Анализ численности и кадрового состава

Объект анализа – кадры организации. Цель анализа – разработка мероприятий по рациональному использованию персонала, повышению его профессионального и культурно-технического уровня, закрепление его в организации.

Анализ численности и кадрового состава организации целесообразно проводить в динамике за определенный временной отрезок (например, помесячно в течение года, 3–5 лет) по отдельным направлениям, причем должна обеспечиваться их увязка, подтверждающая обоснованность последующих выводов аудитора.

При анализе численности и кадрового состава организации рассматриваются количественные и качественные показатели персонала как в целом по организации, так и по отдельным категориям и специальностям, профессионально-квалификационным группам, структурным подразделениям.

Источниками информации для анализа служат:

― планы по труду;

― статистическая отчетность по труду и численности персонала;

― данные табельного учета и отдела кадров;

― должностные инструкции работников;

― нормы и нормативы по труду;

― приказы по движению личного состава (приказы об увольнении, переводе, приеме на работу);

― другие материалы, характеризующие состав и трудовую деятельность персонала организации (например, результаты аттестации, документированные результаты выполнения трудовых норм).

Основными унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), личная карточка (ф. № Т-2), табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12), табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13), расчетно–платежная ведомость (ф. № Т-49), утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Анализ численности и кадрового состава осуществляется по следующим направлениям.

I. Оценка укомплектованности кадрового состава. Уровень обеспеченности предприятия персоналом определяется сравнением фактического количества работников с плановой потребностью (штатной численностью). Особое внимание уделяется при этом обеспеченности предприятия кадрами наиболее важных для производства специальностей.

Рассчитываются и анализируются абсолютные и относительные отклонения численности персонала .

Абсолютный излишек (недостаток) работников определяется сопоставлением фактического и планового (штатного) числа работников:

Абсолютное отклонение = Ч факт – Ч план.

Относительный излишек (недостаток) работников определяется сопоставлением фактической численности с плановой (штатной), скорректированной на процент выполнения плана по выпуску продукции.

Относительное отклонение = Ч факт – Ч план. срорректир.

II. Анализ движения кадров имеет принципиальное значение в расстановке персонала, так как обеспечивает замещение вакантных мест и соблюдение плановой карьеры работников.

Это направление кадрового аудита включает исследование формы, динамики и причин движения рабочей силы; коэффициентов сменяемости, стабильности и текучести кадров, направления и интенсивность перемещений внутри предприятия; состояния дисциплины труда. Здесь же может быть проанализирована естественная убыль кадров организации.

Движение кадров состоит из следующих процедур:

― повышение в должности или квалификации;

― перемещение на равнозначную должность в другое подразделение в силу производственной необходимости или изменения характера труда;

― понижение в должности по результатам аттестации;

― увольнение из организации по объективным причинам или причинам текучести кадров.

Для характеристики движения рабочей силы исчисляют и анализируют в динамике следующие показатели.

1. Коэффициент оборота персонала (Коб):

Количество принятого на работу и уволенного персонала

Коб = ──────────────────────────────────– .

Среднесписочная численность персонала

2. Коэффициент оборота по приему персонала (Кпр):

Количество принятого на работу персонала

Кпр = ─────────────────────────── .

Среднесписочная численность персонала

3. Коэффициент оборота по выбытию (Кв):

Количество уволившихся работников

Кв = ───────────────────────── .

Среднесписочная численность персонала

4. Коэффициент текучести кадров (Ктк):

Количество уволившихся работников по собственному желанию

и за нарушение трудовой дисциплины

Ктк = ──────────────────────────────────── .

Среднесписочная численность персонала

При изучении текучести кадров большой интерес представляет измерение ее величины не только по организации в целом, но и по отдельным структурным подразделениям, группам работников. Как правило, они бывают разными. Коэффициенты, характеризующие уровень текучесть кадров в отдельных подразделениях или группах работников, называют частными коэффициентами текучести (Кткч).

5. Отношение частного коэффициента текучести к общему коэффициенту текучести по организации называется коэффициентом интенсивности текучести кадров (Кит):

Кит = Кткч / Ктк.

6. Коэффициент постоянства состава персонала (Кпс):

Количество работников, проработавших весь год

Кпс = ────────────────────────────── .

Среднесписочная численность персонала

7. Коэффициент замещения (Кз):

Количество принятых – Количество выбывших работников

Кз = ──────────────────────────────────── .

