Анализ и управление запасами

Стоимость хозяйственных средств, отражаемая по статье "Запасы", складывается из стоимости сырья и материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, затрат в незавершенном производстве, запасов готовой продукции и др. Как уже отмечалось, для многих предприятий, занятых в сфере туризма, характерным является сравнительно небольшой удельный вес запасов в составе их активов. Это обусловливается прежде всего принадлежностью туризма к непроизводственной сфере и специфическими особенностями продуктов туристской деятельности, туристских услуг. Однако ряд элементов запасов, таких, как сырье и материалы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, может быть весьма ощутим, например для объектов размещения (гостиниц, мотелей, турбаз, кемпингов и т.п.). И наконец, управление запасами, включая запасы готовой продукции, запасы материальных ресурсов в незавершенном производстве и др., очень актуально для повышения эффективности непрофильных для туристской сферы, но входящих в состав хозяйственных туристских комплексов предприятий легкой промышленности, производства продуктов питания и переработки сельскохозяйственной продукции, объектов общественного питания, транспортных предприятий, а также предприятий, осуществляющих выпуск сувенирной продукции, и т.п. Запасы составляют часть текущих активов туристского предприятия.

Обычно исследуются три типа запасов:

- запасы сырья и материалов, приобретаемых для переработки;
- незавершенное производство частично собранная продукция в процессе производства или незаконченные работы (услуги). Численно они равны величине затрат по незавершенному производству и незавершенным работам (услугам);
- готовая продукция к продаже, находящаяся на складе.

Три указанных типа запасов имеют различную ликвидность. Наиболее ликвидными обычно считаются запасы готовой продукции, меньшей ликвидностью обладают запасы сырья и материалов, а также незавершенное производство.

В зависимости от технологической деятельности туристские фирмы и предприятия, входящие в состав хозяйственных туристских комплексов, имеют различную структуру запасов. Задача любого предприятия поддерживать оптимальный уровень запасов. Если этот уровень ниже необходимого, возможна потеря выручки; в то же время избыточный уровень запасов обусловливает рост затрат на их хранение, увеличивает налогооблагаемую базу, создает возможность морального устаревания готовой продукции. Как правило, из-за чрезмерного роста запасов у фирмы может быть недостаток средств для расширения бизнеса либо возникнет необходимость привлечения дополнительных займов для успешного функционирования предприятия. Чрезмерное увеличение объема готовой продукции может быть первым сигналом об ухудшении позиций на рынке.

Состояние запасов и политика управления ими характеризуются рядом показателей, увязывающих их величину с масштабами деятельности предприятия. Это прежде всего так называемые коэффициенты деловой активности, показывающие скорость оборота запасов.

Коэффициент оборачиваемости запасов. Этот коэффициент выражается в днях и в оборотах. Он определяет либо среднее количество дней, в течение которых запасы хранятся на предприятии, либо среднее количество оборотов, осуществляемых запасами в течение года. Этот коэффициент рассчитывается по формулам

- Себестоимость реализованной продукции(3.7)

- Средняя величина запасов

- 360 х Средняя величина запасов Себестоимость реализованной продукции(3.8)

Информационной базой для расчета указанного показателя являются формы № 1, 2 бухгалтерской отчетности. Средние запасы определяются как сумма запасов на начало и конец года, деленная пополам.

Формула (3.7) показывает, во сколько раз среднегодовая стоимость запасов превышает величину себестоимости годового объема продукции (услуг). Более иллюстративным представляется коэффициент, рассчитываемый по формуле (3.8). Если эту формулу записать в виде(3.9)

- Средние запасы

- Себестоимость реализованной продукции / 360

то с некоторой долей условности этот коэффициент показывает, какая величина материальных ресурсов, находящихся в запасах всех видов, переносится на себестоимость реализованной продукции в течение одного дня. Заметим, что и при расчетах коэффициентов оборачиваемости запасов не наблюдается методологического единообразия.

Иногда вместо показателя "себестоимость реализованной продукции" при их определении используется показатель "затраты на производство продукции". После того как в 1996 г. была изменена финансовая отчетность и в форме № 2 "Отчет о прибылях и убытках" выделена отдельной строкой себестоимость реализации продукции, методологически более правильно использовать при расчетах коэффициентов оборачиваемости запасов именно этот показатель. Значения показателей оборачиваемости запасов, рассчитанные по данным нашего примера, представлены в табл. 3.4.

Таблица 3.4

Оборачиваемость запасов в турфирме "Надежда"

Показатель	По состоянию на конец
1996г.	1997г.	1998 г.
Оборачиваемость запасов по отношению к затратам:
в оборотах	3,74	5,41	5,35
в днях	96,3	66,4	67,3
Оборачиваемость запасов по отношению к себестоимости:
в оборотах	2,43	3,52	3 49
в днях	148,1	102,3	103,1

Большое значение имеет интерпретация динамики показателей оборачиваемости запасов. Считается, что положительной тенденцией является рост в динамике оборотов запасов и сокращение дней оборачиваемости. Но это справедливо только при поверхностном рассмотрении вопроса, поскольку сокращение периода оборачиваемости запасов может быть следствием финансовых затруднений и сложностей с оплатой поставщиков. Для обеспечения эффективного использования оборотных средств важно уметь не только анализировать прошлые тенденции в политике управления запасами, но и планировать ее моменты. Объем запасов и их движение (изменение объемов с течением времени) зависят от очень большого числа факторов. Рассматривая их в укрупненном разрезе, можно выделить: факторы производственно-технического характера, определяемые спецификой производимой продукции (оказываемых услуг), используемой техникой и технологиями; факторы, отражающие условия снабжения и сбыта продукции (территориальное размещение потребителей и поставщиков, особенности транспортной сети, условия реализации продукции и расчетов с поставщиками); финансовые факторы (возможность использования заемных средств при формировании запасов и т. п.). Большое число факторов и сложный характер их влияния на величину запасов и скорость их оборота существенно затрудняют определение рекомендуемых значений коэффициентов оборачиваемости запасов аналитическим (расчетным) путем. В таких условиях может быть предложен сравнительный метод при формировании нормативной базы этих коэффициентов, при котором их рекомендуемые значения принимаются равными значениям аналогичных показателей, рассчитываемых для однотипных (по масштабам деятельности, номенклатуре, технологии и т. п.) эффективно действующих предприятий, функционирующих в тех же, что и анализируемый объект, условиях.

Рассмотрим один из подходов к анализу запасов и планированию их уровня.

Запасы сырья и материалов. При планировании необходимого уровня запасов сырья и материалов используется следующая схема. Прежде всего определяется среднедневная стоимость объема приобретаемого сырья и материалов за некоторый период (обычно за последние три месяца) путем деления стоимости приобретенного сырья и материалов на календарное число дней (для квартала 91 день).

Далее, основываясь на знании конкретного вида туристской деятельности, задается нормативное количество дней запаса материалов. Если предприятие для нормального функционирования нуждается в 4недельном запасе сырья, этот срок будет равен 28 дням.

Затем рассчитывается показатель нормативной стоимости запаса, равный произведению среднедневной стоимости запаса сырья и материалов на нормативное число дней запаса.

По бухгалтерской отчетности находится фактическая стоимость запаса материалов в рассматриваемом месяце. Далее определяется фактический срок оборачиваемости запаса материалов путем деления стоимости фактического запаса материалов на стоимость среднедневного объема приобретаемого сырья и материалов.

Вычитая из фактической стоимости запасов материалов величину нормативной стоимости запасов, определяем их разницу. Если она положительная, то это значит, что в запас сырья и материалов, возможно, вложены избыточные денежные средства. Поэтому в рамках оперативного управления необходимо разработать ряд мер, обеспечивающих сокращение размера запасов и увеличение скорости их оборачиваемости. В том случае, когда нормативный показатель стоимости превышает фактическое значение, то либо в будущем фирма не сможет компенсировать производственные затраты, либо завышен норматив, который должен быть пересмотрен. К аналогичному выводу можно прийти, сравнивая нормативный (рекомендуемый) и фактический период оборачиваемости запасов сырья и материалов.

Для установления тенденций в динамике запасов иногда предлагают сравнивать значения рассчитываемых показателей за ряд периодов. Обычно значения для текущего анализируемого периода сравниваются с уровнем аналогичных показателей за три предыдущих месяца, а также за тот же месяц, но год назад. При исследовании динамики состояния и скорости оборачиваемости запасов необходимо учитывать возможное влияние фактора сезонности.

