Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

Номер по порядку

Количество (прописмо)

Двадцать

цртырр

Глнаиа Qyuunr_

номер и акта документа

Рис. 4.8. Доверенность

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответ­ственные за совершенную операцию; они же несут ответственность за составление документа. Такие документы для материально-ответствен- ных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценнос­тей. Документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные наклад­ные, кассовые ордера (см. рис. 4.2 и 4.3). На основании таких докумен­тов осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бух­галтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таб­лицы.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправ­дательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет — см. рис. 4.5 и 4.6), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходно-кассовый ордер — см. рис. 4.3). На практике чаше используются комбинированные документы.

В зависимости от количества позиций документы могут быть одно­строчными (требование на расход материалов, расходно-кассовый ордер) или многострочными (лимитно-заборная карта, расходно-пла- тежная ведомость на выплату заработной платы).

По способу обработки документы можно разделить на обрабатывае­мые вручную и на машинах.

Необходимо отметить, что при разделении документов по указан­ным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распоря­дительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату де­нежных средств на различные нужды предприятия), первичным, разо­вым, однострочным и многострочным документом; группировочная ведомость — документом бухгалтерского оформления, сводным, разо­вым; лимитно-заборная карта — оправдательным, распорядительным, первичным, накопительным.

Руководитель хозяйствующего субъекта по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписывать пер­вичные документы. Подпись работников, ответственных за составле­ние машиночитаемых первичных документов, может быть заменена паролем или другим способом автоматизации, позволяющим одно­значно идентифицировать подпись соответствующего лица. (Приме­ром использования кодирования подписи может служить система банк — клиент.) Руководитель, подписавший документ, несет ответст­венность за достоверность информации и законность документально оформленных фактов.

Реквизиты и формы документов

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.

Реквизиты первичных и бухгалтерскихдокументов, принятых кбух- галтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными и другими подобными им актами.

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных опе­раций.

К обязательным реквизитам можно отнести: наименование доку­мента (формы), наименование организации, дату составления, указа­ние сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, из­мерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной опера­ции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифров­ки (см. Приложение 3).

При необходимости в первичные документы вносятся дополни­тельные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции. Хо­зяйственные операции, проводимые организацией, должны офор­мляться оправдательными документами.

В условиях автоматизации для обработки бухгалтерской информа­ции реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Первичные документы принимаются к'учету, если они составлены по имеющимся стандартам (форме). Под формой документа понимает­ся состав и расположение реквизитов. Состав реквизитов определяется назначением документа и характером регистрируемых в нем операций. Например, приходный кассовый ордер должен включать реквизиты: от кого получены денежные средства, сумму, дату совершения хозяйст­венного факта.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы доку­ментов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей либо во всех предприятиях. К типовым документам от­носятся: по кассовым операциям — КО № 1, № 2; по расчетам с персо­налом по учету труда — Т № 53, № 53а, по учету товарно-материальных ценностей — М № 2, № 2а, № 7, № 8, № 9, № 44 и т.д.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характе­ра, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. Примером специализированных форм являются: карта закройщика и штамповочная карта — на обувных фабриках, карточка учета работы автомобиля — в автотранспортных организациях.

Количество и содержание документов не должно быть излишним, а затраты времени на их оформление важно свести к разумному ми­нимуму. Этому способствует широкое использование унифицирован­ных (типовых) форм первичной учетной документации; использова­ние нетиповых (произвольной формы) документов должно стать ис­ключением, т.е. только в случаях, если они отсутствуют в соответст­вующих государственных альбомах. Унификация и стандартизация документов способствует удешевлению стоимости учета и повышению его качества.

Составление, проверка, обработка документов

Составление документов регламентируется определенными требо­ваниями, предусмотренными государственными стандартами в облас­ти бухгалтерского учета. Прежде всего, документ составляется на блан­ке типовой формы или формы, утвержденной руководителем предпри­ятия.

Записи вручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих маши­нок, средств механизации, которые способны обеспечить сохранность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Примене­ние простого карандаша при составлении первичных документов не разрешается, так как зафиксированную таким образом информацию легко стереть. Содержание информации должно быть изложено точно и ясно. В тех случаях, когда при заполнении документа остаются сво­бодные строки, они должны обязательно прочеркиваться. Суммы в денежных документах должны указываться цифрами и прописью. До­кументы подтверждаются всеми необходимыми подписями с указани­ем должностных лиц, подписавших документ.