Среднесписочная численность персонала

8. Для анализа движения кадров внутри организации используется коэффициент внутренней мобильности персонала (Квм):

Количество работников, сменивших должности в течение года

Квм = ───────────────────────────────────── .

Среднесписочная численность персонала

При осуществлении этого направления кадрового аудита используются и другие показатели, характеризующие движение и стабильность кадров организации.

III. Анализ структуры кадрового состава по социально-демографическим характеристикам позволяет рассмотреть персонал организации в разрезе социальных, психофизиологических и мотивационных потребностей различных категорий работников.

При этом анализируются следующие показатели:

― половозрастная структура персонала;

― структура персонала по уровню образования;

― структура персонала по трудовому стажу, стажу работы по специальности, в организации, в занимаемой должности;

― структура персонала по семейному положению;

― структура персонала по обеспеченности жильем и условиям проживания;

― количество работников, имеющих право на льготы и ограничения по труду в соответствии с трудовым законодательством (студенты, несовершеннолетние работники, пенсионеры, инвалиды, различные категории работников-женщин, работники вредных производств и др.).

IV. Анализ профессионально-квалификационного состава кадров позволяет произвести оценку обеспеченности организации кадрами нужного количества и качества, определить рациональность использования рабочей силы, потребности в обучении или повышении квалификации персонала.

Конечная цель этого анализа – улучшение использования трудового потенциала организации с помощью рациональной расстановки кадров.

Наиболее целесообразно изучить профессионально-квалификационный состав работников не только по всей совокупности работ, но и дифференцированно по отдельным профессиям, должностям. При этом необходимо проводить анализ структуры рабочей силы по категориям занятых: производственный персонал (основные или вспомогательные рабочие), непроизводственный персонал и административный персонал.

Это направление кадрового аудита – достаточно трудоемкий процесс, который проводится в несколько этапов.

1. Анализ требуемого состава кадров осуществляется в первую очередь на основании штатного расписания организации. На этом этапе оценивается штатная структура кадров: сколько и какие должности предусмотрены штатным расписанием, квалификационные требования к лицам, которые должны их замещать.

Целесообразно провести раздельный анализ профессиональной, функциональной и квалификационной структуры. По каждому направлению определяется требуемый штатный состав работников.

Кроме того, целесообразно определить количество работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, к которым не предъявляются квалификационные требования.

2. Анализ фактического состава кадров необходим для определения соответствия образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала (уровня знаний и навыков), степени его подготовленности требованиям профессии (выполняемым профессиональным задачам), сфере деятельности, технологии работы и классификатору должностей.

Анализ направлен на выявление количественного и качественного соответствия имеющейся рабочей силы объему и характеру работ, которые выполняются в организации, его структурном подразделении. Аудитор должен ответить на вопрос: кем фактически замещены штатные должности?

При осуществлении этого анализа используются следующие информационные источники:

― документы персонального учета кадров, характеризующие уровень образования, полученную специальность или квалификацию, наличие специальных навыков, данные о повышение квалификации;

― должностные инструкции работников, содержащие квалификационные требования и перечень функциональных обязанностей.

Сопоставление осуществляется на соответствие квалификации работников требованиям квалификационных справочников. С качественной точки зрения выявляется степень соответствия квалификационного уровня работников сложности выполняемых ими работ.

Соответствие квалификации производственного персонала (рабочих) выполняемым работам оценивается с помощью Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, который содержит тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих, состоящие из трех разделов: «Характеристика работ», «Должен уметь», «Примеры работы».

Соответствие квалификации управленческого персонала (служащих) занимаемым должностям оценивается с помощью Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, который содержит перечень должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований. Квалификационные характеристики должностей содержит следующие разделы: «Должностные обязанности»; «Должен знать»; «Требования к квалификации».

При проведении кадрового аудита в государственных органах вместо указанных справочников для анализа могут использоваться ведомственные нормативные акты, определяющие квалификационные требования для замещения государственных должностей.

Сопоставление требуемой и фактической численности работников по каждой профессии (специальности) в отдельности позволяет установить излишек или недостаток работников той или иной профессии (специальности) и принять меры, обеспечивающие правильное комплектование кадров по их профессиональному составу.

Для удобства анализа может составляться матрица соответствия.

