Хто ви: «жайворонок», «сова» чи аритмік?

Питання для обговорення

1. Яка мета раціонального планування службових приміщень?

Розміщення і планування службових приміщень Мета раціонального планування

1. Зменшення часу, необхідного для виконання роботи

2. Забезпечення умов праці, що сприяють підвищенню ефективності і зменшенню напруженості.

3. Ощадливе використання робочої площі без збитку для діяльності

2. Якими правилами слід керуватися менеджеру при розміщенні та плануванні службових приміщень?

Правила розміщення і планування службових приміщень

1. Рух робочого потоку повинен йти по прямих лініях, без зайвих поворотів і переміщень.

2. Структурні підрозділи і співробітників, які часто контактують між собою, розміщують поблизу одне від одного.

3. Обладнання і меблі розміщують так, щоб працівникам було зручно підходити до них і користуватися ними.

4. У приміщенні не повинні знаходитися предмети, що не потрібні працівникам безпосередньо в процесі роботи.

5. Площа для кожного співробітника повинна відповідати виконуваній роботі

3. У чому сутність поняття “ наукова організація робочого місця”?

Наукова організація робочого місця передбачає, що воно займає мінімальну площадку службового приміщення, обладнано меблями і сучасною оргтехнікою, що забезпечують виконання робіт відповідно до вимог науково- обгрунтованої технології управлінського процесу і мінімальних фізичних зусиль з боку службовця

4. Яких правил слід дотримуватися менеджеру при організації свого робочого місця?

Правила організації робочого місця

1. Не слід тримати на робочому місці нічого зайвого.

2. Усе, що беруть правою рукою, розташовується праворуч, лівої - ліворуч.

3. Усе, чим користуються частіше, розташовується ближче, рідше - далі.

4. Предмети праці, якими працівник користається постійно, повинні розташовуватися на зручному місці, щоб уникнути зайвих рухів і поворотів.

5. Документи, з якими працює службовець, необхідно розміщувати так, щоб їх можна було швидко побачити, взяти і зручно ними користатися.

5. Що таке нормальна та максимальна робоча зона?

Нормальна робоча зона в горизонтальній площині обмежується уявлюваною дугою, що окреслює кінцями пальців правої й лівої рук, зігнутих у ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі. Така зона займає близько 1000 мм по фронту й 300 мм у глибину. Тут розташовуються найбільше часто використовувані засоби й предмети праці й виконується основна робота.

Максимальна робоча зона в горизонтальній площині обмежується уявлюваною дугою, що окреслює кінцями пальців повністю витягнутої руки людини. У цій зоні (працівник діє витягнутими руками) розташовуються засоби праці, використовувані рідше. Перекрита площа (для двох рук) визначається близько 1500 мм по ширині й 500 мм у глибину. Звичайно габарити стола приймаються трохи більшими, ніж максимальна зона досяжності.

6. Які фактори впливають на умови праці?

Фактори, що впливають на умови праці

1. Освітлення.

2. Колір.

3. Температура.

4. Вологість повітря.

5. Рівень шуму.

7. Які типи освітлення службових приміщень Ви знаєте?

Типи освітлення службових приміщень

Пряме, при якому 90-100 % світла падає прямо - униз. При такому освітленні розсіювання майже відсутнє, світло розподіляється нерівномірно, створюються сильні тіні, значний сліпучий ефект. Тому воно не є раціональним для службових приміщень.

Напівпряме, при якому 60-90 % світла падає вниз, а 10-40 % направляється нагору і відбивається від стелі. Цей тип освітлення зручний для невеликих службових приміщень. У великих службових приміщеннях світло дає сильний сліпучий ефект.

Пряме - непряме, при якому 40-60 % світла падає вниз. Він створюється лампами денного світла, де промені світла розділяються у великих службових приміщеннях.

Напівнепряме, при якому 10-40 % світла падає вниз і 60-90 % світла направляється нагору і відбивається від стелі. При цьому типі освітлення досягається гарне розсіювання, скорочується сліпучий ефект, тіні зведені до мінімуму.

Непряме, при якому 90-100 % світла направляється нагору і відбивається від стелі і стін. У даному випадку розсіювання світла дуже гарне. Однак при цьому необхідно велику увагу приділяти нагляду за стелею, щоб тримати її в чистоті і забезпечувати максимальне відображення світла.

8. Які правила пофарбування службових приміщень Ви знаєте?

Колір є партнером світла. Світлий колір збільшує освітленість, темний - зменшує.

Кольори класифікуються на теплі і холодні. Теплі кольори - червоний, жовтий, коричневий. Холодні кольори - синій, фіолетовий, темно-зелений. При фарбуванні службових приміщень необхідно дотримувати таких правил:

1. Якщо природне світло падає з північної чи східної сторони, він буде холодним світлом світло-блакитного кольору. Для того щоб створити більш радісну атмосферу, протилежну стіну варто офарблювати в теплі кольори.

2. У тих випадках, коли природне світло падає з південної чи західної сторони, він буде теплим світлом жовтуватого чи червонуватого відтінку. Для того щоб зм'якшити його, протилежну стіну варто офарблювати в холодні кольори.

3. У вузькій довгастій кімнаті причілки краще офарблювати у світлі кольори, а стіну, протилежну вікну, - у більш темні кольори.

4. Щоб додати квадратній кімнаті вид правильного чотирикутника, стіну, протилежну вікну, необхідно офарблювати у відмінний від інших колір.

5. Для того щоб висока стеля здавалася більш низькою, її і верхню частину стін офарблюють у темний колір. Щоб низька стеля здавалася більш високою, крайку стелі фарбують тим же кольором, яким покрита стіна, а стелю - світлим кольором. Стеля нормальної висоти повинна бути пофарбована світлою, що добре відбиває світло, фарбою.

6. Звичайно підлоги повинні бути темніше стін, що, у свою чергу, повинні бути темніше стелі. Однак існує тенденція робити підлогу можливо світліше, щоб збільшити відображення світла і створювати велику освітленість приміщень.

7. Колір варто вибирати з урахуванням типу освітлення. Лампи денного світла додають квітам світло-блакитний відтінок, лампи накалювання - жовтуватий відтінок.

8. Варто уникати різких контрастів у кольорі. Тому краще змішувати кольори. Одні кольори можна використовувати для того, щоб підкреслити найбільш важливі елементи, а інші - щоб сховати малозначні елементи.

9. Для фарбування стін в одному приміщенні бажано використовувати два чи три різних кольори. Це в першу чергу стосується великих приміщень. Використання різних кольорів у невеликому приміщенні додає йому ще менший розмір.

10. Звичайно коефіцієнт відображення стін повинний складати 50-60 %. Це дозволить уникнути сліпучого ефекту і максимально використовувати відбите світло.

11. Для скорочення витрат, пов'язаних з доглядом за приміщенням, колір обробки може бути більш темними, чим колір, у які пофарбовані стіни. Наприклад, ясно-коричневий колір може бути використаний на зеленій стіні, ясно-сірий на стіні, пофарбованій в голубий чи коричневий колір. Можливі найрізноманітніші сполучення кольорів.

12. Для того, щоб замаскувати структурні елементи, такі, як труби, поглиблення, колони, варто використовувати для їхнього фарбування той же самий колір, яким пофарбоване тло. Двері можуть бути пофарбовані в той же самий колір, що і стіна.

13. Яскраво-червоний колір доцільно використовувати для того, щоб виділити спеціальне устаткування (наприклад, сигнали пожежної тривоги). Яскраві фарби треба використовувати обережно, їх не слід застосовувати на великих поверхнях.

14. Темні фарби вимагають менше догляду, світлі створюють у приміщенні враження чистоти.

15. Темні фарби додають кімнаті інтимний вид, світлі використовуються, щоб створити враження великої площі.

16. Наступні кольори рекомендуються для визначених службових приміщень: для коридорів - яскраві фарби (наприклад, жовта, оскільки звичайно в коридорі не вистачає природного світла); для звичайних приміщень - білий колір для стель, м'які холодні - для стін, що знаходяться перед службовцями, оскільки вони більш спокійні для ока, але компенсувати це треба фарбуванням у теплі сонячні кольори інших стін; для окремих кабінетів - темні і багаті кольори у відповідності зі смаком власника кабінету.

