Работа с листами рабочей книги

Понятие электронной таблицы

Таблица – это совокупность данных, которые систематизированы и разнесены по строкам и столбцам. Столбцы имеют имена A, B, C и т.д., строки 1, 2, 3 и т.д. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Имя (адрес) ячейки состоит из имени столбца и имени строки: A1, B2, D3 и т.п.

В таблицу можно вводить информацию следующих типов: текст, число, дата, формула, функция, рисунок. Основным достоинством редактора EXCEL 2007 является наличие мощного аппарата формул и функций. Имеется большое количество встроенных функций, которые различаются по категориям: математические, статистически е, финансовые, для работы с датой и временем, для работы с базой данных и др.

При запуске редактор создает Книгу, состоящую из листов. По умолчанию имя книги Книга 1, количество листов – 3. Имя книги и количество листов можно менять.

Элементы окна Excel

· На верхней строке окна расположены: кнопка OFFICE , панель быстрого доступа и строка заголовка книги.

Кнопка OFFICE заменила меню команды FILE предыдущих версий, содержит новые подменю Подготовить, Отправить и Опубликовать, а также кнопки Параметры EXCEL и Выход из EXCEL. С правой стороны окна OFFICE находится список «Последние документы».

Панель быстрого доступа содержит наиболее часто употребляемые команды: Сохранить, Отменить ввод (Нельзя отменить), Вернуть ввод (Нельзя вернуть). Панель можно легко перенастраивать. Для перенастройки надо щелкнуть на кнопке, расположенной с правой стороны панели и из открывшегося списка выбрать добавляемую команду. Если нужной команды нет в списке, то ее можно добавить следующим образом: открыть нужную вкладку, выбрать нужную группу вкладки, щелкнуть правой кнопкой мыши на команде группы, выбрать из контекстного меню команду Добавить на панель быстрого доступа.

Строка заголовка содержит заголовок книги и название приложения.

· Далее расположена лента вкладок. Она динамична. В зависимости от выполняемой операции могут появиться новые вкладки. По умолчанию активна (доступна) вкладка Главная. Для перехода на другую вкладку, надо щелкнуть на ее имени. Кроме того, вкладки могут активизироваться автоматически. С правой стороны ленты расположена кнопка Справка ([?]).

· Каждая вкладка включает именные группы, содержащие команды и кнопки списков команд. В зависимости от выполняемой операции команды и кнопки могут быть доступны или нет (серого цвета). Каждая группа имеет кнопку открытия диалогового окна. Она расположена правее названия группы. Например, в группе Выравнивание кнопка открывает диалоговое окно Формат ячеек, в котором уже выбрана вкладка Выравнивание. В группе Число с помощью такой кнопки открывается диалоговое окно Формат ячеек с уже выбранной вкладкой Число.

· Ниже групп расположена строка, включающая Поле имени , Строку формул икнопку Вставить функцию. В поле имени отражается адрес ячейки, на которой стоит курсор. В этом поле ячейке можно присвоить текстовое имя. Например, ячейка имеет адрес А1, заменим его на «Скидка». В поле имени справа находится кнопка со стрелкой, позволяющая открыть список функций, которые могут вкладываться в текущую функцию (см. далее раздел Встроенные функции). В строке формул отражается формула, вводимая в ячейку (результат расчета по этой формуле находится в самой ячейке). С помощью кнопки Вставить функцию ([f_x])открывается окно, позволяющее выбрать категорию функции и функцию внутри категории.

· Далее следует Рабочий лист, содержащий имена столбцов, имена строк и ячейки. . На пересечении имен столбцов и имен строк расположена кнопка, позволяющая вызвать новое контекстное меню, содержащее меню команд и панель инструментов (щелчком правой кнопкой мыши) или выделить весь лист (щелчком левой кнопкой мыши). Справа рабочего листа находится вертикальная полоса прокрутки с кнопкой разделителя листа вверху полосы.

