Какие общие правила важны при заполнении отчетности

Начнем наш практикум по заполнению годовой бухгалтерской отчетности с бухгалтерского баланса. Скачайте бланк этого документа здесь>>>, откройте или распечатайте его – и приступим.

Оформлять отчеты мы будем на примере компании ООО «СуперБлок» – производственного предприятия, которое занимается изготовлением кирпичей.

ООО «СуперБлок» создано в декабре отчетного года. И все операции, которые надо отразить в бухгалтерской отчетности, произошли в этом же месяце. А значит, они относятся ко всему отчетному году.

Кстати, у компаний, зарегистрированных после 30 сентября, есть право не составлять бухгалтерскую отчетность по итогам первого неполного года.

Но это правило действует, только если собственники компании не против. В целях практикума мы предположили, что учредитель ООО «СуперБлок» потребовал первый годовой баланс на ближайшее 31 декабря.

Сведения для заглавных строк отчетности берут из документов, которые должны быть у каждой организации на момент ее рождения.

Это устав общества, свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет и письмо из отделения статистики.

Вот данные для нашего предприятия (условные):

Внесите эти сведения в шапку бухгалтерского баланса самостоятельно.

Напомним, что отчеты заполняют либо в тысячах рублей (код 384), либо в миллионах рублей (код 385). Выберите первый вариант и зачеркните в шапке баланса код 385.

Бухгалтерскую отчетность заполняют либо в тысячах, либо в миллионах рублей.

А теперь сравните результат. Вот как должна выглядеть шапка бухгалтерского баланса ООО «СуперБлок» в итоге.

Общие правила заполнения полей в бухгалтерской отчетности таковы. Поля, в которых стоят крестики, не заполняются (впрочем, в балансе таких полей нет). Поля, для которых у компании нет значений, надо прочеркивать. Отрицательные показатели и те, которые вычитаются из других, принято вписывать в скобках.

Строки отчетов, подаваемых в налоговую инспекцию и отделение статистики, должны быть пронумерованы кодами, которые указаны в приложении 4 к приказу Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н.

В вашем бланке бухгалтерского баланса они уже есть.

Для существенных показателей в отчеты добавляют дополнительные строки. Что существенно, а что нет, каждая компания решает сама.

Полочки-статьи баланса

Прежде всего положите перед собой бланк бухгалтерского баланса. Его форма утверждена приказом Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н. Баланс должен быть перед глазами, иначе вам будет сложно разобраться с тем, о чем сейчас пойдет речь.

Активы и пассивы предприятия отображаются в балансе на разных половинках: левой и правой. Это сделано для того, чтобы имущество и долги организации случайно не перемешались. Имущество должно быть в активах, долги — в пассивах. Иначе быть не может.

Однако если вы как бухгалтер станете перечислять в балансе все имеющиеся у предприятия активы и пассивы, то в налоговую инспекцию вместо отчета на двух страничках вам придется отправлять толстенную книгу.

Вот именно поэтому уже давным-давно бухгалтеры разбили все активы и пассивы, которые есть у каждой компании, на несколько групп и назвали эти группы статьями баланса.

Каждой статье они присвоили свое название и выделили для нее свою строку. Все статьи баланса — это как будто специально предназначенные полочки, по которым бухгалтер раскладывает все активы и пассивы.

На полке под названием «Денежные средства» разместятся и те деньги, которые хранятся в кассе предприятия, и те, что лежат на расчетном счете в банке, и денежные документы (например, авиабилеты).

Заметьте: в балансе могут встречаться статьи с одинаковыми названиями.

Например, в активах у нас есть две строки «Финансовые вложения».

Это не повтор и не ошибка. Дело в том, что финансовые вложения делятся на два вида: те, которые вернутся к нам не раньше чем через год (внеоборотные активы), и те, которые вернутся к нам в течение года (оборотные активы).

В пассиве баланса есть две строки с названием «Заемные средства» и две строки «Оценочные обязательства». Они тоже относятся к разным разделам баланса. С такими похожими статьями баланса вы постепенно научитесь разбираться. Никаких сложностей здесь нет. А пока продолжим знакомство со структурой баланса.

Посмотрите на самую левую графу баланса, которая называется «Пояснения». Зачем она нужна?

Дело в том, что помимо бухгалтерского баланса вы будете составлять и другие отчетные документы, которые призваны подробнее раскрыть содержание всех статей баланса. Один из них так и называется — «Пояснения к бухгалтерскому балансу». Каждому пояснению в этом документе присваивается уникальный номер. Этот номер вы и запишете напротив статьи баланса, которую поясняет документ.

Время в балансе

Современные бухгалтеры не делят год, как люди в повседневной жизни, на зиму, весну, лето и осень. Они делят его на отчетные периоды.

То есть промежутки времени, по итогам которых бухгалтер должен взять в руки чистый бланк бухгалтерского баланса и заполнить его.

По закону минимальный отчетный период — это год. Но, как правило, собственники и руководство хотят иметь данные и за более короткие периоды. К тому же балансом могут поинтересоваться банки, инвесторы или другие «чужаки» (по условиям договора).

