Свойства управленческого документа

Свойства управленческих документов определяются компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческой деятельности на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.

Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации, предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать Унифицированным системам документации (УСД), требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией[13].

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инсруктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др.

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Любой документ, в том числе и управленческий, состоит из обязательных составляющих элементов – реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных информационных сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако надо помнить, что отдельные реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом - обязательными.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Ниже приводится максимальный перечень реквизитов. Использовать другие реквизиты, не включенные в данный перечень, не следует, но в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003[14] документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа.

Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Формуляр – образец это модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей.

Формат бумаги[15]:

· А4: 210´297,

· А5: 148´210,

· А3: 420´257,

· А6: 150´148. (Приложение 1)

Размеры полей: сверху не менее 20, снизу и справа не менее 10 (8), слева старый ГОСТ: 20, новый ГОСТ: 35. Конструкционная сетка – пересечение вертикальных и горизонтальных линий, расстояние между вертикальными - 2,6 мм, между горизонтальными - 4,25 мм. На А4 вертикальных линий - 69 (7), а горизонтальных - 65. Эта сетка наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон:

1) заголовочная зона (в А4 занимает горизонтальных линий с 0 по 16);

2) содержательная или основная (с 16 по 58);

3) оформляющая (с 58 по 65).

Первая зона делится на:

1) зона реквизитов (в левом верхнем углу);

2) зона кодирования (в правом верхнем углу).

Таким образом, свойствами управленческого документа является, в большей степени, наличие реквизитов и правильное их расположение. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, существует 30 реквизитов. В ГОСТе не прописан, но формально существует 31ый реквизит. Это гриф – секретно.

Также, документы должны оформляться на бланках, размеры которых установлены ГОСТом 9327-60.