· Под листом находится полоса ярлыков листов (Лист1, Лист 2 и т.д.) с кнопками их прокрутки и кнопкой Вставить лист.За ней расположенагоризонтальная полоса прокрутки с кнопкойразделителя листа. Размер этих двух полос может меняться. С помощью кнопок разделителя листа вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно окно разбить на несколько частей для одновременного просмотра различных частей одного большого документа.

· Внизу окна расположена строка состояния, кнопки режимов просмотра документа и панель масштаба. Строка состояния содержит название выполняемой операции, на ней может выводиться подсказка, как сделать ту или иную операцию. Например, при нажатии на маркер заполнения ячейки (на выделенной ячейке это черный квадратик в правом нижнем углу ячейки) выводится подсказка, как заполнить ячейки рядом данных. При щелчке правой кнопкой мыши на строке состояния появляется окно настройки. С его помощью можно задать автоматический вывод итогов (суммы, количества, среднее значение и др.) по выделенному числовому столбцу. Это очень удобная возможность EXSCEL 2007, позволяющая автоматически просматривать итоги без ввода формул и функций. Панель масштаба позволяет изменять масштаб представления данных путем перемещения ползунка.

Настройка окна EXCEL

Окно EXCEL можно перенастроить. Для этих целей используется вкладка Види кнопка Параметры EXCEL окна OFFICE. Вкладка Вид содержит 5 групп: Режимы просмотра книги, Показать или скрыть, Масштаб, Окно и Макросы. Режим просмотра книги содержит кнопки режимов: обычный (выводится по умолчанию), режим разметки (видны начало и конец страницы, колонтитулы), разметки страницы ( используется для предварительного просмотра разрывов страницы перед печатью), Представление (для сохранения набора параметров отображения и печати) и полноэкранный режим ( увеличивается размер рабочего листа за счет скрытия строки формул, строки состояния, строки заголовка окна и групп).

Группа Показать или скрыть содержит опции: линейка, сетка, панель сообщений, строка формул, заголовки. С помощью флажков опции можно включить или выключить.

Группа Масштаб обеспечивает еще один способ изменения масштаба листа. При нажатии на кнопку Масштаб откроется окно Масштаб, в котором надо установить нужные параметры. Для возврата к стандартному масштабу нажать кнопку 100% в этой группе.

Группа Окно позволяет открыть новое окно для работы с уже открытой книгой. Например, надо вывести одновременно 4 листа рабочей книги: в группе Окно надо четыре раза нажать кнопку Новое окно – нажать кнопку Упорядочить все и выбрать расположение окон, например, (.)рядом, нажать ОК.Далеев каждом окне выбрать рабочий лист для отображения.

Кнопка Параметры EXCEL позволяет установить большое количество разных параметров. Следует просмотреть параметры и согласиться с теми установками, которые заданы по умолчанию. Для изменения параметра надо выбрать раздел настройки и в нем установить /снять флажок параметра или ввести новое значение.

Объединение ячеек

Выделитиь ячейки А3:А4 – вкладка Главная – группа Выравнивание – кнопка Объединить – команда Объединить и поместить в центре. Ввести название столбца Наименование товара. Аналогичные операции выполнить для ячеек В3:В4, С3:С4, D3:G3, H3:H4, I3:I4. Ввести названия столбцов в диапазон D4:H4. Переход по столбцам осуществляется клавишей TAB.

При необходимости можно увеличить ширину столбцов одним из следующих способов:

· Подбор ширины столбца вручную: установить курсор на вертикальную линию между именами столбцов (правую границу имени столбца), например, между А и В. Курсор примет вид двунаправленной стрелки. Протаскиванием мыши расширить столбец.

· Автоподбор ширины столбца: выделить столбец или столбцы - вкладка Главная – группа Ячейки – кнопка Формат – команда Автоподбор ширины столбца. Столбец выделяется щелчком мыши на его имени, смежные столбцы выделяются протаскиванием мыши по их именам, несмежные столбцы - протаскиванием мыши по именам столбцов при нажатой клавише CTRL

Примечание. Большие возможности по форматированию ячеек предоставляет окно Формат ячеек, которое можно вызвать на экран командой Формат ячеек контекстного меню ячейки или кнопкой, расположенной справа в имени группы (Группе Число, группе Выравнивание) или операциями: вкладка Главная – группа Ячейки – кнопка Формат – команда Формат ячеек.

