Применение в документах управленческих реквизитов
Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (например, «ПРИКАЗ», «ПРОТОКОЛ», «АКТ») печатается прописными буквами.
Наименование вида и разновидности документа не указывается
в письмах.
Дата
5.1
5.2
5.2.1 Датой документа является:
- дата подписания (правовой акт, письмо и другое);
- дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);
- дата утверждения (план, отчет и другое).
5.2.2 Дата документа проставляется руководителем, подписывающим
или утверждающим документ, либо работником службы документационного обеспечения при регистрации документа.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется
в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется
под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется
от предыдущего реквизита 2−3 интервалами.
5.2.3Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют
в последовательности:
день месяца – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год – четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2016
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют
в последовательности:
день месяца – двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц – словом;
год – четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова «год»
в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы.
Слово «год» либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2016 года или 01 января 2016 г.
5.2.4 Документы, за исключением нормативно-правовых актов, не являющихся совместными нормативно-правовыми актами, которые готовятся органами исполнительной власти совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
Гриф утверждения
5.1
5.2
5.3
5.3.1 На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек и двоеточия.
5.3.2При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:
| УТВЕРЖДАЮ Министр образования Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Дата | |
5.3.3 При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.
5.3.4 При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты
и регистрационного номера, например:
| УТВЕРЖДЕНО протоколом конкурсной комиссии от ... № ... |
Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)» печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Ё
5.3.5 Все составные части реквизита размещаются флаговым способом
и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9−10 см и ограничивается правым полем.
Адресат
5.1
5.2
5.3
5.4
5.4.1 Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
5.4.2 Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
5.4.3 Реквизит «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
- наименования государственного органа, учреждения, организации
(в именительном падеже, без сокращений), например:
| Правительство Красноярского края |
- наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например:
| ООО «Центр расчетов и инвестиций Красноярск 2020» Отдел финансового контроля |
- указания должности получателя (в дательном падеже);
- инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:
| Первому заместителю Губернатора Красноярского края – председателю Правительства Красноярского края И.О. Фамилия |
- почтового адреса.
5.4.4 При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес
в реквизите не указывается.
Постоянными адресатами являются:
- федеральные органы государственной власти;
- территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории Красноярского края;
- органы государственной власти Красноярского края и иные государственные органы Красноярского края;
- органы местного самоуправления муниципальных образований Красноярского края
- вышестоящие организации.
В реквизите «адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.
5.4.5 Почтовый адрес в составе реквизита «адресат» указывается
в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи.
5.4.6При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии, например:
| Рудакову О.В. Ленина ул., д. 125, кв. 12 г. Минусинск Красноярский край |
5.4.7 При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга одним интервалом.
5.4.8 Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
5.4.9 Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия(и)» перед вторым и последующими адресатами не указывается.
5.4.10 Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю.
Подпись должностного лица
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.5.1 Подпись – реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества, фамилия).
Например:
| Министр информатизации и связи Красноярского края | подпись | И.О. Фамилия |
5.5.2 Наименование должности в реквизите «подпись должностного лица» размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается
от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.
5.5.3 Расшифровка подписи в реквизите «подпись должностного лица» располагается на уровне последней строки наименования должности
с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
5.5.4 Подпись отделяется от последней строки текста 2–3 интервалами.
5.5.5 Не допускается подписывать документы с предлогом
«За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов «Временно замещающий должность», например:
| Временно замещающий должность заместителя министра транспорта Красноярского края | подпись | И.О. Фамилия |
При передаче полномочий по подписанию служебных документов
и нормативно-правовых актов должностному лицу органа исполнительной власти края подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.
5.5.6 Внесение в подписанные документы исправлений
и дополнений не разрешается.
5.5.7 Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.
5.5.8 При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:
| Министр строительства и архитектуры Красноярского края подпись | И.О. Фамилия | Министр культуры Красноярского края подпись | И.О. Фамилия |
5.5.9 При подписании совместного документа бланки писем не используют.
5.5.10 При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Руководитель казначейства (службы) Красноярского края | подпись | И.О. Фамилия |
| Главный бухгалтер – начальник отдела | подпись | И.О. Фамилия |
5.5.11 В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:
| Председатель комиссии | подпись | И.О. Фамилия |
| Секретарь комиссии | подпись | И.О. Фамилия |
Или
| Председатель комиссии | подпись | И.О. Фамилия |
| Члены комиссии | подпись | И.О. Фамилия (всех членов комиссии в алфавитном порядке) |
Оттиск печати
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.6.1 Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати захватывает часть наименования должности лица, подписавшего документ, но не перекрывает личную подпись должностного лица.
5.6.2 В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Гриф согласования
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.7.1 Согласование проекта документа с другими государственными органами власти Красноярского края и организациями, интересы которых
в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом,
а также протоколом совещательного органа или служебным письмом.
Например:
| СОГЛАСОВАНО Министр спорта, туризма и молодежной политики Красноярского края подпись И.О. Фамилия дата СОГЛАСОВАНО письмо министерства промышленности и энергетики Красноярского края от 26.08.2010 № 04-13/255 |
5.7.2 Гриф согласования оформляется под реквизитом «подпись» ближе
к нижнему полю документа.
5.7.3 Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном
для расположения грифов согласования, делается отметка
«Лист согласования прилагается».
5.7.4 Согласование документа осуществляется с:
- вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;
- органами исполнительной власти Красноярского края, полномочия которых затрагивает содержание документа;
- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный
и тому подобное);
- должностными лицами в пределах их компетенций.
Приложение А
(обязательное)