Функции и назначения управленческого документа

ВВЕДЕНИЕ

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования - создание документа.

Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Документоведение как общая наука о документе, изучающая законы их составления и связи с деятельностью человека, является молодой наукой, находящейся в стадии преднауки. Поэтому она пока не имеет четко и полно определенной сущности, выражаемой в объекте, предмете и методах исследования, ее структуре, понятийном аппарате, а также в перечне проблем, подлежащих описанию, исследованию и решению.

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления. Особенно это актуально для России, где до сих пор носителем информации документа преимущественно является бумага.

Необычайно актуальной является проблема увеличения количества документов.

Среди объективных причин роста количества документов, связанных с естественным развитием и изменением состояния организаций, следует отметить следующие:

а) создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей и т.д.;

б) свойство документации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это характерно для материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некачественное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению дополнительных документов: напоминаний, претензий и т.д.

Существует еще ряд проблем, часто работники, связанные с созданием, обработкой управленческой документации не имеют понятия о стандартах этой самой документации. Недостаточное развитие электронных сетей, а при их наличие, не каждый сотрудник, связанный с производством управленческой документации умеет ими пользоваться, (да и компьютер зачастую служит как печатная машинка), что увеличивает время принятия решений. В таком случае документ на бумажном носителе «ходит по кабинетам» и принятие решения откладывается, что влияет на оперативность, гибкость управления. Экспоненциальный рост количества бумажных документов. Трудности поиска необходимых документов. По оценкам специалистов на поиск затрачивается до 30% рабочего времени сотрудников учреждения, при этом гарантия нахождения нужного документа отсутствует, до 10% документов теряются безвозвратно и создаются заново. Трудности поиска порождают проблему дублированности документов там, где это не является необходимым. Негибкая схема формирования и редактирования текстов документов. Большой срок между подготовкой документа и его публикацией. Трудность тиражирования документов (особенно это касается сложных в полиграфическом исполнении документов).

Актуальность, цель, задачи, объект, предмет, информационная база, методы, структура[ЕН1]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ является одним из основных способов представления информации, документ является средством принятия управленческих решений, которые принимаются на основе сбора, обработки и анализа информации. Для эффективного использования этого средства необходимо обеспечить максимальную автоматизацию жизненного цикла документа с одновременным соблюдением требований безопасности информации.

Достоверность, актуальность, полнота информации, оперативность является важнейшим условием эффективности управления, залогом качества управленческих решений.

Проведенное исследование о природе и функциях управленческого документа позволило получить следующие результаты.

Управление в обществе представляет собой целенаправленный регламентированный процесс, определенный многочисленными документами, направленный на регулирование деятельности и общественных отношений различных общностей людей.

Средством решения проблем делопроизводства является использование компьютерных технологий, в частности, внедрение систем управления документами. Именно компьютерные системы способны управлять растущим объемом информации, они создают принципиально новую технологическую среду для эффективного управления документооборотом.

В настоящее время преимущественно действует следующий алгоритм принятия управленческого решения:

1. создается документ, в основном на бумажном носителе,

2. регистрируется в специальном журнале,

3. отдается на подпись должностному лицу, рассмотрение и утверждение проходит раз в 1-2 дня,

4. ознакомление с решением должностного лица,

5. работа документа.

Такой алгоритм принятия управленческого решения не лучшим образом сказывается на оперативности управления.

По мнению автора данной работы, снизить напряженность имеющихся проблем поможет автоматизация, как в организационном, так и в техническом смысле. Необходимо развивать глобальные, и локальные компьютерные сети в учреждениях и предприятиях.

Провести обучение персонала работы в электронных сетях. Проводить обучение и проверку знаний стандартов управленческой документации. Создание новых, совершенствование уже имеющихся программных продуктов с простым и понятным интерфейсом управления, для работы с документацией.

С введением электронного документооборота алгоритм принятия решения будет выглядеть примерно так:

1. создание электронного документа с одновременным сохранением, регистрацией в общей электронной базе данных и отправкой на электронный адрес должностного лица. документоведение управленческий документ

2. принятие решения и отправка на электронный адрес ответственному лицу для ознакомления с решением

3. работа документа.

При таком алгоритме принятия решений, прежде всего, увеличивается оперативность, гибкость управления, соблюдение стандартов управленческой документации происходит автоматически.

Повышается уровень безопасности при работе и хранении конфиденциальной и не конфиденциальной документации.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.

2. Философский словарь. 4-е изд. - М., 1981. - C. 401.

3. Отле П. Организация умственного труда // Отле П. Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики. - М.: ФАИР-ПРЕСС, Пашков дом. - 2004. - С. 159

4. Отле П. Руководство к администрированию. - М., 1925. - С. 4-5.

5. Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Социальная информация // Вопр. философии. - 1974. - № 10. - С. 61-74.

6. Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. пособие. - Томск: Томск. гос. ун-т, 2005. С. 43-44

7. Ландман Б.И., Толкачев Л.А. ОРД как основа информационного обеспечения процесса управления // Тр. ВНИИДАД. Т. 5. Ч. 1. - М., 1974. - С. 66-73

8. Никитина Л.П. Факторы возникновения ОРД на промышленных предприятиях // Унификация систем документации. - М., 1990. - С. 49-59

9. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К"^», 2006. — 520 с. – ISBN 5-94798-847-Х

10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 256 с.

11. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов./ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2001г

12. http://www.rae.ru/monographs/84-2991 «Монографии изданные в издательстве Российской Академии Естествознания»

13. ГОСТ Р 6.30-2003г. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003г

14. ГOСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

15. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы

16. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

17. Крылова Л.А. Документоведение: вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. – 2003. - №5. - С. 13.

Приложение 1[ЕН2]

Функции и назначения управленческого документа - student2.ru

[1] Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. – не по ГОСТу

[2] Философский словарь. 4-е изд. - М., 1981. - C. 401.

[3] Отле П. Организация умственного труда // Отле П. Библиотека, библиография, документация: избранные труды пионера информатики. - М.: ФАИР-ПРЕСС, Пашков дом. - 2004. - С. 159

[4] Отле П. Руководство к администрированию. - М., 1925. - С. 4-5.

[5] Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Социальная информация // Вопр. философии. - 1974. - № 10. - С. 61-74.

[6] Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. пособие. - Томск: Томск. гос. ун-т, 2005. С. 43-44

[7] Ландман Б.И., Толкачев Л.А. ОРД как основа информационного обеспечения процесса управления // Тр. ВНИИДАД. Т. 5. Ч. 1. - М., 1974. - С. 66-73

[8] Никитина Л.П. Факторы возникновения ОРД на промышленных предприятиях // Унификация систем документации. - М., 1990. - С. 49-59

[9] Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К"^», 2006. — 520 с. – ISBN 5-94798-847-Х

[10] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 256 с.

[11] Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник для вузов./ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2001г

[12] http://www.rae.ru/monographs/84-2991 «Монографии изданные в издательстве Российской Академии Естествознания»

[13] ГОСТ Р 6.30-2003г. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003г

[14] ГOСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

[15] ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы

[16] Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

[17] Крылова Л.А. Документоведение: вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. – 2003. - №5. - С. 13.