Нумерация столбцов

В ячейку А5 ввести цифру 1 – нажать клавишу ENTER – щелчком выделить ячейку ( в правом нижнем углу будет находиться черный квадратик, называемый « маркер заполнения») – протащить мышь вправо по строке за маркер заполнения при нажатой клавише CTRL. Образуется ряд данных. Без использования клавиши CTRL будет скопирована цифра 1.

· Ввод данных в таблицу

По умолчанию в ячейках устанавливаются следующие параметры: выравнивание всех данных по нижнему краю, числовых значений - по кравому краю, текстовых – по левому краю. Слова не переносятся на следующую строку внутри ячейки, ориентация текста – горизонтальная, формат – Общий, который используется и для текстовых и для числовых данных.

Перенос текста в ячейке

Длинный текст в ячейку можно вводить по-разному: можно увеличить ширину столбца, чтобы весь текст уместился. Это неудобно в больших таблицах.

Разумнее текст внутри ячейки вывести в несколько строк.

1-ый способ. Выделить ячейки, в которых надо предусмотреть перенос текста – вкладка Главная – группа Выравнивание – кнопка Перенос текста.

2-ой способ. Выделить ячейки – щелкнуть правой кнопкой мыши - Формат ячеек – вкладка Выравнивание – (.) Переносить по словам.

3-ий способ. В конце каждой строки текста ячейки нажимать одновременно клавиши ALT и ENTER. Количество строк в ячейке будет зависеть от ее ширины и высоты.

Любым из названных способов задать перенос текста в диапазоне А6:А8.

Формат данных

Выделить ячейки, далее задать формат одним из способов.

1-ый способ. Вкладка Главная – группа Число – щелкнуть на кнопке Формат ячеек:число, расположенной справа от названия группы Число. Откроется диалоговое окно Формат ячеек, в котором открыть вкладку Число и выбрать нужный формат.

2-ой способ. Щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенных ячейках - Формат ячеек – вкладка Число – выбрать нужный формат

3-ий способ. Вкладка Главная – группа Число – выбрать формат (Общий , Процентный, Финансовый, С разделителями). Кнопка Общий содержит список форматов (Числовой, Текстовый, Денежный и др.)

В рассматриваемом примереКод товара содержит числовые значения. При использовании Общего формата при наборе числа 000138 в ячейке будет число 138, нули будут отброшены. Следовательно, надо изменить формат столбца В на текстовый.

Ввод данных в таблицу

При вводе данных в таблицу для перехода по столбцам использовать клавишу TAB,дляпереходапо строкам – клавишу ENTER.

· Ввод формул

Установить курсор в ячейку G6 - ввести знак =, щелкнуть на ячейке D6, нажать клавишу [+], щелкнуть на ячейке Е6, нажать клавишу [-], щелкнуть на ячейке F6. В строке формул будет следующая формула: =D6+E6-F6.

В ячейку Н6 ввести формулу: = C6*G6.

Копирование формул: выделить ячейку G6 и протащить за маркер вниз таблицы. Аналогично скопировать формулу из ячейки Н6.

Подсчет итогов по столбцам

1-ый способ. Выделить ячейки D6:I11 – вкладка Главная – группа Редактирование – кнопка Сумма.

2-ой способ: выделить эти же ячейки - вкладка Формулы – группа Библиотека функций – кнопка Автосумма – Сумма.

Ввод данных в таблицу

Ввод данных из списка

EXCEL предоставляет возможность выводить данные списков. Ряд списков уже имеется в EXCEL, например месяцы года, дни недели. В ячейку ввести слово Январь и протащить мышь за маркер заполнения в нужную сторону. Если протаскивание мыши выполнять при нажатой клавише CTRL, то списка не образуется, а копируется месяц Январь. Напомню, что при создании числового списка протаскивание мыши выполняется при нажатой клавише CTRL, а без нее выполняется копирование.

Создание примечания

К ячейке можно сделать одно примечание, которое содержит пояснения, комментарии. На ячейке, к которой сделано примечание, появляется красный крестик. При подведении к нему курсора появляется текст примечания.

Выделить ячейку – вкладка Рецензирование – группа Примечания – кнопка Создать примечание – ввести текст примечания – нажать клавишу ENTER. Для удаления примечания можно выбрать команду Удалить примечание из контекстного меню ячейки или выбрать команду Удалить в группе Примечания.

Выделение ячеек

Выделение смежных ячеек осуществляется протаскиванием мыши от первой до последней ячеек.

Выделение несмежных ячеек: выделить первую ячейку или блок ячеек, последующие - при нажатой клавише CTRL.

Форматирование таблицы

Границы и заливка

Курсор на таблицу – вкладка Главная – группа Шрифт – кнопки Граница или Цвет заливки -

далее задать нужные параметры.

Форматирование по образцу

Установить курсор на отформатированный диапазон или ячейку – вкладка Главная – группа Буфер обмена – кнопка Формат по образцу ( курсор примет вид кисточки) - протащить мышь по форматируемому диапазону.

Условное форматирование

Условное форматирование выполняется исходя из критериев, заданных числами, формулами, фрагментами текстовых данных. В результате будет разный цвет оформления ячеек и содержащихся в них значений.

Выполнение условного форматирования: вкладка Главная – группа Стили – кнопка Условное форматирование (появится меню, которое состоит из наборов различных правил форматирования и визуального видоизменения ячеек) – выбрать соответствующие параметры – ОК.

Например, в столбце Цена изменить фон и цвет шрифта, если значение цены > 20000 руб.

· Выделить столбец Цена,

· Вкладка Главная – группа Стили – кнопка Условное форматирование – выбрать пункт Правила выделения ячеек – команда Больше - в левой части окна Больше задать значение 20000 (без знака>) – указать параметр цветового оформления – ОК.

Если выбрать пункт Гистограмма и желаемую цветовую палитру, то в таблице будет область закрашивания ячеек в соответствии со значениями в них (ячейка с числом, например,25 будет больше закрашена, чем ячейка с числом 2).

Отмена условного форматирования: вкладка Главная – группа Стили – кнопка Условное форматирование – команда Удалить правила – выбрать нужный пункт.

Форматировать как таблицу

Выделить заглавия столбцов (если этого не сделать то будут добавлены столбцы Столбец 1, Столбец 2 и т.д.) - из группы Стили выбрать кнопку Форматировать как таблицу -выбрать стиль. Откроется окно, в котором указывается диапазон таблицы. Здесь же надо установить флажок Таблица с заголовком. В заголовках столбцов появятся кнопки со стрелкой, которые служат для обеспечения сортировки и фильтрации данных. На ленте вкладок откроется вкладка Конструктор, включающая группу Параметры стилей таблиц.

Для того чтобы преобразовать таблицу обратно в обычный диапазон ячеек надо выделить любую ячейку таблицы – вкладка Конструктор – группа Сервис – кнопка Преобразовать в диапазон.

Функции в EXCEL

Вызов Мастера функции

1-ый способ. Вкладка Формулы – группа Библиотека функций – выбрать категорию функции – выбрать из списка функцию. Кнопка Автосумма, расположенная в этой группе, выводит список наиболее часто употребляемых функций (Макс, Мин, Среднее, Сумм, Число).

2-ой способ. Щелкнуть в строке формул на кнопке Вставить функцию – в открывшемся окне выбрать категорию функции – выбрать функцию внутри категории.

Функция ЕСЛИ

Рассмотрим действие функции на конкретных примерах

Пример 1. Определить размер премии в соответствии со стажем работы. Если стаж работы > или = 10 годам, то размер премии равен двум окладам, в противном случае одному окладу.

Решение задачи

· Щелкнуть на кнопке Вставить функцию на строке формул

· Из категории математические функции выбрать функцию ЕСЛИ. Откроется окно ЕСЛИ

· По строке логическое выражение щелкнуть на ячейке В2 – ввести >=10

· По строке Значение_если_истина щелкнуть на ячейке С2 и ввести :*2

· По строке Значение_если_ложь щелкнуть на ячейке С2

· ОК

Пример 2. Определить размер премии. Если стаж работы > или =10 годам, то премия равна двум окладам. Если стаж работы < 5 лет, то премия равна половине оклада, в остальных случаях – премия равна окладу.

На Значение_если_ложь используется вторая функция Если. Ее называют вложенной. Для вывода второго окна функции ЕСЛИ надо открыть список, щелкнув на кнопке со стрелкой, расположенной левее кнопки Вставить функцию.

Пример 3. Создать формулу для следующей задачи: если среднее значение чисел диапазона J15:J18 больше 15, то в ячейку J19 заносится сумма чисел диапазона К15:К18, в противном случае – 0.

	j	k

В ячейку J19 надо будет ввести следующуюформулу: =ЕСЛИ(СРЗНАЧ(J15:J18)>15;СУММ(K15:K18);0)

Ввод такой сложной формулы, в которой в функцию ЕСЛИ вложены две функции (СРЗНАЧ и СУММ) выполняется следующим образом:

· Установить курсор на ячейку J19, щелкнуть в строке формул на кнопке Вставить функцию и выбрать функцию ЕСЛИ. Откроется окно функции ЕСЛИ.

· Установить курсор в поле Логическое выражение – в строке формул щелкнуть на кнопке списка функции ЕСЛИ, расположенной левее кнопки Вставить функцию – выбрать функцию СРЗНАЧ. Откроется окно функции СРЗНАЧ. Автоматически, в данном примере, будет выделен нужный нам диапазон – нажать ОК. Появится окно с сообщением об ошибке, нажать ОК. В строке формул добавить >15.

· Для ввода второго аргумента функции ЕСЛИ надо опять открыть ее окно. Для этого в строке формул щелкнуть на кнопке Вставить функцию. Откроется окно функции Если.

· Установить курсор в поле Значение_если_истина. Аналогично выбрать из списка функцию, в данном случае функцию СУММ (ранее мы выбирали функциюСРЗНАЧ). Откроется окно функции. Для поля Число 1 выделить диапазон чисел К15:К18, нажать ОК.

· Опять открыть окно функции ЕСЛИ. В поле Значение_если_ложь ввести 0, нажать ОК.

Пример 4. В приведенной ниже таблице 1 определить остаток исходящий и остаток вклада с начисленным процентом.

Остаток исходящий определяется по формуле: Остаток входящий + Приход – Расход.

Остаток вклада с начисленным процентом можно рассчитать двумя способами: используя функцию ЕСЛИ и функцию Просмотр.

Исходные таблицы:

Функция ЕСЛИ:

Функция Просмотр

Функция Просмотр ищет искомое значение в одном столбце, одной строке или массиве и найдя его определяет значение результата.

Сначала рассмотрим функцию Просмотр отдельно:

· Установить курсор на ячейку Н6

· Щелкнуть на кнопке Вставить функцию, в открывшемся окне по строке Поиск ввести название функции « Просмотр» и нажать кнопку Найти. Откроется окно функции

· Выбрать первый вариант списка, определяющий работу с вектором

· По строке Искомое значение щелкнуть на ячейке В6, справа появится значение «До востребования»

· По строке Просматриваемый вектор выделить в таблице 2 строки с именами вкладов (диапазон А14:В16). В позиции курсора нажать клавишу F4 для задания абсолютного адреса диапазону

· По строке Вектор результата выделить в таблице 2 диапазон С14:С16, нажать клавишу F4.

· ОК

В ячейке Н6 будет значение 0,02. Протащить мышь на строку вниз. Для ячеек Н6:Н7 задать формат Процентный (будет выведено 2%).

Определить результаты в столбце 7 исходя из приведенной на рисунке формулы.

Создание диаграмм

Составим таблицу и для нее диаграмму.

