Признаки управленческого документа

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. в создании документов. Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.

С точки зрения сферы действия управленческие документы делятся на следующие группы:

а) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями;

б) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации;

в) правовые акты, действующие в пределах отрасли;

г) правовые акты, действующие в рамках отдельных организаций или учреждений[16].

Юридическим основанием для разработки распорядительных документов может быть необходимость исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений управленческие документы делятся:

а) издаваемые в условиях коллегиальности;

б) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м — приказы, указания, распоряжения.

Постановление — вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы:

1) по организационным вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов;

2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы;

3) по личному составу. Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

а) должен быть составлен по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

б) должен издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

в) документ всегда издается во исполнение норм права и не должен противоречить им.

Все управленческие документы по средствам фиксации можно подразделить на следующие группы:

а) письменные – документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;

б) графические – чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком. Поэтому они находят все большее применение в народном хозяйстве.

в) фотокинодокументы – разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. В отличие от фотодокументов, дающих статическое представление об объекте или процессе, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты или процессы в их динамике.

г) фонодокументы - документы, которые в настоящее время широко применяются. К ним относится фонограмма – новое прогрессирующее средство фиксации.

Независимо от средств фиксации все документы по видам деятельности принято разделять на три большие группы.

1. Организационно – распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

2. Документы по финансово – расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово – расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

3. Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию учреждений и предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура, и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, может быть различной.

По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные работниками данного учреждения, предприятия, и внешние, поступающие от других учреждений, предприятий и лиц.

По содержанию документы делят на простые, содержание которых посвящено одному вопросу, и сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

По форме документы бывают: индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка; трафаретные - часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда); типовые, созданные для группы однородных предприятий, например, правила внутреннего трудового распорядка. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатают на множительных аппаратах или типографским способом. Многие из таких форм предварительно утверждаются вышестоящими организациями и являются обязательными.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки – для телеграмм и три – пять дней – для корреспонденции.

По происхождению документы принято делить на служебные, затрагивающие интересы учреждения или предприятия, цеха, отдела, группы работников, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По назначению документы могут быть представлены в виде подлинников, копий, выписок, дубликатов.

Подлинник это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.

Копия это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. При отправке подлинника предприятиям или отдельным лицам копию обязательно оставляют в делах предприятия – отправителя. Этот вид копий на практике получил название «отпуск». О выдаче копий делается отметка на подлиннике: «Копия верна».

Копии служебных документов, требующие особого удостоверения, а также копии документов личных имущественных и неимущественных прав граждан должны обязательно иметь подпись руководителя и печать предприятия.

Иногда для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Предприятиям предоставлено право при утере владельцем подлинного документа, выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

С точки зрения юридической силы, документы классифицируются на подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками учреждения или предприятия с соблюдением всех правил, и подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истёк).

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д[17].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ является одним из основных способов представления информации, документ является средством принятия управленческих решений, которые принимаются на основе сбора, обработки и анализа информации. Для эффективного использования этого средства необходимо обеспечить максимальную автоматизацию жизненного цикла документа с одновременным соблюдением требований безопасности информации.

Достоверность, актуальность, полнота информации, оперативность является важнейшим условием эффективности управления, залогом качества управленческих решений.

Проведенное исследование о природе и функциях управленческого документа позволило получить следующие результаты.

Управление в обществе представляет собой целенаправленный регламентированный процесс, определенный многочисленными документами, направленный на регулирование деятельности и общественных отношений различных общностей людей.

Средством решения проблем делопроизводства является использование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом.

В настоящее время преимущественно действует следующий алгоритм принятия управленческого решения:

1. создается документ, в основном на бумажном носителе,

2. регистрируется в специальном журнале,

3. отдается на подпись должностному лицу, рассмотрение и утверждение проходит раз в 1-2 дня,

4. ознакомление с решением должностного лица,

5. работа документа.

Такой алгоритм принятия управленческого решения не лучшим образом сказывается на оперативности управления.

