Проведение собраний и деловых переговоров.

Проведение собраний.

1. Этапы: а) подготовка, б) проведение, в) реализация решений собрания.

2. Модель собрания: а) структура (цель, задачи, участники, средства, нормы и ценности, ожидаемый результат,); б) процесс (возможные сценарии развития собрания); в) управление собранием (протокольное, нормативно-организационное, процедурное, техническое и информационное сопровождение; управление состоянием, мотивацией и поведением участников).

3. Цель собрания – описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы (возможные варианты целей: предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по вопросу

4. Повестка собрания – это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию: тема; цель; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания собрания; место проведения; фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место и время, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

5. Регламент работы собрания (распорядок).

6. Участники собрания - оптимальное число участников. Желательно, чтобы в число участников собраний входили люди, способные в ходе обсуждения сыграть роль «эксперта», «генератора идей», «критика». Некоторых сотрудников можно вместо приглашения попросить находиться на своем рабочем месте неотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону.

7. Предварительное оповещение участников с передачей им повестки дня. К повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Желательно до начала собрания собирать замечания от участников собрания.

8. Заранее проинструктируйте подчиненных (участников собраний) о правилах поведения на собрании.

9. Цели и функции председателя собрания: найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время; обеспечить необходимую деловую и конструктивную атмосферу; председатель регулирует направленность, очередность (распределение ролей) и корректность выступлений, акцентирует внимание присутствующих на наиболее ценных предложениях выступающих.

10. Соблюдение процедуры нормализует ход собрания.

11. Собрание, как правило, начинается с вступительного слова председателя, в котором он формулирует цели и задачи предстоящей работы. Порядок работы может быть различным. Если на обсуждение выносятся заранее подготовленные предложения, то они доводятся до присутствующих, после чего обсуждаются. Если это не сделано, то предлагается вносить предложения, а уж затем их обсуждать. Можно заранее полностью подготовить текст выступления, можно ограничиться тезисами. При необходимости целесообразно использовать видео- и аудиосредства. Очень хорошо при обсуждении наиболее важных тем заранее подготовить текст и раздать его участникам заседания. Выступление должно быть динамичным, конструктивным, конкретным. Основное внимание лучше уделять заключительной фазе собрания, брать на себя обобщение и выводы по выступлениям его участников.

12. Активизация деятельности участников собрания: а) для сохранения единства участников собрания; б) для мобилизации участников совещания; в) для фокусировки внимания на обсуждаемой задаче; г) для активизации участников совещания.

13. В конце собрания следует кратко подвести его итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные предложения, поставить задачи по реализации принятых решений.

Проведение переговоров.

1. Подготовка к переговорам:

1.1. Анализ проблемы: а) определение предмета переговоров; б) информация о партнере; в) возможные альтернативы данным переговорам; в)привлечение экспертов; г)содержательный анализ проблемы (интересы, насколько ваш партнер заинтересован в переговорах и есть ли у него лучшие альтернативы, область совпадения и расхождения интересов).

1.2. Планирование переговоров: а) содержательные аспекты переговоров (ваши цели и задачи, как вы намерены их достигать); б) экономические и финансовые расчеты; в) подготовка необходимой технической и справочной документации; г) определение возможных вариантов решения; построение схемы: интересы, проблемы, предложения

1.3. Возможные предложения и их аргументация (исходное предложение, последующее и предельное предложения).

1.4. Позиции участников на переговорах.

1.5. Планирование организационных моментов (место, время, условия).

1.6. Состав делегации, руководитель и распределение ролей в команде.

2. Ведение переговоров

2.1. Протокол при ведении переговоров; рассадка; регламент.

2.2. Этапы ведения переговоров: 1) установление интересов, позиций, целей участников переговоров; 2) обсуждение позиций; 3) согласование позиций.

2.3. Возможные подходы к переговорам: 1) мягкий подход; 2) жесткий подход (торг); 3) принципиальный подход.

2.4. Тактические приемы: а) при мягком подходе: принятие предложений партнера; значительные уступки: прямое “открытие своих карт”; б) при жестком подходе (торг): завышение первоначальных требований; постановка партнера в безвыходную ситуацию; ультимативность требований; угрозы; выдвижение требований по возрастающей; блеф; отказ от собственных предложений; двойное толкование; в) при принципиальном подходе: тщательный анализ проблемы; выявление моментов, объединяющих участников; постепенное повышение сложности решаемых проблем; разработка и внесение предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов; разделение проблемы на отдельные составляющие.

2.5. В случае, если партнер не настроен на конструктивный диалог: а) постараться самому быть настроенным конструктивно, не пытаясь обыграть партнера; б) необходимо создать деловую атмосферу; в) предложить паузу в переговорах, во время которой провести неформальные встречи и консультации; г) рассмотреть возможность иных альтернатив.

2.6. На переговорах с более сильным партнером возможно: апелляция к продолжению отношений с данным партнером в дальнейшем; увязывание различных предложений в пакет; обращение к репутации сильного партнера.

3. После завершения переговоров: а) проведение анализа переговоров (отчет), б) выполнение договоренностей.

272. Прогнозирование и планирование. Основные виды планов. Основные этапы разработки планов.

Прогнозирование – предвидение будущего. Прогноз не носит обязательного характера. План определяет действия организации, ее подразделений и конкретных лиц в будущем и носит обязательный характер.

Основные виды планов:

1. по целям: стратегические, тактические;

2. по предметам: производство, маркетинг, финансы, прочие;

3. по уровням: организация в целом, подразделение, проект, отдельный исполнитель;

4. по содержанию: продуктово-тематические, ресурсные, объемно-календарные;

5. по периоду: долгосрочному, среднесрочные, краткосрочные.

Основные этапы планирования:

1. миссия организации;

2. цели организации;

3. оценка и анализ внешней среды;

4. управленческое обследование сильных и слабых сторон;

5. анализ стратегических альтернатив;