9. Як впливають на організм людини температура, вологість та рівень шуму?

Підвищення і зниження температури на 10 - 12% приводить до 15- відсоткового і більше зниження продуктивності праці.

Рівень температури пов'язаний з вологістю повітря. При одній і тій самій температурі вологе повітря здається печенею, а сухе - холодним. Нормальна вологість повинна складати 40-60 %, мінімальна - 25-30 %.

Недостатність свіжого повітря викликає сонливість і млявість.

Дослідження показали, що в умовах шуму в першу чергу страждають слухові функції. Так, після дії шуму інтенсивністю 120 дб протягом години необхідно 5 годин, щоб відновити гостроту слуху. Дві хвилини шуму інтенсивністю в 140 дб приводить до втрати слуху на 2 години. Підвищений шум негативно впливає на кровообіг, подих, травлення і т.д.

Шум приводить до зниження продуктивності праці, викликає напругу, стомлюваність, не дає можливості зосередитися. Праця службовців, що включає елементи розумової праці, вимагає спокійної обстановки.

Дослідження показали, що друкарка при роботі в гучному приміщенні витрачає калорій на 19 % більше, ніж при роботі в спокійній обстановці. Після акустичної обробки приміщення кількість помилок зменшилася на 53 %, продуктивність праці зросла на 8,8 %, плинність знизилася на 45 %, невиходи на роботу скоротилися на 37 %.

1. Які організаційні принципи початку робочого дня Ви знаєте?

Початок дня:

1. Розпочинати день з гарним настроєм.

2. Виконання фізичних вправ, сніданок, збори на роботу.

3. Розпочинати роботу в один і той самий час.

4. Перевіряти план дня.

5. Спочатку робити найважливіші завдання.

6. Розпочинати роботу без тривалого періоду «впрацювання».

7. Погоджувати план дня з секретарем.

8. Вранці займатись виконанням найважливіших та найскладніших справ (категорії А).

2. Які організаційні принципи можна використовувати протягом дня?

Основна частина дня:

9. Підготуватись до виконання кожного завдання за планом.

10. Чітко встановлювати тривалість виконання кожної справи.

11. Запобігати імпульсивних дій, які заважатимуть виконанню плану.

12. Відхиляти невідкладні проблеми, що виникають додатково.

13. Запобігати незапланованих справ.

14. Своєчасно робити перерви.

15. Однорідні завдання виконувати серіями (блоками).

16. Розпочинати наступну справу тільки після завершення попередньої.

17. Раціонально використовувати часові перерви між виконанням завдань.

18. Працювати антициклічно.

19. Встановлювати «закриті» та «спокійні» години.

20. Контролювати час та плани.

3. Які слід закінчувати робочий день? Які коливання працездатності людини спостерігаються протягом дня?

Завершення дня:

21. Завершувати незроблене.

22. Контролювати результати (самоконтроль).

23. Складати плани на наступний день.

24. Кожний день повинен мати свою кульмінацію.

25. Додому йти з добрим настроєм.

Завершення дня:

21. Завершувати незроблене.

22. Контролювати результати (самоконтроль).

23. Складати плани на наступний день.

24. Кожний день повинен мати свою кульмінацію.

25. Додому йти з добрим настроєм.

4. Що таке графік працездатності?

Працездатність кожної людини піддається певним коливанням, які проходять в межах природного ритму. Говорять про "людину ранку" або "жайворонка", і про "людину вечора" або "сову". Перші можуть особливо добре працювати зранку, але швидко стомлюються в другій половині дня і мають відповідно більшу потребу в ранньому закінченні роботи.

Другі входять в форму тільки ближче до полудня, їм краще всього пра-цюється вечорами (до глибокої ночі).

Ні один із цих основних типів не працює краще або гірше іншого, просто вони працюють по-різному. Пік працездатності у них припадає на різні періоди дня. Середньостатистичні коливання працездатності протягом доби можна показати за допомогою кривої (графік коливання працездатності) (рис. 10.1). Вісь "100 %" на графіку задає середнє значення денної фізіологічної працездатності, причому заштриховані зони зверху і знизу від осі приблизно однакові за площею.