3. Анализ рациональности расстановки кадров позволяет установить, насколько правильно подобран и расставлен персонал и соответствует ли трудовой вклад работников заработной плате. На этом этапе:

― определяется, насколько целесообразно используется персонал – по назначению или нет, то есть в соответствии с уровнем образования или нет, учитывается ли опыт работы и т.п.;

― выясняется, кто из работников не соответствует профессионально-квалификационным требованиям, и готовятся предложения по их использованию;

― выявляется зависимость между квалификацией работника, сложностью выполняемой им работы и размером выплачиваемой заработной платы, отсутствие такой зависимости может привести к признанию конкретного расхода не обоснованным;

― выявляется необходимость и возможность перестановки рабочей силы с целью оптимизации работы, потребность в привлечении специалистов.

4. Анализ потребности в обучении или повышении квалификации персонала позволяет наметить мероприятия по повышению образовательного уровня работников, не соответствующих профессионально-квалификационным требованиям. Аудитор определяет, кто из работников нуждается в приобретении практических навыков, стажировке, повышении квалификации (в том числе по конкретной тематике), получении дополнительного профессионального образования.

Анализ трудовых показателей

Анализ трудовых показателей персонала организации лежит в основе аудита кадрового потенциала и позволяет оперативно оценить правильность кадровой политики.

Объект анализа – показатели трудовой деятельности персонала организации. Цель анализа – оценка экономической эффективности труда на уровне организации и ее структурных подразделений; выявление резервов повышения эффективности деятельности организации (производства) за счет роста производительности труда персонала, более рационального использования численности работников и их рабочего времени.

Анализ трудовых показателей персонала заключается в изучении количественных и качественных показателей, характеризующих трудовую деятельность персонала организации в целом, структурных подразделений, группы или отдельных работников.

Количественные показатели в большей степени характеризуют труд производственного персонала (рабочих), поскольку их деятельность лучше поддается нормированию, качественные показатели – труд управленческого персонала – служащих.

К количественным трудовым показателям относятся в первую очередь производственно-экономические показатели:

― показатели производительности труда;

― показатели выполнения трудовых норм (например, выработка продукции на одного работника);

― показатели эффективности использования рабочего времени, включая потери рабочего времени (например, время на выполнение заказа / обслуживание клиента);

― показатели качества продукции, оказываемых услуг, включая число возврата продукции и общая сумма возвратов;

― число судов по причине некачественного обслуживания или дефектов продукции;

― экономия материальных ресурсов.

К качественным трудовым показателям относят показатели творческой активности персонала, общественной активности в сфере производства и потенциальных возможностей работников. Принято различать мотивационный, моральный, творческий, психофизиологический и профессионально-квалификационный потенциал.

Основными качественными трудовыми показателями являются:

― поиск неиспользованных резервов;

― повышение уровня образования, квалификации, культуры труда, способность к обучению – ориентация на овладение новыми знаниями и умение быстро овладевать ими в процессе самой деятельности;

― расширение профессионального профиля, трудовая карьера;

― участие в работе общественных организаций, управлении предприятием;

― интерес к выработке и принятию хозяйственных решений;

― управленческая (штабная) культура, в том числе культура обсуждения и принятия управленческих решений, культура ведения документации;

― показатели интенсивности и тяжести труда;

― показатели заболеваемости (общей, профессиональной);

― показатели работоспособности персонала;

― удовлетворенность трудом, должностным статусом;

― показатели отношения к труду;

― состояние социально-психологического климата в коллективе;

― состояние трудовой дисциплины;

― умение проектировать – умение строить процесс реализации деятельности, ориентируясь на результат и условия;

― инновационный потенциал – способность сотрудников организации принимать нестандартные, нетрадиционные решения;

― сверхнормативная активность – ориентация сотрудников организации на превышение задач, которые были перед ними поставлены, способность делать всегда немного больше, чем было приказано.

Анализ количественных трудовых показателей работников осуществляется в ходе сравнения их с нормативными, в результате изучения учетной и отчетно-статистической документации, экономических расчетов, а также путем проведения наблюдений и измерений затрат рабочего времени.

Изучение качественных показателей кроме документального анализа предполагает анализ аттестационных материалов работников, а также использование конкретно-социологических методов: опросы, беседы, анкетирование, тестирование, интервью.

В зависимости от целей, объема и времени проведения аудита определяется перечень трудовых показателей, по которым осуществляется оценка, причем для разных подразделений и групп работников набор этих показателей может быть различным.

