Как оформить результаты инвентаризации
После инвентаризации оформленные описи и акты передайте в бухгалтерию фирмы. Если в них зафиксированы расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений занесите в сличительные ведомости. Для этих ведомостей предусмотрены унифицированные формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме N ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме N ИНВ-19 - товарно-материальных ценностей и т.д.
Сличительные ведомости составляют в двух экземплярах:
- один экземпляр остается в бухгалтерии;
- второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность данного вида ценностей.
Ведомости хранят в архиве фирмы пять лет.
В некоторых случаях вы можете покрыть недостачу излишками аналогичных материальных ценностей (пересортица). Иногда при пересортице можно провести взаимозачет излишков и недостач. Материально ответственные лица должны представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной ведомости отразите зачет, то есть укажите сумму недостач, покрытую излишками.
Иногда может оказаться, что недостачи или излишки ценностей возникли из-за ошибок в бухгалтерском учете. Например, отдельные ценности не были оприходованы. В этой ситуации разницу между учетными данными и результатами инвентаризации отразите в графе "Отрегулировано за счет уточнения записей в учете". Такая графа есть в сличительной ведомости N ИНВ-19, предназначенной для ревизии товарно-материальных ценностей.
Сличительная ведомость может быть заполнена так, как показано ниже.
Унифицированная форма N ИНВ-19
┌──────────┐
│ Код │
├──────────┤
Форма по ОКУД │ 0317017 │
ООО "Агрегат" ├──────────┤
---------------------------------------------- по ОКПО │ 40062011 │
организация ├──────────┤
Складское хозяйство N 2 │ - │
------------------------------------------------------ │ │
структурное подразделение ├──────────┤
Вид деятельности │ 28.12 │
┌─────┼──────────┤
Основание для проведения приказ, -постановление, │номер│ 17 │
инвентаризации: распоряжение- │ │ │
-------------------------┼─────┼──────────┤
ненужное зачеркнуть │дата │26.12.2015│
└─────┼──────────┤
Дата начала инвентаризации │30.12.2015│
├──────────┤
Дата окончания инвентаризации │31.12.2015│
├──────────┤
Вид операции │ 85 │
└──────────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
│ 15 │ 31.12.2015│
СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ └─────────┴───────────┘
РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО-
МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Проведена инвентаризация фактического наличия ценностей,
находящихся на ответственном хранении
Кладовщика Сомова Андрея Михайловича
------------------------ -----------------------------------------
должность фамилия, имя, отчество
- -
------------------------ -----------------------------------------
должность фамилия, имя, отчество
31 декабря 2015
по состоянию на "--" --------- ---- г.
При инвентаризации установлено следующее:
2-я страница формы N ИНВ-19
| Номер по порядку | Товарно-материальные ценности | Единица измерения | Номер | Результаты инвентаризации | Отрегулировано за счет уточнения записей в учете | ||||||||||||
| инвентарный | паспорта (документа о регистрации) | излишек | недостача | ||||||||||||||
| код по ОКЕИ | наименование | излишек | недостача | ||||||||||||||
| количество | сумма, руб. коп. | количество | сумма, руб. коп. | ||||||||||||||
| наименование, характеристика (вид, сорт, группа) | код (номенклатурный номер) | количество | сумма, руб. коп. | номер счета, статьи, заказа | количество | сумма, руб. коп. | номер счета, статьи, заказа | ||||||||||
| Термостат "Геркулес" | шт. | - | - | 3000,00 | - | - | - | - | - | - | - | - | |||||
| Термостат "Антей" | шт. | - | - | - | - | 3000,00 | - | - | - | - | - | - | |||||
| Итого | 3000,00 | 3000,00 | - | - | X | - | - | X |
Куликовская Куликовская И.А.
Бухгалтер ----------- ------------------------------
подпись расшифровка подписи
3-я страница формы N ИНВ-19
| Пересортица | Приходуются окончательные излишки | Окончательные недостачи | |||||||||||||
| излишки, зачтенные в покрытие недостач | недостачи, покрытые излишками | ||||||||||||||
| количество | сумма, руб. коп. | номер счета | количество | сумма, руб. коп. | количество | сумма, руб. коп. | количество | сумма, руб. коп. | |||||||
| количество | сумма, руб. коп. | порядковый номер зачтенных излишков | количество | сумма, руб. коп. | порядковый номер зачтенных излишков | ||||||||||
| 3000,00 | 3000,00 | - | - | - | - | - | - | - | - | - | |||||
С результатами сличения ознакомлен:
Материально Кладовщик Сомов Сомов А.М.
ответственное(ые) лицо(а) ---------- ------- -------------------
должность подпись расшифровка подписи
_________ _______ ___________________
должность подпись расшифровка подписи
Внимание! На ценности, которые находятся у вас на ответственном хранении или в аренде, составьте отдельные сличительные ведомости.
На основании данных ведомостей бухгалтер должен внести исправительные записи в бухгалтерский учет. Излишки оприходуйте, недостачи взыщите с материально ответственных лиц или спишите.