Понятие учетных регистров и их классификация
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражение ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание учетных регистров внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Регистры бухгалтерского учета могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации они должны выводится на бумажные носители информации.
Записи в учетных регистрах используются для контроля за производственно-финансовой деятельностью организации, а также для проведения экономического анализа и определения финансовых результатов.
Учетные регистры представляют собой таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они классифицируются по внешней форме, по назначению, по объему содержания.
По внешней форме учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и сводные листы. Бухгалтерские книги представляют собой скрепленные переплетом учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой (кассовые книги, книги складского учета, журнал учета движения путевых листов). Листы учетных книг нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью и подписью «зашнуровано, пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц. Книги применяются для синтетического и аналитического учета. Карточки представляют собой отдельные листы, разграфленные для учета, изготовленные из плотной бумаги или неплотного картона. Их открывают на год и хранят в специальных картотеках. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. Каждая картотека закрепляется за работником бухгалтерии. В основном карточки используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, а также расчетов и учета затрат на производство. Сводные листы представляют собой разновидность карточек, а отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат и хранятся в папках-регистраторах. К ним относятся сводные листы для ведения журналов-ордеров, ведомостей, машинограмм.
По назначению учетные регистры классифицируются на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологические регистры используются для регистрации всех хозяйственных операций по мере их осуществления и поступления документов в бухгалтерию. Например, кассовая книга, опись карточек по учету основных средств, реестр документов по реализации сельскохозяйственной продукции. Систематические регистры применяются для отражения записей экономически однородных по содержанию хозяйственных операций и объектов учета по синтетическим и аналитическим счетам. Например, главная книга, журнал-ордер №10-АПК, ведомости аналитического и синтетического учета.
Комбинированные регистры сочетают в себе хронологические и систематические записи. Например, журнал-ордер №9-АПК по счетам «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», «Расчеты с персоналам по прочим операциям», «Расчеты с учредителями», «Внутрихозяйственные расчеты».
По объему содержания учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. Синтетические регистры применяются для ведения хозяйственных операций по синтетическим счетам. При построении регистров синтетического учета используется шахматная форма графления учетных таблиц. Сущность ее состоит в том, что дебетуемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитуемые – в вертикальных колонках. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки. Данный принцип построения учетных регистров не нарушает принципа двойственного отражения операций и он используется при построении журналов-ордеров. Аналитические регистры используются для отражения операций по аналитическим счетам, детализируя содержание синтетических счетов. Для ведения аналитического учета могут применяться регистры, в которых учет строится отдельно от синтетического, параллельно синтетическому (инвентарная карточка по учету основных средств), совмещено с синтетическим (журнал-ордер № 6 по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Итоговые записи синтетических и аналитических регистров в конце месяца сверяются путем составления оборотных ведомостей или иным способом.
Формы учетных регистров разрабатываются и утверждаются в разрезе отраслей, министерств, ведомств. Типовые межведомственные формы имеют специальный код – журналы-ордера: Ж,1,2,3,4 и т.д. На базе их с учетом специфики особенностей конкретной отрасли разрабатываются отраслевые учетные регистры, которые имеют дополнительные обозначения отрасли. Например, учетные регистры, которые используются в сельскохозяйственных организациих, имеют следующие обозначения: журнал-ордер №1-АПК, журнал-ордер №2-АПК и т.д. Унификация учетной документации способствует внедрению рациональной организации бухгалтерского учета в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. При составлении и обработке документов могут быть допущены различные ошибки (неверно указаны корреспондирующие счета, ошибки в разноске и арифметических подсчетах).
Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяются следующие способы: корректурный, дополнительных проводок, «красное сторно».
Корректирующий способ заключается в зачеркивании ошибочной записи и написании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Данный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспондирующих счетов. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Исправление ошибки должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления.
Способ дополнительной проводки используется, когда корреспонденция счетов указана правильно, а сумма указана в меньшем размере, чем следовало. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную запись на разность между правильной и преуменьшенной суммами, с той же корреспонденцией счетов.
Способ «красное сторно» применяется, когда в учетных записях указана не правильная корреспонденция счетов или большая, чем следовало, сумма. Исправительная бухгалтерская запись или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. Цифры, написанные красными чернилами либо взятые в рамку, при подсчете итогов вычитают, в результате чего ошибочная и сторнировочнная записи взаимно уничтожаются, и остается правильная запись.