Чаще всего баланс заполняют по окончании каждого квартала, то есть трех месяцев года. С 1 января по 31 марта — это первый квартал, с 1 апреля по 30 июня — второй квартал, с 1 июля по 30 сентября — третий квартал, с 1 октября по 31 декабря — четвертый квартал.

Если не указать конкретную дату для составления баланса, то один бухгалтер заполнит баланс на один день, а другой — на другой. Возникнет путаница. Бухгалтеры, как известно, неточностей не терпят. Поэтому в бланке баланса есть третий столбец.

В эту графу бухгалтеры вписывают точную дату, НА которую составляют баланс. И она у всех бухгалтеров всегда одинаковая. Этой датой является последний календарный день каждого отчетного периода. Такая дата называется отчетной датой.

Если баланс заполняется ежеквартально, отчетными датами будут 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря. При этом бухгалтер отчитывается ЗА прошедший с начала года период, который называют отчетным периодом. То есть баланс составляют ЗА первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

А перед кем, спросите вы, надо отчитываться? Ну, во-первых, как вы уже поняли, перед создателями компании — ее учредителями. Им ведь надо знать, как растет и развивается их детище.

А во-вторых, перед государством в лице налоговых инспекторов. Хотя заметим, что с 2013 года сдавать бухгалтерский баланс в инспекцию достаточно лишь по итогам года. А не каждый квартал.

Если вы поняли, как работать с отчетными датами и периодами, то нам осталось разобрать всего лишь один простой, но очень важный момент.

Представьте, что 31 декабря вы поехали в Париж и за целый день нащелкали кучу фотографий.

А теперь скажите, вы успеете создать красиво оформленный альбом со всеми фотографиями за оставшийся вечер? Нет, конечно. Скорее всего вечером вы не альбом составляли бы, а праздновали Новый год.

А альбомом вы займетесь позже, например в марте, когда появится свободное время.

Так же действует и бухгалтер. Он берет все фотографии стоимости, сделанные НА отчетную дату (такие фотографии называются бухгалтерскими документами). Но не сидит с ними всю ночь, чтобы к утру сделать баланс. А переносит данные из них в баланс постепенно — в течение срока, установленного руководством или собственниками. А годовой баланс бухгалтер готовит еще дольше — до трех месяцев.

Вот и получается, что бухгалтерский баланс хоть и отражает состояние активов и пассивов на 31 декабря отчетного года, но готов бывает лишь в марте следующего года.

Баланс — это как альбом с фотографиями активов и пассивов. Только на фотографиях изображены не сами активы и пассивы в натуральной форме, а их стоимость. То есть записанная в клеточке баланса цифра — это и есть фотография стоимости.

А теперь зададимся вопросом: как быть вновь созданным организациям? Когда и за какой период (на какую дату) бухгалтер такого предприятия составит первый в его жизни баланс?

Так вот, первым отчетным годом для организаций, созданных ранее 1 октября, считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря этого же года. А вот для организаций, созданных 1 октября и позже, первый отчетный год можно при желании продлить до 31 декабря следующего года. Но можно и урезать до текущего.

Если компания создана 1 октября или позже, первый годовой баланс можно перенести на 31 декабря следующего года.

Баланс можно сравнить не только с фотографиями, но и с рентгеновскими снимками. Одна из важнейших задач бухгалтера — вовремя определять по ним болезни компании. Любой врач знает простую истину: чтобы правильно поставить диагноз и вылечить больного, нужно следить за его болезнью в динамике. Это значит, что необходимо наблюдать за больным в течение определенного времени, сравнивать все показатели и отмечать изменения.

То же самое должен делать и профессиональный бухгалтер. Ему нужно на протяжении нескольких лет сравнивать снимки предприятия. Только в этом случае удастся получить истинную картину состояния дел. Вот поэтому, чтобы вам легко было провести подобную «диагностику», баланс включает в себя показатели за три года — текущий, прошлый и позапрошлый.

Данные позапрошлого года заносят в пятый (самый правый) столбец баланса. В шапке этого столбца нужно указать позапрошлый год.

Данные за прошлый год заносят в четвертый (предпоследний) столбец. Здесь в названии нужно поставить предыдущий год.

Данные за текущий отчетный период вписывают в третий столбец баланса. Сюда нужно вписать отчетную дату. Она будет полностью совпадать с той, что в заголовке бухгалтерского баланса.

Если вы не запомнили эту информацию с первого раза, ничего страшного. В каждом балансе есть подсказки, в какой столбец какие данные необходимо вносить.

Стоимость или количество

Теперь давайте вспомним одно из главных правил бухучета — все имущество компании измеряется не штуками, не метрами и не килограммами, а стоимостью. Ведь стоимость — единственный показатель, который всегда сохраняется.

Если бы вы измеряли товар на складе в килограммах или литрах, то, отдав его покупателю, возникший с его стороны долг (дебиторскую задолженность) вы уже не смогли бы измерить этими килограммами или литрами. 100 руб. долга — это понятно. А вот 100 л долга или 100 м долга — это абсурд.

