Органолептические методические приемы

Органолептические (осязательные) методические приемы финансово-хозяйственного контроля используются при проверке фактического состояния объектов контроля. Важнейшим из них является инвентаризация. Основные задачи инвентаризации за­ключаются в установлении фактического состояния и наличия ос­новных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств в кассе, на счетах в банках, расчетно-кредитных операций, а также объемов незавершенного производства предприятия. Путем инвентаризации осуществляется контроль сохранности материальных и денежных ценностей, выявляются предметы, поте­рявшие свое первоначальное качество, изделия устаревших фасо­нов и моделей, а также сверхнормативные и неиспользованные материалы, инвентарь и оборудование, машины и другие объекты основных средств. Одновременно при инвентаризации проверяется соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования, инструментов, спецодежды, инвентаря и др. Методический прием инвентаризации используется для контроля достоверности данных бухгалтерского учета, отчетности и балан­са предприятия, в частности наличия количества и стоимости то­варно-материальных ценностей, денежных средств в кассах, на ра­счетном и других счетах в учреждениях банков; выявления реаль­ности денежных средств в пути, дебиторов и кредиторов, незавер­шенного производства, расходов будущих периодов, резерва пред­стоящих расходов, фондов и других средств, отраженных на стать­ях баланса.

В процессе инвентаризации применяются контрольно-ревизи­онные процедуры, позволяющие осуществить проверку материаль­ных ценностей и денежных средств в натуре путем пересчета, взвешивания, перемеривания, а средств в расчетах — взаимной сверкой сумм с другими предприятиями и отдельными лицами, яв­ляющимися плательщиками ревизуемого предприятия или получателями средств от него. Результаты инвентаризации оформляются типовыми документами или специализированной документацией, утвержденной министерствами и ведомствами в установленном | порядке. К такой документации относятся: инвентаризационная ч опись оборудования, машин, транспортных средств и других объ­ектов основных фондов; инвентаризационный ярлык, инвентари­зационная опись товарно-материальных ценностей; акт инвента­ризации товаров отгруженных; акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути; инвентаризационная опись незавер­шенного производства; акт инвентаризации незаконченных ремон­тов основных средств; акт инвентаризации расходов будущих пе­риодов; акт инвентаризации наличия денежных средств; ин­вентаризационная опись ценностей и документов строгой от­четности; акт инвентаризации расчетов с покупателями, по­ставщиками и прочими дебиторами и кредиторами; сличительная ведомость и др. Документы, отражающие результаты инвентари­зации, являются доказательством фактического состояния ценно­стей на определенную дату, подтвержденного подписями членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц. Поэтому при проверке к документам предъявляются требования, установленные Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Таким образом, инвентаризация — это органолептический ме­тодический прием контроля фактического состояния проверяемых объектов, осуществляемый с целью обеспечения сохранности цен­ностей и рационального их •использования в финансово-хозяйствен­ной деятельности.

Инвентаризация, проводимая бухгалтерией и другими подраз­делениями предприятия, является не только методическим прие­мом, но и формой оперативного контроля сохранности материаль­ных и денежных ценностей. Организация и методика проведения ее осуществляются в соответствии с Основными положениями по ин­вентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов. Следует заметить, что предприятия могут вносить в них изменения в части сроков проведения инвен­таризации.

По времени проведения инвентаризации подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановые предусматриваются планом текущего контроля со­хранности ценностей.

Внеплановые проводятся в сроки, не предусмотренные пла­ном, — при смене материально ответственных лиц, в связи со стихийными бедствиями, в случае хищения ценностей и других, когда необходимо срочно и внезапно проверить наличие и состоя­ние определенной группы ценностей.

Особым видом плановых инвентаризаций являются перманент­ные, которые проводятся на предприятии непрерывно по специаль­ному графику с целью предупреждения недостач и порчи ценно­стей, недопущения бесхозяйственности.

В зависимости от полноты охвата проверкой средств предпри­ятия инвентаризации бывают полные и выборочные (частичные).

Полная инвентаризация — проверка всех средств предприятия и источников их образования. Проводится она перед составлени­ем годового отчета, в процессе комплексной ревизии и в некото­рых других случаях. Применительно к товарно-материальным цен­ностям полная инвентаризация охватывает всю номенклатуру ма­териалов, товаров, инвентаря.

Выборочная (частичная) инвентаризация — проверка опреде­ленной части средств или отдельных групп и видов товаров, мате­риалов. На базах и складах, где ведется количественно-сортовой учет товарно-материальных ценностей, в межинвентаризационный период проводятся выборочные инвентаризации. При этом прове­ряются наиболее ценные, пользующиеся повышенным спросом то­вары, а также сверхнормативные запасы материалов, которые продолжительное время хранятся на складах без движения. В случаях выявления нарушений в хранении ценностей или недостач проводится внеочередная полная инвентаризация товарно-матери­альных ценностей. Одновременно с инвентаризацией проверяются данные бухгалтерского учета ценностей, уточняются их остатки на день инвентаризации путем встречной проверки документов с целью выявления поступивших, но неоприходованных материалов или отпущенных, но не списанных в расход ценностей.

При проведении инвентаризации соблюдается принцип внезап­ности; планы и графики инвентаризации не подлежат оглашению.

Обязательными являются инвентаризации, проводимые в сро­ки, установленные нормативными документами о бухгалтерских отчетах и балансах, при смене материально ответственных лиц, установлении фактов- краж, ограблений, хищений или злоупотреб­лений, а также порчи ценностей после пожара или стихийных бедствий (наводнение, землетрясение и др.), при переоценке ос­новных средств и товарно-материальных ценностей, при реализа­ции объектов основных средств кооперативным и другим общест­венным организациям. При коллективной (бригадной) материаль­ной ответственности проведение инвентаризации обязательно в •случае смены бригадира, выбытия из коллектива более половины членов, а также по требованию одного или нескольких членов бригады.

При планировании очередной инвентаризации учитываются время и результаты проведения предыдущей, заполнение нормати­ва запасов, а в торговых предприятиях и полнота сдаваемой вы­ручки. В первую очередь проводятся инвентаризации у материаль­но ответственных лиц вновь принятых, при возрастании сверхнор­мативных запасов ценностей, поступлении сигналов о нарушении правил приемки, отпуска, отгрузки и реализации товаров, а также при смене материально ответственных лиц и т. д.

Организация инвентаризации и контроль за ее проведением на предприятии возлагаются на руководителя и главного бухгалтера; последний обязан своевременно отражать результаты инвентари­зации ценностей в бухгалтерском учете.

На предприятиях создаются центральные постоянно дейст­вующие инвентаризационные комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председатель комиссии), глав­ного бухгалтера, руководителей структурных подразделений (служб), представителей общественности. Для проведения инвен­таризации ценностей образуются рабочие инвентаризационные комиссии, в которые входят представители администрации пред­приятия (председатель), а также специалисты — товароведы, ин­женеры, технологи, механики, производители работ, экономисты, бухгалтеры и др. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально от­ветственных лиц одного и того же работника два раза подряд. В межинвентаризационный период выборочные и перманентные ин­вентаризации проводятся по распоряжению руководителя пред­приятия инвентаризационными группами, сформированными из работников, хорошо знающих товарно-материальные ценности, учет и отчетность.

Инвентаризационная комиссия имеет право привлекать работ­ников предприятия для перемеривания, перевзвешивания матери­алов, определять вместе с бухгалтерией результаты инвентариза­ции, вносить предложения по улучшению хранения, отпуска, учета ценностей. Комиссия отвечает за своевременное и качественное проведение инвентаризации, оформление документации.

Инвентаризационная комиссия назначается письменным распо­ряжением руководителя предприятия. Председателю инвентариза­ционной комиссии вручается контрольный пломбир. Выполнение распоряжений о проведении инвентаризаций контролируется в специальном журнале.

При бригадной материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его замести­теля и членов бригады, работающих в момент инвентаризации.

На предприятиях с большим объемом работ по инвентаризации создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий, кото­рые работают под непосредственным руководством центральной инвентаризационной, комиссии. В составе одной рабочей инвента­ризационной комиссии могут создаваться несколько подкомиссий. Они проверяют ценности, находящиеся на материальной ответст­венности конкретного лица или бригады. Председатель рабочей комиссии организует работы подкомиссий, обеспечивает правиль­ное проведение инвентаризации по всем объектам, закрепленным приказом руководителя за данной комиссией. По итогам инвента­ризационных описей, составленных подкомиссиями, председатель рабочей комиссии совместно с материально ответственными лица­ми (бригадирами) оформляет сводный акт о наличии товарно-ма­териальных ценностей.

В ряде случаев инвентаризацию ценностей проводят в отсутст­вие материально ответственного лица, а также после стихийных бедствий, краж и ограблений. Инвентариза­ция ценностей проводится при обязательном участии всех членов инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация материалов, товаров и тары проводится путем пересчета, перемеривания, перевзвешивания в порядке располо­жения ценностей последовательно по местам хранения, а также по материально ответственным лицам. На складах, базах и холо­дильниках допускается вносить в инвентаризационные описи цен­ности по спецификациям, трафарету, маркировке на таре. При этом проводится выборочная контрольная проверка не менее 10% нераспакованных мест. Если имеются расхождения, проводится полная проверка фактического наличия ценностей.

Проведение инвентаризации зависит от организационных меро­приятий на местах хранения ценностей. Материально ответствен­ным лицам на каждый вид ценностей необходимо составить то­варные ярлыки, партионные карты, где указать наименований, единицу измерения, показатели качественной характеристики то­варов (артикул, размер, сорт, рост), цену, количество. Ярлыки, кипные карты помещаются в местах расположения материалов (стеллажах, кипах, таре). Для проверки достоверности записей в кипных картах председатель инвентаризационной комиссии полу­чает в товарном отделе базы картотеку кипных карт, которая сверяется с экземплярами карт, находящихся на складе. После проверки правильности составления ярлыков и кипных карт, а также фактического наличия материалов их данные записываются в инвентаризационные описи типовой формы.

Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризаци­онной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, которой подтверждают, что комиссией проверены ценности в их присутст­вии, претензий к комиссии не имеется, а указанные в описи цен­ности ими приняты на ответственное хранение. На ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся на его складах, составляются отдельные описи.

Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств и бланков строгой отчетности проводится, как правило, внезапно, а основных средств, незавершенного капитального строительства, незавершенного производства, расчетов и других объектов конт­роля — по состоянию на первое число месяца.