Специфика выбора показателей обусловлена различными фактора-ми, среди которых:

― сфера деятельности организации;

― организация производства и труда персонала;

― применяемые технологии производства работ или оказания услуг;

― состав потребителей продукции или услуг и постоянных клиентов.

По этим показателям оценивается результативность деятельности организации в целом, по конкретным структурным подразделениям и группам работников.

Кроме того, при необходимости, выбрав ключевые показатели, можно составить матрицу соответствия и провести сравнительный анализ отдельных работников на предмет их соответствия выполняемой работе, занимаемой должности.

В связи с этим выбор показателей представляется весьма важным для обеспечения достоверности оценки кадрового потенциала организации.

Первостепенное значение в осуществлении анализа трудовых показателей персонала отводится анализу использования рабочего времени и производительности труда.

Анализ использования рабочего времени заключается в изучении бюджета рабочего времени одного работника в год, выявлении причин отклонений в целом по общей величине и по отдельным статьям.

Цель анализа использования рабочего времени – выявление степени использования рабочего времени, причин его потерь и возможностей их уменьшения с целью увеличения производительности труда.

Анализ использования рабочего времени начинается с установления планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного работника за год, месяц. Затем плановый объем рабочего времени соотносится с фактическим, реальным объемом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях и рабочего дня в часах, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и процентах.

В ходе анализа эффективности использования рабочего времени составляется таблица, содержащая значения следующих показателей, выраженные как относительное отклонение (в процентах) фактических данных от плановых:

― среднесписочное количество работников;

― общее количество отработанных дней;

― среднее количество отработанных дней одного работника;

― количество дней неявки на работу с указанием причины (очередные отпуска, учебные отпуска, болезнь, другие причины неявки, разрешенные законом или администрацией, прогулы);

― средняя продолжительность рабочего дня;

― среднее количество часов работы одного работника в день;

― общее количество отработанных часов.

Для более детального анализа структуры рабочего времени по предприятию в целом и по отдельным категориям и группам работников составляется фотография рабочего времени. После проведения измерений анализируются сводные фотографии рабочего времени по подразделениям (цехам, участкам), группам работников, наиболее трудоемким видам работ и операций.

В процессе такого анализа выявляются целодневные и внутрисменные потери рабочего времени, которые могут быть вызваны разными объективными и субъективными обстоятельствами, не предусмотренными планом: дополнительными отпусками с разрешения администрации; заболеваниями рабочих с временной потерей трудоспособности; прогулами; простоями из-за неисправности оборудования, машин, механизмов или отсутствия сырья, материалов, электроэнергии, топлива и пр.

Целесообразно отдельно выделить потери рабочего времени, связанные с абсентеизмом. Следует заметить, что в теории управления персоналом под абсентеизмом понимается уклонение от выполнения обязанностей без уважительной причины. Ряд авторов относит к абсентеизму потери, вызванные отсутствием работников на рабочем месте по различным причинам, как уважительным, так и неуважительным.

Уровень абсентеизма определяется как отношение количества рабочего времени, пропущенного сотрудниками в течение периода (года), к общему объему рабочего времени предприятия за период.

Каждый вид потерь тщательно исследуется, особое внимание уделяется потерям по внутренним для предприятия причинам. Уменьшение таких потерь рабочего времени представляет собой существенный резерв увеличения производительности труда, не требующий дополнительных капитальных вложений и позволяющий быстро получить отдачу.

Одно из центральных мест среди аудиторских процедур занимает анализ динамики производительности труда. Производительность труда – важнейший трудовой показатель, от уровня и динамики которого зависят все основные показатели эффективности производства и все трудовые показатели: производство продукции, ее себестоимость, численность работников, расходование заработной платы.

Цель анализа производительности труда – выявление уровня и динамики производительности труда, степени использования резервов для ее дальнейшего роста, обеспечение прибыльности и конкурентоспособности организации.

Производительность труда характеризуется соотношением результатов и затрат труда и является важнейшим показателем эффективности любой общественно полезной деятельности.

Производительность труда – это отношение между произведенной продукцией и затратами на производство этой продукции. В систему входят затраты в форме труда (человеческие ресурсы), земли и капитала (физические и финансовые активы), энергия, материалы и информация. Эти ресурсы преобразуются в продукцию (товары и услуги). Таким образом, производительность – это отношение количества продукции, произведенной за период времени, к количеству ресурсов, потребленных для создания этой продукции.

Производительность труда выражает степень эффективности трудовых затрат человека в производстве материальных благ или способность труда создавать в единицу времени большее или меньшее количество продукции.