Или как, например, вы измерите работу сотрудников? Работа, которая стоит 5000 руб., — это понятно. А работа, которая весит 100 кг, — такого попросту быть не может.

Вот поэтому бухгалтер всегда смотрит только на стоимость. И делает это он потому, что стоимость всегда сохраняется. Она всегда присутствует и в материальных вещах, и в процессах, и в долгах, и в нематериальных активах. Именно это правило работает и в балансе: активы и пассивы измеряются стоимостью.

Это важно: в балансе отражают только стоимость — универсальную характеристику всех активов и пассивов.

Представьте, что у каждого бухгалтера есть особые бухгалтерские очки и как только он их надевает, то начинает видеть только стоимость. Когда он смотрит на короб бумаги на складе, то видит 1000 руб. запасов, когда смотрит на сотрудника, видит 15 000 руб. задолженности по заработной плате (кредиторская задолженность).

Вот, скажем, у нас есть партия хлеба: 1000 буханок по 15 руб. Если вы смотрите на них через бухгалтерские очки, то видите 15 000 руб. А если вы снимете бухгалтерские очки, то вновь увидите 1000 буханок хлеба.

Но вернемся к бухгалтерскому балансу. Напомним, что вы как бухгалтер должны предоставлять его учредителям по первому их запросу, а годовой баланс сдавать в налоговые органы. Так вот, единицей измерения в таком балансе будут тысячи или миллионы без десятичных знаков.

А это значит, что важно правильно округлять стоимость активов и пассивов, чтобы не нарушить точности баланса. Поэтому давайте разберемся с этим сразу на цифрах, потренируемся.

Берем распечатанный баланс. Находим статью «Запасы». Заодно посмотрим, как заносить данные прошлого и позапрошлого годов. И как округлять суммы.

Представьте, что вы являетесь бухгалтером ООО «Гранд», которое было создано 16 сентября 2013 года. И допустим, что сейчас июль 2014 года, а у вас в руках находятся все бухгалтерские документы этого предприятия. Раз баланс вы составляете в июле 2014 года, значит он за полгода, то есть по состоянию на 30 июня 2014 года.

В самый правый столбец (столбец позапрошлого года) записывать нечего, потому что в позапрошлом году компания еще не существовала, а значит, у нее не может быть данных за этот период. Ставим прочерк.

Возьмите на заметку. В тех графах, для которых данных не существует, ставьте прочерк.

Чтобы заполнить столбец прошлого года, необходим баланс на 31 декабря прошлого года, и допустим, что в конце 2013 года по статье «ЗАПАСЫ» у ООО «Гранд» числилось 149 500 руб.

А к 30 июня 2014 года по бухгалтерским документам текущего года стоимость запасов составила уже 180 150 руб. Отразим эти суммы в нужных столбцах. И что важно: округлим их до полных тысяч — десятичные знаки от 001 до 499 включительно отбросим, а от 500 округлим до единицы.

Равновесие в балансе

И наконец, главный принцип любого бухгалтерского баланса. Сумма активов предприятия всегда должна совпадать с суммой его пассивов. Ведь стоимость всегда сохраняется. Она не может исчезнуть в никуда и появиться из ниоткуда.

А это означает и то, что все предприятия мира — и бедные, и богатые, и сверхбогатые — имеют в своей собственности одинаковое количество стоимости. И это количество всегда равно нулю. У компании нет ничего своего.

Наверняка мы вас сейчас удивили. Поскольку вы только начинаете осваивать бухучет, вам трудно поверить в то, что у любой компании нет ничего своего. Но очень скоро вы поймете, что по-другому и быть не может.

Вы знаете, что люди бывают разными. Один — с полными карманами денег, а другой — весь в долгах как в шелках. Вот и предприятия тоже бывают и богатыми, и бедными.

Но самое удивительное то, что у любой компании общее количество активов, измеренное в рублях, всегда равно общему количеству пассивов, тоже измеренному в рублях.

Еще раз: стоимость активов предприятия равна стоимости его пассивов.

Потому-то бухгалтерский баланс так и называется. Cлово «БАЛАНС» в переводе с латинского языка имеет два значения: «ВЕСЫ» и «РАВНОВЕСИЕ». Дословно: bis — дважды, lanz — чаша весов, то есть двухчашечные весы.

Проще говоря, баланс — это весы, у которых обе чаши всегда находятся в равновесии, потому что стоимость активов всегда должна быть равна стоимости пассивов.

Активы — это ценности, которыми располагает предприятие. А пассивы — это его долги. Так как активы всегда равны пассивам, то и получается, что после раздачи всех долгов у компании не останется ни копейки своей собственной ценности.

Если, заполнив баланс, вы увидите, что стоимость активов превышает стоимость пассивов, то есть баланс перекосило в левую сторону, то это вовсе не значит, что ваше предприятие разбогатело. Это значит только то, что вы где-то допустили ошибку.

Это только с виду баланс кажется простой бумажкой. На самом деле это замечательный прибор для поиска бухгалтерских промахов. Как только баланс перекашивает влево или вправо, это сигнал к тому, что надо искать ошибку.

Если баланс перекосило, надо искать ошибку!