Вопрос 5. Организационные документы

Организационные документы – закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время: положения, уставы, инструкции, правила.

Положение – это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные – управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

Устав – это собрание правил, которые регулируют: основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства; условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления; конкретную сферу деятельности организаций. Устав включает такие реквизиты: гриф утверждения высшей организации или органа управления; наименование вида документа (устав); заглавие; текст. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).

Инструкция – это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно – технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения). Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:· наименование ее вида; короткое содержание (заглавие); текст; должность и фамилия особы, ответственной за ее составление; подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам. Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты – арабскими.

Правила – это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью. Реквизиты правила: гриф утверждения; вид документа (правила); заглавие (короткое содержание предназначения правила);дата и номер;текст (может состоять из пунктов);подпись особы, которая отвечает за составление правила; правила обязательны для выполнения.

Распорядительные документы

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.

Виды распорядительных документов:

- приказ

- постановление

- решение

- распоряжение

- указание

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке – бланке приказа или бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.

Постановление– это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления.

Решение – распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа.

Распоряжение– это правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений.

Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения – по более частным.

Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия – «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.

Указание – это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Таким образом, указание можно отнести к разряду распорядительно-инструктивных документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.

В тексте указаний обычно используются глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания документа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений.