Техническое обслуживание средств вычислительной техники

Автоматизированные информационные системы на ООО «СУ В.С.Т.» представлены локальной вычислительной сетью, в которой существует и используется взаимосвязанная база данных.

Имеется общая сеть всего предприятия и сети в отделах и службах. В общую сеть входят сети отделов и сети созданных рабочих групп (по различным инновационным проектам). Сеть отделов охватывает 5-8 ПЭВМ (персональных компьютеров). Самым мелким элементом автоматизированной информационной системы предприятия служат автоматизированные рабочие места. Для соединения удаленных локально-вычислительных сетей используются телефонные каналы.

Все объединенные компьютеры в сети делятся на основные и вспомогательные (серверы).

При необходимости для сохранения конфиденциальности передаваемой информации можно создать каталог, доступный, например двум или нескольким пользователям. Такая необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем, юристов между собой, а также при совместной разработке несколькими людьми или подразделениями совместных проектов.

Техническое обслуживание вычислительной техники, установленной в ООО «СУ В.С.Т.» включает в себя профилактическое обслуживание и ремонт вычислительной техники. Гарантийное обслуживание производится фирмами-поставщиками оборудования. В необходимых случаях для ремонта привлекаются и сторонние организации.

Профилактическое обслуживание производится на основе журнала-графика проведения профилактических работ. Проведение профилактических работ также фиксируется в данном журнале. Регистрация проведённых ремонтных работ производится в журнале неисправностей технических средств.

Автоматизированные рабочие места

Рабочие места во многих отделах автоматизированы.

В каждом отделе существует три класса автоматизированных рабочих мест в зависимости от реализуемых функций:

1. Автоматизированное рабочее место руководителя - рабочее место на ЭВМ имеет распределенную базу данных, постоянно пополняемую оперативной, достоверной информацией. К отдельным фрагментам базы данных имеет доступ только сам руководитель.

2. Автоматизированное рабочее место специалистов. Такие рабочие места обеспечивают решение задач профессиональной деятельности на основе локальных на ПЭВМ баз данных, распределенных баз данных и прикладного программного обеспечения.

3. Автоматизированное рабочее место технических работников. Автоматизированное рабочее место предусматривает ввод информации, обработку входящей и исходящей документации. Каждый из этих работников имеет свое имя в сети и пароль для входа в сеть, имеет на сети свой каталог, по которому происходит обмен файлами с другими пользователями сети. Также он имеет доступ ко всем общедоступным файлам и каталогам.

Автоматизированность рабочих мест повышает эффективность и оперативность работы с информацией, это в свою очередь влияет на принятие управленческих решений. Однако не весь персонал предприятия обладает навыками и умениями работы с персональным компьютером и на предприятии сейчас идёт централизованное обучение персонала компьютерным навыкам.

Программное обеспечение автоматизированных рабочих мест на ООО «СУ В.С.Т.» состоит из баз данных, которые представлены в виде определенных технологий (программ).

Общее программное обеспечение, характерное для всех автоматизированных рабочих мест ООО «СУ В.С.Т.»:

1. Текстовые редакторы. Сюда входят программа «Word».

2. Табличные процессоры. Сюда входят программы «Excel», «1С», применяемые в бухгалтерии и в общем отделе.

3. Электронная почта - обеспечивает оперативную связь между сотрудниками. С ее помощью хранят и пересылают информацию. Электронная почта – самый быстрый и беспроблемный способ передачи информации не только по локальной, но и по внешней сети Internet.

На ООО «СУ В.С.Т.» существует также специальное программное обеспечение:

1. Базы данных.

Базы данных на ООО «СУ В.С.Т.» организуются для обеспечения безопасности и целостности данных, оптимизации времени актуализации и поиска информации, эффективного использования ресурсов памяти.

Самым распространенным на предприятии интегрированным пакетом программ является Microsoft Office - ХР.

2. Прикладное программное обеспечение.

INTERNET

Предприятие активно взаимодействует с внешними потоками информации через глобальную сеть Internet. Это очень удобно. Во-первых, это электронная почта. Через электронную почту происходит «общение» предприятия с внешними потребителями информации – налоговые, статистические органы, поставщики, потребители. С помощью электронной почты быстро и без особых проблем ООО «СУ В.С.Т.» пересылает и потребляет необходимую информацию. Во-вторых, через Internet можно узнавать необходимую информацию о поставщиках, потребителях.

На ООО «СУ В.С.Т.» во всех компьютеризированных отделах имеется выход в Internet.

У ООО «СУ В.С.Т.» имеет свой сайт в Интернете –www.ihk_tatgazinvest.ru.

Таким образом, проанализировав работу автоматизированных служб управления, видна усиленная работа по созданию баз данных и контакту подразделений предприятия в локальной сети предприятия. Немаловажное значение играет автоматизация рабочих мест. Она повышает оперативность передачи, обработки и анализа переданной и полученной информации. Предполагается и дальнейшее автоматизация рабочих мест с последующим обучением персонала новым совершенным технологиям. В 2005 году двое сотрудников вместе с финансовым директором прошли компьютерные курсы по бюджетированию и приобрели программный продукт на основе «1С Финансовое планирование».

Всё это в будущем должно поднять имидж и уровень предприятия в области используемых автоматизированных систем управления.

Финансовый менеджмент

Финансовыми делами на ООО «СУ В.С.Т.» занимается планово-экономический отдел. Для более широкого понимания сущности деятельности отдела рассмотрим состав и функции планово-экономический отдела.

Структура и функции планово-экономический отдела

Основной задачей планово-экономический отдела является организация финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов предприятия, своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет, поставщикам и учреждениям банков.

На планово-экономический отдел возложено большое количество функций и не мешало бы предприятию ввести хотя бы две штатные единицы в финансовом отделе. От работы планово-экономический отдела в какой-то мере зависит финансовое состояние предприятия. Однако перечислим функции планово-экономический отдела.

Все функции планово-экономического отдела разделены на три сферы деятельности (области):

1. В области финансово-кредитного планирования: составление в установленные сроки проектов финансовых планов предприятия со всеми необходимыми расчетами с учетом максимальной мобилизации внутрихозяйственных резервов, наиболее рационального использования основных и оборотных фондов; составление и представление в установленные сроки кредитных заявок и квартальных кассовых планов в вышестоящую организацию и учреждения банков и участие в их рассмотрении; участие в составлении плана реализации продукции в денежном выражении, определение плановой суммы балансовой прибыли на год и по кварталам и показателей рентабельности; определение плановой суммы амортизационных отчислений с разделением на полное восстановление (реновацию) основных фондов и капитальный ремонт; составление планов распределения балансовой прибыли и амортизационных отчислений; планирование среднегодовой стоимости основных производственных фондов и основных фондов, освобождаемых от платы за фонды; осуществление расчетов по предъявлению претензий поставщикам и подрядчикам и по перечислению экспортной премии; участие в составлении плана по налогу с оборота; составление на предстоящий месяц и на внутримесячные периоды оперативных финансовых планов; составление оперативных планов реализации продукции в денежном выражении и планов по прибыли; обеспечение выполнения финансового, кредитного и кассового планов.

2. В области финансово-оперативной работы: обеспечение в установленные сроки платежей в государственный бюджет — по налогу с оборота, за производственные фонды и других платежей, уплаты процентов за кредит по краткосрочным и долгосрочным ссудам, взносов собственных средств из прибыли, амортизационных отчислений и других источников на финансирование централизованных и нецентрализованных капитальных вложений, перечисления денежных средств на особые счета (по фонду развития производства) и т. п.; перечисления денежных средств в порядке внутриведомственного перераспределения прибыли, оборотных средств, амортизационных отчислений, а также средств на финансирование научно-исследовательских работ, освоение новой техники и другие цели, предусмотренные в финансовом плане; выдачи заработной платы работникам предприятия и осуществления других кассовых операций; оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы в соответствии с заключенными договорами; уплаты процентов за кредит по долгосрочным и краткосрочным ссудам банков. Также к функциям в области финансово-оперативной работы относятся: оформление испрашиваемых кредитов в соответствии с действующими правилами кредитования и обеспечения возврата полученных ссуд в установленные сроки; предъявление в учреждения банков оформленных в установленном порядке платежных требований, других расчетных документов за отгруженную продукцию, оказанные услуги и выполненные работы; обеспечение своевременного получения документов на отгрузку продукции, выписки счетов и принятия мер к своевременному получению причитающихся с покупателей средств; осуществление мероприятий, способствующих ускорению оборачиваемости средств в расчетах; соблюдение установленного соответствующим банком лимита остатка наличных денег в кассах предприятия и обеспечения полной сохранности денежных знаков.

3. В области контрольно-аналитической работы: осуществление контроля за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов, а также планов по прибыли и рентабельности, за состоянием отгрузки и реализация продукции, за использованием по целевому назначению собственных и заемных оборотных средств в целом по объединению и по отдельным структурным подразделениям, ответственность по которым за соблюдение нормативов оборотных средств несут руководители соответствующих хозяйств предприятия, за своевременным рассмотрением соответствующими отделами, службами и цехами претензий покупателей и причин отказа от оплаты платежных требований за отгруженную продукцию и оказанные услуги; за соблюдением отделами, службами и цехами установленных сроков для проверки акцепта платежных требований поставщиков, подрядчиков и других организаций и своевременным надлежащим их оформлением в соответствующих случаях, полных или частичных отказов от оплаты платежных требований в строгом соответствии с банковской инструкцией, за соблюдением целевого использования нецентрализованных источников финансирования на затраты по нецентрализованным государственным капитальным вложениям, предусмотренные в плане, за получением наличных денег в учреждениях банков на выплату заработной платы и другие расходы строго в пределах причитающихся сумм, определенных исходя из установленных правил и кассовых планов, утвержденных предприятиям объединения, и за соблюдением кассовой дисциплины. По всем вопросам, связанным с осуществлением перечисленных функций, финансовый отдел вносит свои предложения руководству предприятия. Также к функциям в данной области относятся: осуществление систематического анализа бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности по вопросам, связанным с выполнением финансового, кассового и кредитного планов, соблюдением финансовой и платежной дисциплины; прогнозирование результатов хозяйственно-финансовой деятельности; улучшение использования основных фондов и оборотных средств; выявление и мобилизация внутрипромышленных резервов и дополнительных источников финансирования; участие отдела в организации работы по анализу производственно-хозяйственной деятельности объединения и определение влияния этой деятельности на финансовые показатели; участие в заключении хозяйственных договоров и принятие финансовых условий.

Такой объём возложенных функций требует привлечения новых специалистов в области финансового менеджмента.