Из каких составляющих складывается процесс документационного обеспечения принятия управленческого решения? В чём их сущность?

Практическое занятие №4

«Организация работы с документами»

1. Из каких составляющих складывается процесс документационного обеспечения принятия управленческого решения? В чём их сущность?

2. Что такое «жизненный цикл документа» и из каких этапов он состоит?

3. Что включает в себя организация документооборота?

4. По каким критериям классифицируются документопотоки?

5. Какие документопотоки существуют по отношению к управленческому объекту?

6. Из каких групп документов складывается входящий документопоток?

7. Какие качественные характеристики документооборота существуют?

8. Какие этапы обработки проходят входящие документы?

Вопрос № 1

Из каких составляющих складывается процесс документационного обеспечения принятия управленческого решения? В чём их сущность?

Составные элементы процесса принятия управленческих решений

1. Постановка проблемы

2. Выявление ограничений и определение альтернатив

3. Принятие решения

4. Реализация решения

5. Контроль за исполнением решения

Классический подход к принятию управленческого решения состоит в соблюдении определенной процедуры и выполнении обязательных действий.

1. Постановка проблемы. У истоков любого решения находится проблемная ситуация, требующая своего разрешения. Задача менеджера на этом этапе состоит в анализе проблемной ситуации, т.е. в определении симптома "болезни", изучении положения дел и целей, предварительной формулировке критериев решения.

Таким образом, процесс постановки проблемы состоит в ее обнаружении и оценке.

Методы принятия решений

Обнаружение проблемы - это осознание того, что возникло отклонение от первоначально установленных планов. Источники, из которых менеджер может узнать о существовании проблемы, включают в себя личный обзор и анализ информации, общественное мнение и т.д. Мнение других менеджеров и подчиненных тоже является важным источником при обнаружении проблемы.

Оценка проблемы - это установление ее масштабов и природы тогда, когда проблема обнаружена. Определение масштабов проблемы не означает нахождение ее причины и источника. Речь идет лишь об оценке размера средств для ее решения и степени ее серьезности.

2. Выявление ограничений и определение альтернатив. Причиной проблемы могут быть находящиеся вне организации силы (внешняя среда), которые менеджер не в силах изменить.

Ограничения такого рода сужают возможности принятия оптимальных решений. Поэтому необходимо определить источник и суть ограничений и наметить возможные альтернативы. Т.е. целесообразно выявить все возможные действия, устраняющие причины проблемы.

3. Принятие решения. На этой стадии разрабатываются альтернативные решения, дается их оценка и отбирается альтернатива с наиболее благоприятными общими последствиями.

4. Реализация решения. Процесс не заканчивается выбором альтернативы. На стадии реализации принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, т.е. ценность решения состоит в том, что оно осуществлено (реализовано).

5. Контроль за исполнением решения. В процессе контроля выявляются отклонения и вносятся поправки, помогающие реализовать решение полностью. С помощью контроля устанавливается своего рода обратная связь между управляющей и управляемой системами.

Вопрос № 2

По каким критериям классифицируются документопотоки?

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

· на внешние, входящие в систему;

· внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

· исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Вопрос № 5

Какие документопотоки существуют по отношению к управленческому объекту?

По отношению к управленческому объ­екту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация по­ступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Вопрос № 6

Практическое занятие №4

«Организация работы с документами»

1. Из каких составляющих складывается процесс документационного обеспечения принятия управленческого решения? В чём их сущность?

2. Что такое «жизненный цикл документа» и из каких этапов он состоит?

3. Что включает в себя организация документооборота?

4. По каким критериям классифицируются документопотоки?

5. Какие документопотоки существуют по отношению к управленческому объекту?

6. Из каких групп документов складывается входящий документопоток?

7. Какие качественные характеристики документооборота существуют?

8. Какие этапы обработки проходят входящие документы?

Вопрос № 1

Из каких составляющих складывается процесс документационного обеспечения принятия управленческого решения? В чём их сущность?

Составные элементы процесса принятия управленческих решений

1. Постановка проблемы

2. Выявление ограничений и определение альтернатив

3. Принятие решения

4. Реализация решения

5. Контроль за исполнением решения

Классический подход к принятию управленческого решения состоит в соблюдении определенной процедуры и выполнении обязательных действий.

1. Постановка проблемы. У истоков любого решения находится проблемная ситуация, требующая своего разрешения. Задача менеджера на этом этапе состоит в анализе проблемной ситуации, т.е. в определении симптома "болезни", изучении положения дел и целей, предварительной формулировке критериев решения.

Таким образом, процесс постановки проблемы состоит в ее обнаружении и оценке.

Методы принятия решений

Обнаружение проблемы - это осознание того, что возникло отклонение от первоначально установленных планов. Источники, из которых менеджер может узнать о существовании проблемы, включают в себя личный обзор и анализ информации, общественное мнение и т.д. Мнение других менеджеров и подчиненных тоже является важным источником при обнаружении проблемы.

Оценка проблемы - это установление ее масштабов и природы тогда, когда проблема обнаружена. Определение масштабов проблемы не означает нахождение ее причины и источника. Речь идет лишь об оценке размера средств для ее решения и степени ее серьезности.

2. Выявление ограничений и определение альтернатив. Причиной проблемы могут быть находящиеся вне организации силы (внешняя среда), которые менеджер не в силах изменить.

Ограничения такого рода сужают возможности принятия оптимальных решений. Поэтому необходимо определить источник и суть ограничений и наметить возможные альтернативы. Т.е. целесообразно выявить все возможные действия, устраняющие причины проблемы.

3. Принятие решения. На этой стадии разрабатываются альтернативные решения, дается их оценка и отбирается альтернатива с наиболее благоприятными общими последствиями.

4. Реализация решения. Процесс не заканчивается выбором альтернативы. На стадии реализации принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, т.е. ценность решения состоит в том, что оно осуществлено (реализовано).

5. Контроль за исполнением решения. В процессе контроля выявляются отклонения и вносятся поправки, помогающие реализовать решение полностью. С помощью контроля устанавливается своего рода обратная связь между управляющей и управляемой системами.

Вопрос № 2