Аналитическая обработка данных

Ответственным этапом в АФХД является подготовка информации, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на доброкачественность. Проверка проводится с двух сторон.

Во-первых, аналитик проверяет, насколько полными являются данные, которые содержат планы и отчёты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяется правильность арифметических подсчётов, соответствие показателей, которые содержатся в плановой документации, утверждённым плановым заданиям. Ана­литик должен обратить внимание и на то, согласуются ли показатели, приведённые в разных таблицах плана или отчёта и т.д. Такая про­верка носит технический характер.

Во-вторых, проводится проверка всех привлечённых к анализу данных по существу. В процессе её определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сформулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учёта, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Анализ будет значительно менее трудоёмким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого всю числовую информацию после проверки её доброкачественности приводят в сопоставимый вид.

Аналитическое исследование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учёте. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объём аналитических расчётов (когда они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчёты в рублях или тысячах рублей. Правда, здесь нужно сделать одно предостережение. Выбор степени упрощения зависит от содер­жания показателя, его величины и др. Например, чтобы оценить фон­доотдачу, можно не брать точную стоимость основных средств и валовой продукции, достаточно иметь их объёмы в тысячах рублей.

Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину - он превратится в нуль. Поэтому при упрощении нужно обязательно сохранить 2-3десятичных знака.

При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет облегчить обобщающую оценку.

Аналитическая обработка данных - это уже непосредственно анализ. Поэтому она является более ответственным этапом работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определённого уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспеченности техническими средствами проведения АФХД. Ответственность за всё это чаще всего возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совер­шенствовать методику АФХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять её на всех участках производства.

3.5. Документальное оформление результатов анализа

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.

Объяснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использо­вания, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание объяснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, объяснительная записка должна содержать общие вопросы: экономический уровень развития хозяйства, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть объяснительной записки должна быть обоснованной, конкрет­ной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчёты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При её оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Содержание справки и заключения, в отличие от объяснительной записки, может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для вос­приятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы хозяйства или бросаться в другую крайность - вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное их количество усложняет их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.

Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит всё большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает свою действенность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы эко­номического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний коллектива, приказов ру­ководства предприятия или вышестоящих органов управления.

Контрольные вопросы

1. Перечислите учётные и внеучётные источники информации.

2. Какие основные документы оформляются в результате проведения аналитического исследования?