Присвоение имен полям и выбор типа данных

Практическая работа № 9.

Тема урока «Работа с таблицами в базе данных».

Цели:

- закрепить знания, полученные при работе с БД по созданию таблиц;

- научиться эффективно управлять данными в созданных таблицах.

Теоретическая часть

Создание таблицы

Создание таблицы производится в два этапа:

1. определение структуры таблицы;

2. ввод данных.

При создании новой базы данных MS Access автоматически входит в режим создания таблицы. Ей присваивается имя Таблица 1.

Для добавления новой таблицы в БД необходимо выполнить следующие действия: вкладка Создание–группаТаблицы–кнопкаТаблицы.

Определение структуры таблицы

Структура таблицы может быть создана с использованием режима Таблицылибо в режимеКонструктора.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (Переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.

Так, например, тип данных Поле объекта OLE указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунки, графики и прочие объекты). Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка. Наиболее распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной таблицы. В качестве поля списка подстановок допускается выбор нескольких столбцов (ключевого поля и поля, значения которого отражают смысл хранимых в ссылочной таблице или запросе данных, например, поля "Название"). В этом случае мастер подстановок рекомендует скрыть значения ключевого поля, а в качестве подстановочных предлагать значения присоединенного столбца. Значения из сформированного списка пользователь может выбрать при заполнении таблицы данными. При выборе значения из списка задается значение внешнего ключа в текущей записи, совпадающее со значением ключевого поля соответствующей записи в связанной таблице.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

Сортировка информации

Для удобства просмотра информации в таблице ее содержимое можно отсортировать по значениям одного или нескольких столбцов. Для этого выделяется столбец и выполняется команда Сортировка от А до Я или Сортировка от Я до А. Можно также использовать значки По возрастанию или По убыванию на закладке Главная.

Фильтрация записей

С помощью фильтра можно отобразить только часть записей таблицы, удовлетворяющих некоторому условию.

Существуют следующие типы фильтров.

1 Обычные фильтры:используются для фильтрации по значению илидиапазону значений.

2 Фильтрация по выделенному: позволяет отсортировать все строки втаблице, содержащие значение, которое совпадает с выделенным значением в строке. Используется в режиме таблицы.

3 Фильтр по форме: используется,если требуется отфильтровать несколько полей в форме или таблице либо найти конкретную запись.