с информацией.

21.3.2. Такая ответственность не может быть установлена без применения механизмов, которые обычно называют «Права доступа к БД». Права доступа некоторого лица к некоторой БД – это возможность этого лица: А) регистрировать (добавлять, изменять, удалять) информацию в БД; Б) получать информацию из БД.

В контексте создания механизмов ответственности нас интересует часть «А».

21.3.3. Права доступа могут быть обеспечены физическими, программными, организационными методами и различными их сочетаниями.

21.3.4. Физический способ организации прав доступа – это создание положения, при котором исключается физическая возможность доступа тех или иных лиц к БД. Например, терминалы регистрации информации находятся в специальном помещении, доступ в которое имеет ограниченный круг лиц.

Физический способ организации прав доступа очень распространен именно в малом бизнесе. Выражается он в том, что главный бухгалтер ведет учет с использованием личного компьютера, который физически находится, например, у него дома.

21.3.5. В контексте применения физического метода организации прав доступа все БД можно разделить на общие БД и БД специалиста. Общая БД – это БД, физическую возможность доступа к которой имеет множество лиц. БД специалиста - это БД, физическую возможность доступа к которой имеет одно лицо

Преимущества и недостатки БД специалиста по сравнению с общей БД состоят в следующем.

Преимущества:

Отсутствие необходимости в организационных усилиях и трудозатратах на создание и поддержание механизмов ответственности за соответствие объема и содержания зарегистрированной в БД информации объему и содержанию информации, содержащейся на носителях и в отчетах.

Недостатки:

Так как в подавляющем большинстве случаев первичными пользователями различных видов информации являются разные лица, то при использовании базы данных специалиста возникает необходимость в передаче носителей информации от их первичных пользователей к регистраторам. Как следствие:

А) Снижается оперативность регистрации информации;

Б) Снижается точность зарегистрированной информации;

В) Дополнительные трудозатраты на процесс передачи носителей;

Г) Организационные усилия и трудозатраты на создание и поддержание механизмов ответственности за процесс передачи носителей.

21.3.6. Программные методы обеспечения прав доступа – это различные пароли и подобные им приемы, которые с помощью работы компьютерных программ обеспечивают доступ только ограниченного круга лиц к БД или отдельным ее сегментам.

Организационные методы обеспечения прав доступа – это методы, основанные на действии организационно-распорядительных документов организации.