Функции управленческого документа

Одним из основных вопросов в изучении документа является определение его функций[2]. Функциональность выступает одним из атрибутивных свойств документа. Под функцией документа понимается его общественная роль, социальное назначение, цели и задачи, которые он выполняет в рамках информационно-документационной системы.

Содержание функциональности есть величина переменная, поскольку определение внешних свойств обусловлено, во-первых, пониманием сущности объекта, а во-вторых, системой отношений, в рамках которой эти свойства проявляются. И первое, и второе - величины переменные. Так, изменение понимания сущности объекта ведет к изменению содержания и объема его внешних свойств, т. е. функций, которыми он обладает. Таким образом, можно выделить изначальные или генетические функции, свойственные объекту на момент его формирования, и приобретенные им в ходе его последующего развития.

Конструкция термина документа тесно связана с его функциями. Как правило, ядро большинства ранних определений документа строилось на перечислении его функций. Изначальная функция документа, связанная генетически с понятием документа как доказательства, - это правовая функция; в ее рамках он используется в качестве письменного доказательства в судебном процессе. Эта функция составляла основу определения понятия документа вплоть до ХХ столетия. Дальнейшее выделение функций документа происходило в ходе расширения как трактовки, так и сферы его использования.

Расширенной трактовки придерживался Поль Отле. Рассматривая в качестве основного вида документа книгу, он выделил информационную функцию, проанализировав ее с позиции накопления знаний, т. е. как мемориальную функцию, и с коммуникативной, т. е. как средство и способ передачи и распространения информации и данных[3]. Рассматривая административную документацию в работе "Руководство по администрированию", П. Отле связал функции документа с технологией документационного обеспечения управленческого процесса. К управленческим функциям документа он отнес:

1) изложение правил, организацию и деятельность административных единиц;

2) надежную и быструю передачу распоряжений и инструкций агентам как администрации, так и управления;

3) сохранение памяти о фактах;

4) сохранение доказательств;

5) распространение полезной информации[4].

Функции документа и их классификацию я рассматриваю с несколько иных позиций. На мой взгляд, наличие информации в документе - это его внутреннее свойство, составляющее основу всякого документа. Поскольку только социальная информация может приобрести документные формы, то информационные и социальные свойства документа относятся к его внутренним свойствам и не могут рассматриваться в качестве внешних свойств - функций. Социальная информация есть определенный аспект и результат отражения социальной действительности, а также действительности природной в той мере, в какой она вовлечена в орбиту человеческой деятельности. Исходя из этого понимания природы социальной информации, это исключительно внутреннее свойство документа. Примерно на той же позиции находятся В.Г. Афанасьев и А.Д. Урсул, которые в социальной информации выделяют коммуникативную, управленческую, научно-познавательную, учебно-воспитательную и агитационно-пропагандистскую функции[5].

Внешние свойства, или функции, проявляются в ходе использования документа в различных сферах человеческой деятельности. Поэтому дифференциация функций определяется сферами использования документа.

Документ - это сложный системный объект, первоосновой которого выступает информационное сообщение, обладающее определенными функциями. Основной функцией сообщения, заложенной при его создании, выступает коммуникационная (коммуникативная) функция передачи информации во времени и пространстве. Традиционно в рамках этой функции выделяют категории документов на основе классификации маршрутов движения: ориентированные "сверху вниз" или наоборот по вертикали управления, документы двустороннего или многостороннего действия и т.д.[6]

Полифункциональность документа определяется также его высокой информативностью по сравнению с другими известными человеку средствами. Различным информационным системам присущ разный комплекс функций. Самой полифункциональной выступает оперативная информационно-документационная система. В ее рамках документ выполняет правовую, управленческую, коммуникативную и учетно-статистическую функции. Особенностью этих функций выступает их оперативный характер. По исполнении возложенных на документ оперативных функций он утрачивает их.

Другой наиболее важной системной функцией документа выступает управленческая функция, в рамках которой документ выступает средством организации, накопления информации и обмена ею, средством контроля, отчетности, выдачи распоряжений, удостоверения совершаемых действий. Документируемая функция управления находит отражение в содержании управления.

Управленческая функция документа обусловлена функциями управленческой информации. К функциям организационно-распорядительной информации Б.И. Ландман и Л.А. Толкачев относят функции регламентации, регистрации состояния системы управления, реагирования на поступающие сигналы и установления формы общения[7].

Подход к определению функций управленческих документов, предложенный Л.П. Никитиной, представляется наиболее рациональным[8]. Исследователь разделила функции управления на общие и специальные. К общим отнесла подфункции управления - планирование, организационную деятельность, контроль и др.; к специальным функциям - техническую, коммерческую, учетную и др. Исходя из этого она определила управление как планирование, организацию, координацию, контроль и регулирование технической, коммерческой, финансовой, снабженческой и учетной деятельности. Управление специальными функциями осуществляется посредством основных функций. Так, управленческий документ может выступать одновременно распорядительным и финансовым.

Управленческие документа составляются (оформляются) в соответствии с основными нормативно-правовыми и нормативно-методическими актами, которые составляют основу применения управленческого документа. К этим актам относится ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительное документации. Требования к оформлению документов», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органная исполнительной власти».

Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), дата принятия которой 04.09.1973.