5. Що таке біологічні закономірності? Які Ви знаєте біологічні закономірності роботи людини?

6. Що таке біоритми? Які Ви знаєте біоритми?

Менеджеру потрібно працювати і жити не всупереч, а відповідно до біологічного ритму, тому що поряд з регулярними коливаннями денної працездатності спостерігаються інші біологічні закономірності протягом більш тривалих періодів часу – біоритми.

Працездатність людини має регулярні фази активності і розслаблення. Основою науки про біоритми є об’єктивна істина, відповідно до якої в організмі людини постійно відбувається процес будівництва і руйнування кліток, що істотно впливає на його фізичний стан і активність. Подібні зміни клітин ведуть до підвищення чи зниження змісту в крові живильних речовин, а це, у свою чергу, впливає на наш потенціал.

Відповідно до теорії біоритмів людина від дня народження знаходиться під впливом трьох різних постійно мінливих потоків енергії. Віддача енергії означає активність (підйом), поглинання енергії відповідно – відпочинок (спад).

Розрізняють три окремих ритми:

Ф (фізичний ритм) – тривалість періоду 23 дні, перепад кожні 11,5 дня. Впливає на фізичну силу і на силу волі.

П (психічний ритм) – тривалість періоду – 28 днів, перепад – що 14 днів. Впливає на динаміку почуттів, настроїв, творчих сил.

І (інтелектуальний ритм) – тривалість періоду – 33 дні, перепад – 16,5 дня. Впливає на розумові здібності, наприклад, на концентрацію і цілковите самовладання.

Ситуації для аналізу

Ситуація № 1

Ви домовились зі своєю старшою сестрою зустрітися після роботи у певному місці, щоб разом іти у справах. Про час зустрічі також було домовлено, але Ви чекаєте вже сорок хвилин, а її все нема. Сестра працює на солідній фірмі, то може її затримали на роботі – і Ви чекаєте.

Нарешті, сестра з’являється. Але вона якась неуважна та засмучена. Мало того, що спізнилася, ще й забула принести Ваш словник, який брала на роботу, не подзвонила додому, щоб попередити, що Ви запізнитеся. А коли Ви докоряєте їй, що вона забуває все і спізнюється скрізь, сестра зривається:

- Тебе ще не_вистачало! І так забула, що шеф призначив напередодні співбесіду на дев’яту годину ранку, забула завчасно підготувати доповідь на нараду і ще цілий ряд неприємностей!

Питання

1. Що б Ви порадили сестрі з точки зору самоменеджменту, щоб вона не забувала своєчасно робити важливі справи і не запізнювалась на зустрічі?

2. Які правила та прийоми самоменеджменту їй необхідно вивчити?

Ситуація №2

Олена, менеджер однієї з фірм, збиралася на роботу. Вранці вона ледве піднялася, було таке відчуття, що не відпочивала зовсім, хоча напередодні рано лягла спати. Готуючи сніданок, порізала руку ножем; накричала на дитину. Ідучи на роботу, ледве не потрапила під машину. Протягом робочого дня відчувала себе зовсім розбитою і нездатною навіть до простої роботи. Олена занепокоїлася: це зовсім не схоже на неї, вона завжди була врівноваженою, повною сил та енергії, напередодні вона відчувала себе добре, ніяких ознак захворювання не було. По дорозі додому Олена завернула до подруги. Наталка працювала лікарем і трохи захоплювалася астрологією і біоритмологією. Перевіривши всі об'єктивні показники (кров'яний тиск, температуру тіла, аналізи), які були в нормі, Наталка сказала:

- Давай подивимося на твої індивідуальні біоритми. Як ти знаєш, кожна людина від народження знаходиться під впливом трьох потоків енергії, які постійно змінюються та визначають твої три особистих, індивідуальних біоритми: фізичний (ф), емоційний (е) та інтелектуальний (і).

