Важливі поради для проектування БД.

Ваші дії	Характеристика дій
Почніть з аналізу	наявної бази даних, створеної вручну або за допомогою комп'ютера. Перегляньте використовувані форми та звіти. Визначте джерело даних. Поміркуйте, чи мож­на імпортувати введені дані. Поговоріть з інши­ми людьми, які використовують інформацію, що міститься в базі даних, обговоріть проблеми й побажання. Перегляньте задачі, які розв'язу­ються за допомогою бази даних, і продумайте ті, які слід розв'язувати в майбутньому (на­приклад, створення щотижневих звітів, експор­тування даних, сортування, обробка й аналіз).
Проідентифікуйте даній задачі	які слід розв'язувати, розділіть їх на групи, напри­клад, розділіть відомості про клієнтів та відо­мості про платіжні документи. Ці групи згодом стануть таблицями.
Визначте дані	які зберігатимуться в кожній таблиці (таблиця клієнтів, наприклад, може містити прізвища клієнтів, їхні адреси й номери телефонів). Такі дані в таблиці будуть полями.
Перегляньте спільні елементи таблиць	Прізвище клієнта може бути спільним елемен­том таблиці клієнтів і таблиці накладних. Ці спільні елементи називаються ключовими полями.
Продумайте оформлення	перегляду да­них у вигляді форм і звітів.
Визначте умови вибору	для запитів.
Поміркуйте як автоматизувати	стан­дартні задачі баз даних: виконання запитів і друкування звітів.
Придумайте проблеми безпеки даних	стратегія створення копій, розподіл даних та обмеження доступу під час роботи в мережі.

Практична робота «Створенню та заповненню БД «Учбовий заклад»»

1. Після запуску програми Microsoft Access (Пуск\ Програми Microsoft Access) на екрані з'являєть­ся вікно додатка, а також діалогове вікно, у якому користувач має вибрати один із наступних варіантів роботи (рис. 1):

• створення порожньої бази даних (перемикач Но­ва база даних);

• створення бази даних за допомогою майстра (переми­кач Запуск майстра);

• відкриття однієї з існуючих баз даних (переми­кач Відкрити базу даних).

Урезультаті вибору перемикача Нова база даних утворюється порожня база даних, до якої згодом мо­жна помістити таблиці, форми, звіти, запити і т. д. У раз: потреби відкрити існуючу базу даних слід установити перемикач Відкрити базу даних. Після натискання клавіші ОК з'явиться список для вибо­ру бази, яку потрібно відкрити.

	Створіть нову базу даних та збережіть її під іменем «Учбовий заклад»

У вікну БД систематизовані об’єкти: Таблиці, Запити, форми, Макроси, Модулі.

Спочатку вікно нової бази даних є порожнім (рис. 2).

Завдання. Створити таблицю «Учень».

2. У вікні бази даних активізуйте вкладку Таблиці.

3.Натисніть лівою кнопкою миші по кнопці Створити. На екрані з'явиться вікно Нова таблиця, у якому перераховуються способи створення таблиці.

4. Виберіть спосіб Конструктор та натисніть ОК.

5. Вікно конструктора таблиці складається з трьох колонок: Ім’я поля, Тип даних, Опис.

6. Уведіть до першого рядка колонки Ім’я поля назву першого поля — Код__учня та натисніть ENTER.

7У списку Типів даних виберіть тип Лічильник. Піс­ля цього курсор переміститься в колонку Опис.

8. До колонки Опис, що служить для запису інформації про призначення поля, уведіть такий опис« Служить для однозначної ідентифікації учня».

Поле Код__учня слід оголосити ключовим полем. Для цього потрібно його виділити, а потім дати ко­манду Правка\Ключове поле.

9. До другого рядка колонки Ім’я поля введіть на­зву другого поля — Прізвище і також натисніть ENTER

10 Зробіть описи даних для другого поля, а та­кож створіть інші поля відповідно до даних, наведе­них у таблиці 5.

Таблиця 5

Ім'я поля	Тип даних	Розмір поля	Формат поля
Код_чня	Счетчик	Длинное целое
Прізвище	Текстовий
Ім'я	Текстовьій
По_батькові	Текстовий
Дата_народж.	Дата/время		Краткий формат дати
Адреса	Текстовий
Телефон	Текстовий

Поле з кодами учнів ми оголосили полем первин­ного ключа (ключовим полем). Водночас для влас­тивості Індексоване поле програма автоматично встановила значення ТОК (Збіги не допускаються). Завдяки цьому два різних записи в базі даних не можуть мати однакові ідентифікаційні номери.

Щоб заповнити таблицю, слід перейти з вікна Конс­труктора на лист даних, виконавши команду Вигляд/режим таблиці. При цьому програма запропонує зберег­ти таблицю. Дайте стверджувальну відповідь та надай­те таблиці ім'я «Учень». Заповніть таблицю бази даних відповідно до даних, наведених у таблиці 1.

Завдання для самостійного виконання

1. Аналогічно створити в режимі конструктора таблиці « Предмет », « Клас », « Вчитель ».

Таблиця «Клас»

Ім'я поля	Тип даних	Розмір поля
Назва класу	Текстовий

Таблиця «Предмет»

Ім'яполя	Тип даних	Розмір поля
Назва предмета	Текстовий

Таблиця «Вчитель»

Ім'я поля	Тип даних	Розмір поля
Код_вчителя	Счетчик	Длинное целое
Прізвище	Текстовий
Ім'я	Текстовий
По батькові	Текстовий

*Виділені поляє ключовими.

2. Заповнити таблиці в режимі відкритої таблиці.