Для составления диаграммы прежде всего необходимо задать диапазон данных, которые следует отображать на диаграмме. Это можно сделать по-разному, в зависимости от того какая шапка таблицы. Если названия столбцов выводятся на одной строке, то для задания диапазона таблицы можно установить курсор на любую ячейку таблицы или же выделить всю таблицу с названиями столбцов и строк таблицы. В нашем примере это диапазон: А3:С7.

Далее выполнить: вкладка Вставка – группа Диаграммы – выбрать тип диаграммы. Сразу же ( в отличии от EXCEL 2003) появится диаграмма как на представленном рисунке.

Из диаграммы видно, что названия строк левого столбца таблицы образуют подписи оси Х, названия столбцов (кроме левого), образуют так называемые легенды. Легенда определяет заголовки рядов данных с указанием цвета их изображения.

Если шапка таблицы содержит объединенные ячейки, то выделять названия столбцов нельзя, их можно будет ввести в дальнейшем, в ходе редактирования диаграммы. В нашем примере, выделим диапазон А4:С7 и составим диаграмму, как описано выше. Она будет иметь следующий вид:

Из рисунка видно, что ряды данных, т.е. значения стоимости телевизоров для магазина Грант и магазина Электро условно обозначены как Ряд1 и Ряд2. Прочесть такую диаграмму сложно, поэтому эти названия легенды надо будет отредактировать.

После вывода диаграммы на ленте вкладок появятся три новые вкладки Конструктор, Макет, Формат , входящие в Работа с диаграммами. Для редактирования легенды выполнить следующее:

Вкладка Конструктор – группа Данные – кнопка Выбрать данные – в открывшемся окне в области Элементы легенды выделить Ряд1 – кнопка Изменить – в открывшемся окне ввести имя Магазин Грант – ОК. Аналогичным образом изменить название Ряд2 на Магазин Электро.

Если бы мы не выделили названия моделей телевизоров, то подписей на оси Х не было бы. В этом случае надо в области Подписи горизонтальной оси щелкнуть на кнопке Изменить и ввести диапазон А4:А7.

Для вывода в диаграмме названия диаграммы, названия осей Х и У, подписей данных выполнить: вкладка Макет – группа Подписи – выбрать Название диаграммы ( название осей, подписи данных) – ввести соответствующие названия. Диаграмма будет выглядеть следующим образом.

Изменение диапазона данных

· Выделить диаграмму, щелчком на ней.

· Вкладка Конструктор – группа Данные – кнопка Выбрать данные (эту же команду можно выбрать из контекстного меню).откроется окно Выбор источника данных

· В поле Диапазон данных для диаграммы удалить клавишей DELETE выделенный диапазон. В этом же поле нажать кнопку для перехода в таблицу.

· В таблице выделить новый диапазон.

· Нажать кнопку в строке с диапазоном для возврата в окно Выбор источника данных

· Нажать ОК.

Понятие электронной таблицы

Таблица – это совокупность данных, которые систематизированы и разнесены по строкам и столбцам. Столбцы имеют имена A, B, C и т.д., строки 1, 2, 3 и т.д. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Имя (адрес) ячейки состоит из имени столбца и имени строки: A1, B2, D3 и т.п.

В таблицу можно вводить информацию следующих типов: текст, число, дата, формула, функция, рисунок. Основным достоинством редактора EXCEL 2007 является наличие мощного аппарата формул и функций. Имеется большое количество встроенных функций, которые различаются по категориям: математические, статистически е, финансовые, для работы с датой и временем, для работы с базой данных и др.

При запуске редактор создает Книгу, состоящую из листов. По умолчанию имя книги Книга 1, количество листов – 3. Имя книги и количество листов можно менять.

Элементы окна Excel

· На верхней строке окна расположены: кнопка OFFICE , панель быстрого доступа и строка заголовка книги.

Кнопка OFFICE заменила меню команды FILE предыдущих версий, содержит новые подменю Подготовить, Отправить и Опубликовать, а также кнопки Параметры EXCEL и Выход из EXCEL. С правой стороны окна OFFICE находится список «Последние документы».