Документ может создаваться в нескольких экземплярах, так как копии документов могут использоваться для различных целей, или они могут храниться и использоваться в учете у нескольких внешних адре­сатов. Первый экземпляр таких документов, как правило, направляется контрагенту.

При поступлении первичных документов в бухгалтерию они подле­жат обязательной проверке. В первую очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, все ли реквизиты заполнены (в соответствии с формой документа), определяется степень законности документируемых фактов и производится сверка или логическая увязка показателей (по содержанию). Документы, противоречащие установ­ленному порядку или законодательству, не должны приниматься к ис­полнению.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, про­ставлении корреспонденции счетов (котировки), «гашении» (делают надпись или ставят штамп на документе).

Процедура, по существу, предназначена для контроля необходимос­ти, целесообразности и законности указанного в документе хозяйст­венного факта.

Арифметическая проверка выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов в документах.

Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных доку­ментов. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы.

Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.

^! Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение пере­носа информации из документа на счета бухгалтерского учета, называ­ется контировкой.

Во избежание повторной обработки документа на нем ставится от­метка (подпись работника, ответственного за обработку документа).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисле­ния заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Группа документов представляет собой документацию.

Как было отмечено раньше, документирование — это способы офор­мления хозяйственных операций в момент их совершения или в другие допустимые (регламентируемые учетной политикой) сроки с помощью документов установленной формы.

Документооборот

Порядок документирования хозяйственных фактов, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету per- ламентируются графиком документооборота, утвержденным руково­дителем предприятия.

Документооборот — опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внеш­них контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и переда­чи их в архив.

Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;

• прием документов бухгалтерией;

• обработка и использование документов для дальнейших учетным записей; 1

• передача документов в архив. 1

На рис. 4.9 представлена схема документооборота. |

		Регистры бухгалтерского учета
Документы		Синтетические и аналитические счета		Баланс

Рис. 4.9. Простейшая схема документооборота ^: |

Порядок документооборота и график предоставления документов зависят от характера и особенностей хозяйственных фактов и их учет­ного оформления, а также от структуры организации и бухгалтерии.

График документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота не­обходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксирован­ных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестрахо­вочную) информацию, не направлять документооборот в функцио­нальные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возмож­ность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах.

Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечис­ляются документы, относящиеся к сфере их деятельности, порядок составления адреса и сроки их передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, свое­временное создание документов и достоверность информации, содер­жащейся в них, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материально- ответственные лица^[35], создавшие и подписавшие документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответствен­ность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгал­терской отчетности. В прямой зависимости от функционирования до­кументооборота находится и оперативный учет.

Помимо сказанного, документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных ра­ботников, своевременность бухгалтерского учета.

Хранение документов

Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. До этого момента они должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью работников, уполномоченных главным бухгал­тером. Бланки строгой отчетности обычно хранятся в сейфах, металли­ческих шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспе­чить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, от­носящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хро­нологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с приложенны­ми к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгал-' терских отчетов и балансов в архиве организации определяются Глав- 1 ным архивным управлением РФ. Например, все первичные документы' хранятся на предприятии не менее пяти лет. Квартальные отчеты, ин­вентарные карточки, карточки учета основных средств (после их лик­видации), доверенности на получение денежных сумм и товарно-мате­риальных ценностей (в том числе аннулированные), гарантийные письма, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости об инвен­таризации (в случае возникновения споров или судебных дел) подлежат хранению в течение трех лет. В течение десяти лет организация должна хранить годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, Главные книги организации. Наибольший срок хране­ния имеют лицевые счета рабочих и служащих: они должны храниться не менее 75 лет с момента закрытия этих счетов.

Документы, связанные с оперативным управлением (образцы под­писей, внутренние отчеты), хранятся по мере надобности.

Оформление и передачу в архив документов обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Выдача документов из архива производится с разрешения главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, бухгалтерских регистров, отчетов и балансов у организации может производиться только органами до­знания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговы­ми службами на основании постановления этих органов в соответствии с Уголовным кодексом РФ.

В случае уничтожения, пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследо­ванию. В необходимых случаях для участия в работе комиссии пригла­шаются представители следственных органов, охраны и государствен­ного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемы) руководителем организации.

Практические задания Задание № 1

Определите, какие документы относятся к учетным регистрам:

а) расчетно-платежная ведомость;

б) приходно-кассовый ордер;

в) платежное поручение;

г) ведомость определения общехозяйственных расходов;

д) заявления на аккредитив;

е) книга регистрации выданных доверенностей.

Задание Ns 2

По какому признаку группируются документы:

а) комбинированные;

б) распорядительные; ' ,

в) оправдательные;

г) бухгалтерского оформления.