По мнению автора данной работы, снизить напряженность имеющихся проблем поможет автоматизация, как в организационном, так и в техническом смысле. Необходимо развивать глобальные, и локальные компьютерные сети в учреждениях и предприятиях.

Провести обучение персонала работы в электронных сетях. Проводить обучение и проверку знаний стандартов управленческой документации. Создание новых, совершенствование уже имеющихся программных продуктов с простым и понятным интерфейсом управления, для работы с документацией.

С введением электронного документооборота алгоритм принятия решения будет выглядеть примерно так:

1. создание электронного документа с одновременным сохранением, регистрацией в общей электронной базе данных и отправкой на электронный адрес должностного лица. документоведение управленческий документ

2. принятие решения и отправка на электронный адрес ответственному лицу для ознакомления с решением

3. работа документа.

При таком алгоритме принятия решений, прежде всего, увеличивается оперативность, гибкость управления, соблюдение стандартов управленческой документации происходит автоматически.

Повышается уровень безопасности при работе и хранении конфиденциальной и не конфиденциальной документации.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.

2. Философский словарь. 4-е изд. - М., 1981. - C. 401.

3. Отле П. Организация умственного труда // Отле П. Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики. - М.: ФАИР-ПРЕСС, Пашков дом. - 2004. - С. 159

4. Отле П. Руководство к администрированию. - М., 1925. - С. 4-5.

5. Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Социальная информация // Вопр. философии. - 1974. - № 10. - С. 61-74.

6. Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. пособие. - Томск: Томск. гос. ун-т, 2005. С. 43-44

7. Ландман Б.И., Толкачев Л.А. ОРД как основа информационного обеспечения процесса управления // Тр. ВНИИДАД. Т. 5. Ч. 1. - М., 1974. - С. 66-73

8. Никитина Л.П. Факторы возникновения ОРД на промышленных предприятиях // Унификация систем документации. - М., 1990. - С. 49-59

9. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К"^», 2006. — 520 с. – ISBN 5-94798-847-Х

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 256 с.

11. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов./ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2001г

12. http://www.rae.ru/monographs/84-2991 «Монографии изданные в издательстве Российской Академии Естествознания»

13. ГОСТ Р 6.30-2003г. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003г

14. ГOСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

15. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы

16. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

17. Крылова Л.А. Документоведение: вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. – 2003. - №5. - С. 13.

Приложение 1[ЕН2]

[1] Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. – не по ГОСТу

[2] Философский словарь. 4-е изд. - М., 1981. - C. 401.

[3] Отле П. Организация умственного труда // Отле П. Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики. - М.: ФАИР-ПРЕСС, Пашков дом. - 2004. - С. 159

[4] Отле П. Руководство к администрированию. - М., 1925. - С. 4-5.

[5] Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Социальная информация // Вопр. философии. - 1974. - № 10. - С. 61-74.

[6] Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. пособие. - Томск: Томск. гос. ун-т, 2005. С. 43-44

[7] Ландман Б.И., Толкачев Л.А. ОРД как основа информационного обеспечения процесса управления // Тр. ВНИИДАД. Т. 5. Ч. 1. - М., 1974. - С. 66-73

[8] Никитина Л.П. Факторы возникновения ОРД на промышленных предприятиях // Унификация систем документации. - М., 1990. - С. 49-59

[9] Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К"^», 2006. — 520 с. – ISBN 5-94798-847-Х

[10] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 256 с.

[11] Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов./ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2001г

[12] http://www.rae.ru/monographs/84-2991 «Монографии изданные в издательстве Российской Академии Естествознания»

[13] ГОСТ Р 6.30-2003г. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003г

[14] ГOСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

[15] ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы

[16] Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

[17] Крылова Л.А. Документоведение: вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. – 2003. - №5. - С. 13.

[ЕН1]Все это нужно добавить во введение. Текст, имеющийся сейчас во введении, можно переформулировать в актуальность, но для этого серьезно сократить (введение максимум 3 страницы)

[ЕН2]Если приложение одно, то его нумеровать не надо; нужно сделать заголовок к приложению и ссылку на источник информации. В приложение можно было бы еще поместить образец (образцы) управленческого документа