При анализе показателей производительности труда необходимо установить:

― выполнение плана по росту производительности труда;

― факторы, способствовавшие выполнению или перевыполнению плана;

― причины сдерживания повышения производительности труда;

― неиспользованные возможности;

― влияние отклонения фактических показателей от плановых на выработку продукции, численность работников, расходование фонда заработной платы.

Для оценки производительности труда применяется система обобщающих, частных и вспомогательных показателей.

К обобщающим показателям относятся: среднегодовая, среднедневная и среднечасовая выработка продукции на одного рабочего в натуральном выражении, а также среднегодовая выработка продукции на одного работающего в стоимостном выражении.

Частные показатели – это затраты времени на производство единицы продукции определенного вида (трудоемкость продукции) или выпуск продукции определенного вида в натуральном выражении за один человеко-день или человеко-час.

Вспомогательные показатели характеризуют затраты времени на выполнение определенного вида работ или объем выполненных работ за единицу времени.

Рассмотрим подробнее назначение этих показателей при аудите трудовых показателей персонала.

Показателем производительности труда является трудоемкость продукции, которая характеризует затраты рабочего времени на единицу произведенной продукции или на весь выпуск изготовленной продукции и измеряется в часах (нормо-часах).

Анализ динамики трудоемкости позволяет выявить резервы повышения производительности труда в целом по предприятию, технологическим этапам производства, отдельным видам продукции. Между трудоемкостью и производительностью труда существует обратная зависимость: чем больше вырабатывается продукции в единицу времени, тем меньше расходуется труда на единицу продукции, тем меньше трудоемкость продукции. Однако процент роста производительности труда не совпадает с процентом снижения трудоемкости продукции.

На величину среднечасовой выработки не влияет улучшение использования рабочего времени и структура кадров. Она находится в обратной зависимости только от трудоемкости. По ней можно судить об использовании резервов снижения трудоемкости.

Среднедневная выработка находится в прямой зависимости от среднечасовой выработки и степени полезного (реального) использования рабочего времени в течение рабочего дня (смены). Следовательно, сопоставляя показатели часовой и дневной выработки, можно судить о реализации резервов улучшения использования сменного времени.

На показатель годовой (квартальной, месячной) выработки оказывает влияние как уровень дневной выработки, так и эффективное (реальное) использование рабочего времени.

Следовательно, сопоставляя показатели дневной и годовой (квартальной, месячной) выработки, можно судить о реализации резервов улучшения использования целодневных затрат рабочего времени в данном периоде.

Таким образом, различие между среднегодовой, среднедневной и среднечасовой выработкой продукции на одного рабочего показывают степень и направление изменений в использовании внутрисменного времени и числа явочных дней в году в среднем на одного рабочего по сравнению с предшествующим периодом и планом.

Основным обобщающим показателем производительности труда является среднегодовая выработка продукции одним работающим. Ее величина зависит не только от выработки рабочих, количества отработанных ими дней и продолжительности рабочего дня, но и от удельного веса последних в общей численности производственно-административного персонала.

Среднегодовая выработка на одного работающего (Вср) определяется по формуле:

Вср = У х Д х П х Вч,

где У – отношение числа рабочих к общему числу работающих;

Д – количество дней, отработанных одним рабочим за год; П – средняя продолжительность рабочего дня, часов;

Вч – среднечасовая выработка продукции на одного рабочего.

Показатели производительности труда и трудоемкости продукции исследуются по технологическим этапам производства, отдельным видам продукции, важнейшим договорам и по предприятию в целом.

Результаты анализа производительности труда используются аудитором при разработке конкретных рекомендаций по обеспечению роста производительности труда и определению резервов повышения среднечасовой, среднедневной и среднегодовой выработки рабочих.

При проведении этого направления кадрового аудита следует помнить, что повышению производительности труда и эффективности производства способствуют:

― снижение трудоемкости продукции (услуг);

― рациональное использование трудовых ресурсов организации;

― сокращение численности персонала, занятого на вспомогательных и подсобных работах;

― улучшение использования фонда рабочего времени;

― ликвидация потерь и непроизводительных затрат рабочего времени;

― снижение текучести кадров и укрепление трудовой дисциплины;

― интенсификация производства;

― внедрение комплексной механизации и автоматизации производственных процессов;

― повышение уровня технической оснащенности предприятия;

― усовершенствование технологии и организации производства