Задание № 3

Определите, какие из нижеперечисленных документов можно отнести к внешним:

а) платежное поручение;

б) приходный кассовый ордер;

в) накладная на отпуск материалов на сторону;

г) счет-фактура;

д) накладная на внутренние перемещения;

е) приходная накладная на склад.

Задание № 4

Проставьте сроки хранения: 5 лет, 3 года, 10 лет, 75 лет напротив следующих доку­ментов:

а) инвентарные карточки;

б) лицевые счета;

в) годовые балансы; '

г) инвентарные описи;

д) карточки учета основных средств;

е) Главная книга;

ж) доверенности.

4.2. Учетные регистры Определение и классификация учетных регистров

Первичные документы обрабатываются путем группировки и реги­страции однородных показателей, записываемых в учетные регистры. Учетные регистры — отдельные листы, ведомости, Журналы, книги, машинограммы, а также машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группи­ровка однородных данных для отражения на бухгалтерских счетах. В учетных регистрах информация, содержащаяся в принятых к бух­галтерскому учету первичных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется). Отражение хозяйст­венных фактов в учетных регистрах является очень ответственным эта­пом учетной работы.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета результатная ин­формация может формироваться в виде выходных документов на ма­шинных носителях. Формы учетных регистров и методика записей в них регламентируется соответствующими нормативными документа­ми по ведению бухгалтерского учета. Информация о хозяйственных фактах, имевших место в определенном отчетном периоде (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппи­рованном виде в бухгалтерские отчеты.

Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и способу записи.

Виды и порядок бухгалтерских записей в учетных регистрах

По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических учетных реги­страх бухгалтерские записи производятся в хронологическом порядке их совершения и поступления (например, журнал отправки продукции покупателям, книга покупок, ведомость поступления денежных средств в кассу предприятия и т.п.).

В систематических бухгалтерских регистрах осуществляется груп­пировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соот­ветствии с определенными признаками. Записи составляются на бух­галтерских счетах синтетического и аналитического учета. Примером такого регистра может служить ведомость (регистр дебетовых оборотов) по учету затрат по видам продукции и по предприятию в целом. .

Систематическая и хронологическая записи (формы регистрации I хозяйственных фактов в бухгалтерском учете) объединяются в одном | учетном регистре — журнале-ордере, где они дополняют друг друга. ' j

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры син- - тетического и аналитического бухгалтерского учета (проще их называ- ¹ ют соответственно синтетическими и аналитическими регистрами).

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми сумма- | ми на основании заранее сгруппированной информации только в де- | нежном выражении с указанием корреспондирующих счетов без пояс- ; нительного текста. Примером могут служить журналы-ордера (см. 5.3).

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с поясне­ниями по каждому документу в отдельности или по группам однород­ных документов. В материальном учете записи ведутся в количествен­ных и натуральных измерителях (ведомость движения материалов).

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обоб­щения общей учетной информации в Главной книге. Характерной осо­бенностью книг является то, что их заполняет один человек. В некото­рых книгах все листы не только нумеруются, но и прошиваются и скрепляются печатью и надписью. Примерами таких книг являются кассовая книга, книга учета движения ценных бумаг.

Ведомости представляют собой листы либо отдельные, либо скреп­ленные между собой. Данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей делает возможным раз­деление учетной работы, так как они любым способом могут распреде­ляться между счетными работниками, что облегчает своевременные записи в учетные регистры.

Машинограммы получают при распечатке информации с компьюте­ра или других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

Карточки применяются для аналитического учета и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В от­личие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограни­ченных участках работы. Они используются главным образом для ана­литического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или при помощи вычислительной техники (компьютеров).

К, учетным записям предъявляются следующие требования: доку­ментальность, своевременность, краткость, точность, ясность.

Записи в учетные регистры производятся исключительно на осно­вании оформленных, проверенных, утвержденных документов. В не­обходимых случаях (скажем, на кассовых и банковских документах) указывается корреспонденция счетов, что способствует обеспечению своевременности учета хозяйственных фактов.

Необходимо, чтобы каждый хозяйственный факт, оформленный документом, нашел свое отражение в бухгалтерской проводке, состав­ляемой в том или ином учетном регистре.

На основании данных сводных документов (отчетов по кассе, вы­писок из расчетного счета, авансовых отчетов подотчетных лиц и др.), представляющих собой итог нескольких простых документов, произ­водятся бухгалтерские записи в регистры учета денежных средств в кассе, на расчетном счете, расчетов с подотчетными лицами и др.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных простых документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые служат основанием для записи в соответствующий учетный регистр.