Тривалість фізичного біоритму - 23 дні, відповідно кожні 11,5 днів спостерігається перепад фізичної активності. Тривалість емоційного біоритму - 28 днів, кожні 14 днів спостерігаються перепади твого емоційного стану, які обумовлюють гостроту твоїх почуттів, твій настрій.

Інтелектуальний біоритм має тривалість 33 дні, і кожні 16,5 днів відбувається зміна твоїх інтелектуальних можливостей, твоєї здатності до творчої праці, концентрації уваги, пам'яті.

Оскільки тривалість періодів цих трьох біоритмів різна, то для кожної людини завжди існують різні комбінації фізичного, емоційного та інтелектуального стану, які постійно змінюються.

Біоритмограма людини має вигляд синусоїди, де можна спостерігати фазу накопичення енергії (-) і фазу її витрачання (+). Дні, коли відбувається зміна фаз біоритмів (к) - це критичні дні. У такі дні можуть спостерігатися зниження працездатності, уваги, порушення емоційного стану, навіть, підвищується імовірність нещасних випадків і травматизму. Такі дні для кожної людини особисті, так само як і біоритми, вони залежать від дати народження. Краще знати такі свої критичні дні, щоб бути обачливим, запобігти нещасних випадків та зайвих сварок. Давай подивимося на твої біоритми: (діаграма), рис. 1.

Як бачиш, сьогодні у тебе тричі критичний день, тому що всі три твої біоритми (фізичний, емоційний та інтелектуальний) змінюють свою фазу на протилежну: вони всі перетинають горизонтальну лінію в одній точці, яка відповідає сьогоднішньому дню. Тому іди додому, будь обережна по дорозі і відпочивай сьогодні, а завтра ти будеш почувати себе значно краще.

Питання

1. Знайдіть на графіку біоритмограм Олени цей "тричі критичний день".

2. Які ще особливо небезпечні дні Ви можете виділити на біоритмограмах?

3. Які дні (або періоди в декілька днів, чи навіть тижнів) Ви можете виділити як найбільш сприятливі для роботи, спілкування, занять спортом, інтелектуальної діяльності?

4. Як Ви гадаєте, чи може Олена використати біоритмограму, яку розрахувала та викреслила для неї Наталія, для більш раціонального планування своєї діяльності? Якщо може, то як саме?

Рис.4. Біоритмограми Олени за 3 місяці:

І Ф е

- інтелектуальний;

- фізичний;

- емоційний.

Ситуація № 3

Ви вирішили у вихідний день відвідати свою приятельку, з якою давно не бачилися. Ви разом навчалися у школі, дружили, але потім пішли вчитися у різні ВНЗ. Зустрічалися, але не часто. Тепер і Ви, і вона після закінчення інституту працюєте менеджерами різних фірм, і Вам хотілося б обмінятися враженнями, порівняти успіхи. Ви приходите до неї додому і бачите, що вона сидить за столом і працює, обкладена цілою купою папок, паперів.

- Вибач, - каже вона, – але я вимушена працювати вдома, тому що на роботі нічого не встигаю робити своєчасно. Я завжди запізнююсь: на роботу, на наради, на ділові зустрічі; у мене кожен день ціла купа документів, службових записок, розпоряджень, які необхідно прочитати, обробити, занести важливу інформацію в комп’ютер, поставити підписи. Крім того, цілий день ідуть клієнти та відвідувачі, безперервно дзвонить телефон. Так проходить цілий робочий день. Наприкінці дня я зовсім розбита, а найважливішу роботу зробити не встигаю. Отже приходиться брати її додому. Колись ти розповідала, що у Вашому інституті викладають таку дисципліну як самоменеджмент. То може ти допоможеш мені, навчиш мене, як організувати свій робочий день таким чином, щоб на все вистачило часу?

Питання

1. Чи можете Ви допомогти Вашій подрузі? На які розділи самоменеджменту їй необхідно звернути увагу? Які принципи і правила самоменеджменту можна застосувати для вирішення кожної з перелічених нею проблем?

2. Що треба зробити, щоб організувати свій робочий день?

3. Чи можна організувати його так, щоб встигати роботи найважливіші справи на роботі? Які принципи і правила самоменеджменту для цього можна застосувати?