Панель быстрого доступа содержит наиболее часто употребляемые команды: Сохранить, Отменить ввод (Нельзя отменить), Вернуть ввод (Нельзя вернуть). Панель можно легко перенастраивать. Для перенастройки надо щелкнуть на кнопке, расположенной с правой стороны панели и из открывшегося списка выбрать добавляемую команду. Если нужной команды нет в списке, то ее можно добавить следующим образом: открыть нужную вкладку, выбрать нужную группу вкладки, щелкнуть правой кнопкой мыши на команде группы, выбрать из контекстного меню команду Добавить на панель быстрого доступа.

Строка заголовка содержит заголовок книги и название приложения.

· Далее расположена лента вкладок. Она динамична. В зависимости от выполняемой операции могут появиться новые вкладки. По умолчанию активна (доступна) вкладка Главная. Для перехода на другую вкладку, надо щелкнуть на ее имени. Кроме того, вкладки могут активизироваться автоматически. С правой стороны ленты расположена кнопка Справка ([?]).

· Каждая вкладка включает именные группы, содержащие команды и кнопки списков команд. В зависимости от выполняемой операции команды и кнопки могут быть доступны или нет (серого цвета). Каждая группа имеет кнопку открытия диалогового окна. Она расположена правее названия группы. Например, в группе Выравнивание кнопка открывает диалоговое окно Формат ячеек, в котором уже выбрана вкладка Выравнивание. В группе Число с помощью такой кнопки открывается диалоговое окно Формат ячеек с уже выбранной вкладкой Число.

· Ниже групп расположена строка, включающая Поле имени , Строку формул икнопку Вставить функцию. В поле имени отражается адрес ячейки, на которой стоит курсор. В этом поле ячейке можно присвоить текстовое имя. Например, ячейка имеет адрес А1, заменим его на «Скидка». В поле имени справа находится кнопка со стрелкой, позволяющая открыть список функций, которые могут вкладываться в текущую функцию (см. далее раздел Встроенные функции). В строке формул отражается формула, вводимая в ячейку (результат расчета по этой формуле находится в самой ячейке). С помощью кнопки Вставить функцию ([f_x])открывается окно, позволяющее выбрать категорию функции и функцию внутри категории.

· Далее следует Рабочий лист, содержащий имена столбцов, имена строк и ячейки. . На пересечении имен столбцов и имен строк расположена кнопка, позволяющая вызвать новое контекстное меню, содержащее меню команд и панель инструментов (щелчком правой кнопкой мыши) или выделить весь лист (щелчком левой кнопкой мыши). Справа рабочего листа находится вертикальная полоса прокрутки с кнопкой разделителя листа вверху полосы.

· Под листом находится полоса ярлыков листов (Лист1, Лист 2 и т.д.) с кнопками их прокрутки и кнопкой Вставить лист.За ней расположенагоризонтальная полоса прокрутки с кнопкойразделителя листа. Размер этих двух полос может меняться. С помощью кнопок разделителя листа вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно окно разбить на несколько частей для одновременного просмотра различных частей одного большого документа.

· Внизу окна расположена строка состояния, кнопки режимов просмотра документа и панель масштаба. Строка состояния содержит название выполняемой операции, на ней может выводиться подсказка, как сделать ту или иную операцию. Например, при нажатии на маркер заполнения ячейки (на выделенной ячейке это черный квадратик в правом нижнем углу ячейки) выводится подсказка, как заполнить ячейки рядом данных. При щелчке правой кнопкой мыши на строке состояния появляется окно настройки. С его помощью можно задать автоматический вывод итогов (суммы, количества, среднее значение и др.) по выделенному числовому столбцу. Это очень удобная возможность EXSCEL 2007, позволяющая автоматически просматривать итоги без ввода формул и функций. Панель масштаба позволяет изменять масштаб представления данных путем перемещения ползунка.