Окончание записи отмечается на каждом документе путем простав­ления номера учетного регистра (ведомости, карточки и т.п.), в котором этот документ отражен. Это гарантирует от повторного (ошибочного) включения документа в бухгалтерские проводки.

Записи в учетные регистры (вручную или на ПЭВМ) необходимо производить сразу же вслед за проверкой и проставлением корреспон­денции в бухгалтерских документах. Так, ежедневно или в другие сроки (по мере поступления документов в бухгалтерию) отражаются в учет­ных регистрах операции по движению денежных средств в кассе и на расчетном счете (в ведомостях дебетовых оборотов и в журналах-орде­рах, в которых развертываются кредитовые обороты), операции по рас­четам с поставщиками и покупателями (в журнале-ордере, книге поку­пок) и другие операции. Наряду с текущими (ежедневными) записями в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однород­ных (массовых, повседневных при нормальной деятельности предпри­ятия) операций итогами за месяц, причем не по каждому документу, а по их совокупности. Примером могут служить операции по отпуску материалов в производство, а также по начислению заработной платы персоналу предприятия, которые один раз в конце месяца отражаются в учетных регистрах накопительным итогом. В течение отчетного пе­риода первичные документы по расходу материалов, начислению зара­ботной платы и т.п. предварительно накапливаются и группируются по синтетическим и аналитическим счетам. Например, документы на рас­ход материалов в производстве (на рабочих местах) группируются по производственным счетам, а внутри них — по изделиям, заказам и ста­тьям затрат.

В конце отчетного периода по данным соответствующим образом > сгруппированных первичных документов производится распределение j расходов на те или иные цели, на основании которых делаются необ­ходимые записи в учетных регистрах. К числу таких регистров, в част­ности, относятся ведомости распределения расхода материалов и зара­ботной платы, ведомости распределения услуг вспомогательных про­изводств и т.д.

При включении в учетные регистры предварительно сгруппирован­ных по определенным признакам массовых (рутинных) хозяйственных фактов накопительными итогами за отчетный период значительно со­кращается количество учетных записей, что снижает трудоемкость обобщения данных и подсчета итоговых оборотов.

Таким образом, первоисточником всех бухгалтерских записей, в первую очередь бухгалтерских проводок, являются документы. При этом каждый документ служит основанием для записей в соответствую­щий учетный регистр. Обоснованное распределение документов между учетными регистрами является одной из важнейших предпосылок по­становки учета, разделения учетного труда, а следовательно, сущест­венным резервом снижения его трудоемкости и стоимости.

Содержание записей в учетных регистрах определяется их видами, построением и назначением.

Наиболее существенными элементами бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

• дата записи в регистр;

• номер и дата документа, на основании которого произведена за­пись;

• обоснование содержания записи;

• принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;

• сумма.

Указанные элементы в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты.

В графе «Основание и содержание записи» излагается краткое со­держание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет­ся кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственной операции.

Бухгалтерские записи должны быть по смыслу точными и ясными, т.е. они должны отражать хозяйственные факты в полном соответствии с действительностью и исключать возможность их различного понима­ния или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво, с тем чтобы их можно было легко и правиль­но прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров, к тому же по ак­куратно оформленному документу, позволяет легко обнаружить воз­можную ошибку и сразу же исправить ее.

13 - 3762

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитывают- ся итоги оборотов за период и исчисляется сальдо на бухгалтерских счетах.

Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах

В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов проверки итогов записей. Контроль "основан на взаимной системе увяз­ки данных учётных регистров. Так, если регистр построен по шахмат­ному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с ито­говой суммой по горизонтали.

Для проверки полноты записей можно подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, и сопоставить их с общей суммой, подсчитанной по первичным документам (тем самым убедить­ся в равенстве контрольных итогов).

Другой способ контроля — взаимосверка итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды в силу оформления одного хозяйственного факта в двух доку­ментах, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получа­тель — в приходном кассовом ордере, и оба документа на один факт фиксируются в двух бухгалтерских проводках. В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерская проводка на сумму денежных средств, цоступивших с расчетного счета (валютного, особо­го и других счетов в банке), составляется и переносится в Главную книгу один раз; в нашем случае — по итоговым данным ведомости № 1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в текущем отчетном периоде. Эта же сумма, но учтенная в аналитической коррес­понденции счетов в регистре учета расходования денежных средств, после сверки «открыживается» в соответствии с банковским счетом в отдельности.