Управление запасом незавершенной продукции или величиной затрат в незавершенном производстве связано с общей длительностью производственного цикла конкретного предприятия туристского комплекса. Как правило, для определенного масштаба деятельности производства объем незавершенного производства существенно не варьируется. Задачей менеджеров предприятия является определение минимального стоимостного уровня незавершенного производства и поддержание его объема в заданных пределах.

Управление уровнем затрат в незавершенном производстве осуществляется по следующей схеме.

Вопервых, определяется среднедневная величина затрат, учитываемых в незавершенном производстве, как частное от деления себестоимости реализации продукции за некоторый период на календарное число дней этого периода (на практике целесообразно в качестве такого периода принимать один квартал, или 91 день).

Далее, основываясь на знании специфики конкретного вида деятельности, задается нормативная длительность производственного цикла. Нормативная величина запаса незавершенного производства находится как произведение длительности производственного цикла на среднедневную величину незавершенного производства. Фактическая длительность производственного цикла определяется делением фактического объема затрат в незавершенном производстве на среднедневную величину этих затрат.

Разница между величиной фактических и нормативных (рекомендуемых) значений отражает эффективность управления этой компонентой запасов: превышение фактических затрат незавершенного производства или длительности производственного цикла их нормативного уровня свидетельствует о наличии резервов ее (эффективности) роста.

Для того чтобы установить тенденции динамики затрат в незавершенном производстве, следует рассчитать значения показателей фактической длительности производственного процесса за ряд временных промежутков (обычно рекомендуется рассчитывать этот показатель за три последних месяца и за аналогичный месяц прошлого года) и сравнить их между собой и нормативным значением.

При анализе незавершенного производства следует помнить о возможных сезонных колебаниях и учитывать этот фактор.

Как уже отмечалось, вследствие принадлежности к непроизводственной сфере и специфики продукта своей деятельности управление запасами готовой продукции в туризме не представляется первоочередной задачей. В то же время это может быть весьма важным моментом для предприятий, входящих в состав хозяйственных туристских комплексов (предприятия общественного питания, изготовление сувениров, предприятия легкой промышленности и т.п.).

Может быть предложен следующий метод анализа запаса готовой продукции. В его основе лежит, как и в предыдущем случае, сравнение нормативного и фактического значений показателей, отражающих динамику запасов готовой продукции. Сначала находится значение среднедневной выручки делением объема выручки на число дней периода. На основе данных о конъюнктуре устанавливается нормативное число дней оборота запаса готовой продукции. Нормативное значение стоимости запаса готовой продукции находится умножением среднедневной величины запаса на норматив числа дней оборота запаса готовой продукции. Взяв из финансовой отчетности фактическое значение стоимости запаса готовой продукции на анализируемую дату, путем деления его на среднедневную величину запаса рассчитываем фактическое число дней оборота запаса. Сравнивая значение фактической и нормативной величины запаса готовой продукции, определяем его избыток или недостаток в исследуемом периоде. Исходя из этого и делаем выводы о необходимости принятия мер оперативного характера по управлению движением запаса готовой продукции.

Аналогичные расчеты можно провести и по отношению к длительности периода оборота запаса готовой продукции. Этот показатель наилучшим образом характеризует состояние дел с запасом готовой продукции. Снижение его величины при отсутствии сбоев в поставках продукции свидетельствует о повышении эффективности управления запасами и положительно влияет на уровень значений показателей ликвидности.

Для эффективного управления запасами необходимо разделить их на составляющие отдельные потоки (сначала можно только на три: сырье и материалы, незавершенное производство, готовую продукцию). И, рассматривая каждый из них в отдельности, следует провести соответствующий анализ. Осуществив такой анализ в разрезе укрупненной номенклатуры продукции (услуг), можно в общем объеме выделить продукты, характеризующиеся различной скоростью оборачиваемости. С этой точки зрения может быть предложена, например, следующая классификация.

Излишняя продукция продукты, которые не могут быть использованы или проданы. Предприятие должно стремиться избавиться от подобных продуктов, либо они должны быть списаны.

Медленно оборачивающиеся продукты продукты, которые редко используются и продаются. Необходимо реализовывать такие продукты по сниженным ценам и тем самым до минимума сократить их запасы.

Быстро оборачивающиеся продукты те продукты, которые используются и продаются быстро. При этом необходимо убедиться, что у фирмы достаточно запасов для успешного функционирования процесса производства.

<<<назад | содержание | вперед >>>