Настройка окна EXCEL

Окно EXCEL можно перенастроить. Для этих целей используется вкладка Види кнопка Параметры EXCEL окна OFFICE. Вкладка Вид содержит 5 групп: Режимы просмотра книги, Показать или скрыть, Масштаб, Окно и Макросы. Режим просмотра книги содержит кнопки режимов: обычный (выводится по умолчанию), режим разметки (видны начало и конец страницы, колонтитулы), разметки страницы ( используется для предварительного просмотра разрывов страницы перед печатью), Представление (для сохранения набора параметров отображения и печати) и полноэкранный режим ( увеличивается размер рабочего листа за счет скрытия строки формул, строки состояния, строки заголовка окна и групп).

Группа Показать или скрыть содержит опции: линейка, сетка, панель сообщений, строка формул, заголовки. С помощью флажков опции можно включить или выключить.

Группа Масштаб обеспечивает еще один способ изменения масштаба листа. При нажатии на кнопку Масштаб откроется окно Масштаб, в котором надо установить нужные параметры. Для возврата к стандартному масштабу нажать кнопку 100% в этой группе.

Группа Окно позволяет открыть новое окно для работы с уже открытой книгой. Например, надо вывести одновременно 4 листа рабочей книги: в группе Окно надо четыре раза нажать кнопку Новое окно – нажать кнопку Упорядочить все и выбрать расположение окон, например, (.)рядом, нажать ОК.Далеев каждом окне выбрать рабочий лист для отображения.

Кнопка Параметры EXCEL позволяет установить большое количество разных параметров. Следует просмотреть параметры и согласиться с теми установками, которые заданы по умолчанию. Для изменения параметра надо выбрать раздел настройки и в нем установить /снять флажок параметра или ввести новое значение.

Работа с листами рабочей книги

Увеличение области под ярлычки листов осуществляется с помощью кнопки Разделитель, находящейся справа от горизонтальной полосы прокрутки.

Перемещение листа в пределах рабочей книги осуществляется путем протаскивания выделенного листа вдоль ряда ярлычков. Над ярлычком появится значок стрелки, позволяющий определить место вставки листа.

Копирование рабочего листа в пределах рабочей книги осуществляется аналогично перемещению, но при нажатой клавише CTRL.

Переименование листа: выбрать команду Переименовать из контекстного меню листа.

Добавление листа осуществляется несколькими способами: кнопка Вставить лист, находящаяся справа от ярлычков листов; команды Вставить – Лист из контекстного меню листа; вкладка Главная – группа Ячейки – команда Вставить – команда Вставить лист.

Перемещение/копирование рабочих листов в другую книгу:

· Открыть книгу, в которую осуществляется перемещение/копирование.

· Активизировать книгу, из которой будет осуществляться перемещение/копирование.

· Выделить нужные листы при нажатой клавише CTRL .

· В контекстном меню выделенных листов выбрать команду Переместить/скопировать.

· В открывшемся окне выбрать из списку книгу, в которую осуществляется перемещение/копирование.

· Указать перед каким листом должны располагаться листы.

· Для копирования включить опцию (.) Создать копию – ОК.

5. Создание таблицы (на примере)

· Создание шапки таблицы

Объединение ячеек

Выделитиь ячейки А3:А4 – вкладка Главная – группа Выравнивание – кнопка Объединить – команда Объединить и поместить в центре. Ввести название столбца Наименование товара. Аналогичные операции выполнить для ячеек В3:В4, С3:С4, D3:G3, H3:H4, I3:I4. Ввести названия столбцов в диапазон D4:H4. Переход по столбцам осуществляется клавишей TAB.

При необходимости можно увеличить ширину столбцов одним из следующих способов:

· Подбор ширины столбца вручную: установить курсор на вертикальную линию между именами столбцов (правую границу имени столбца), например, между А и В. Курсор примет вид двунаправленной стрелки. Протаскиванием мыши расширить столбец.

· Автоподбор ширины столбца: выделить столбец или столбцы - вкладка Главная – группа Ячейки – кнопка Формат – команда Автоподбор ширины столбца. Столбец выделяется щелчком мыши на его имени, смежные столбцы выделяются протаскиванием мыши по их именам, несмежные столбцы - протаскиванием мыши по именам столбцов при нажатой клавише CT