Важным моментом в контроле является сверка данных синтетичес­кого и аналитического учета.

После всех проверок записей данные переносятся в Главную книг по данным которой составляется отчетность.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях

Оформлять как первичные документы, так и учетные регистры не­обходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и подчисток, осо­бенно в денежных документах и регистрах для учета денежных средств. Все исправления должны быть оговорены в соответствии с существую­щими правилами. Обнаруженные ошибки в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются сле­дующим образом:

• зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма; зачеркивание произво­дится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью работников, подписавших до­кумент, также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным. Например, если в учетном ре­гистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответствен­ного работника, который внес исправление;

• способом «красного сторно», состоящим в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается черни­лами красного цвета, что в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью синими или черными чернилами в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств.

Например, организация оприходовала материальные ценности от поставщика, отразив кредиторскую задолженность на сумму 100 000 руб., тогда как по счету поставщика она составляла 90 000 руб. Исправление можно осуществить следующим образом:

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100 000 руб. — ошибочная запись.

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и

подрядчиками» 100 000 руб. — исправление ошибки.

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 90 000 руб. — верная запись.

• способом дополнительной записи, применяемым в случаях, когда сумма хозяйственного факта, записанная в правильной корреспонден­ции счетов, занижена.

Например, в документах на поступление материальных ценностей от поставщика значится сумма 100 ООО руб., а принято к учету только на 80 ООО руб. Необходимо сделать дополнительную запись еще на 20 ООО руб. в пределах того же отчетного периода, в котором учинена неверная запись:

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 80 000 руб. — первоначально учтенная сумма.

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 000 руб. — дополнительная запись.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.

Практическое задание Задание № 5

Определите, что не относится к учетным регистрам:

а) ведомости;

б) карточки;

в) машинограммы;

г) путевые листы;

д) книги.

4.3. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учетаПонятие инвентаризации

В хозяйственной практике любого предприятия не исключается возможность тех или иных отклонений действительного наличия объ­ектов имущества, включая дебиторскую задолженность всех видов, и фактических сальдо обязательств предприятия от данных бухгалтер­ского учета на контрольную дату. Следствием таких отклонений явля­ются излишки, недостачи, пересортицы, суммовые разницы по товар- » но-материальным ценностям; излишки, недостачи денежных средств в < кассе, ценных бумаг и денежных документов, занижение, завышение числящихся в учете сальдо дебиторской и кредиторской задолженности _s по конкретным участкам расчетов (сделок); излишки, недостачи (а в пишевой, парфюмерной и некоторых других производственных отрас­лях экономики — и пересортица) незавершенного производства — ос­новного, вспомогательного, обслуживающего, незаконченных капи­тальных вложений. Причинами отклонений могут быть:

• превышение фактических недостач и потерь против установлен­ных норм естественной убыли сырья, материалов, топлива, товаров, готовой продукции при их хранении, перевозке, безвозвратных отходов и потерь (например, при транспортировке сыпучих грузов);

• хищения, растраты, недостачи, умышленная порча и уничтоже­ние оборотных запасов и внеоборотных активов;

• запущенность в аналитическом учете имущества и обязательств;

• различные искажения данных в документации, принятой к бух­галтерскому учету, ошибки в оценках имущества и в самих бухгалтер­ских проводках и т.п.

Контрольные функции бухгалтерского учета в системе управления хозяйствующего субъекта предполагают выявление в возможно корот­кие сроки указанных отклонений, внесение в данные бухгалтерского учета и отчетности соответствующих коррективов, обусловленных ре­зультатами установленных отклонений и полностью соответствующих им. Бухгалтерский учет может эффективно контролировать достовер­ность учетных данных о наличии имущества и реальность учетных дан­ных о дебиторско-кредиторской задолженности с помощью инвента­ризации (от лат. inventarium — опись хозяйственных предметов), пери­одически проводимого переучета наличного имущества и обязательств.

Инвентаризация является одним из наиболее доступных и действен­ных инструментов последующего контроля, т.е. контроля, реализуемо­го спустя определенное, зачастую значительное время после проведе­ния бухгалтерских процедур, за достоверностью данных бухгалтерского учета о наличии имущества и состоянии обязательств и средств в рас­четах.

Инвентаризация имеет государственную значимость: она не замы­кается на предприятиях и нередко используется при решении крупных задач развития экономики. Бухгалтерская отчетность в России счита­ется недействительной, если не были проинвентаризированы все ста­тьи бухгалтерского балансу и результаты такой инвентаризации не включены в бухгалтерскую отчетность. Порядок проведения инв