Квадрант наших приоритетов

Стивен Кови предлагает распределить все те дела, мелкие и крупные, которые мы делаем в нашей жизни, на четыре категории, или квадранта:

♦ первый квадрант — срочные и важные дела;

♦ второй квадрант — важные, но не срочные дела;

♦ третий квадрант — срочные, но не важные дела;

♦ четвертый квадрант — несрочные и неважные дела.

Срочные и важные дела— это все то, что нам приходится делать в разного рода критических ситуациях, это также всевозможные неотложные проблемы, и любая «горящая» работа — то есть такая, которую нужно завершить в очень ограниченные сроки.

Важные, но не срочные дела— это выполнение текущей работы, когда нет никакого аврала и «пожара», это всевозможные профилактические меры для предотвращения аварий, катастроф и непредвиденных ситуаций, это поиск новых возможностей, внедрение новшеств, направленных на увеличение производительности и эффективности, налаживание новых связей, а также отдых, необходимый для восстановления сил и здоровья.

Срочные, но не важные дела— это необходимость отвечать на телефонные звонки, посещать некоторые мероприятия и встречи, не являющиеся важными, разговоры и другие помехи, отвлекающие от важных дел, но требующие вашей быстрой реакции.

Несрочные и неважные дела— это те виды деятельности, в которые так приятно бывает убежать от проблем: например, компьютерные игры, пустое чтиво, бессмысленная болтовня по телефону и другие разновидности пустого времяпрепровождения (не путать с отдыхом, необходимым для восстановления сил и здоровья).

Проанализировав всю структуру вашей занятости в течение дня (а еще лучше — в течение нескольких дней), определите, к какому квадранту относится каждое ваше действие и занятие. Затем выявите, какому из четырех квадрантов вы уделяете больше всего времени и сил.

Может выясниться, что большую часть времени и сил вы тратите на первый квадрант — срочные и важные дела. Это и не удивительно: ведь срочные и важные дела — это действительно то, что нельзя отложить и за что надо браться в первую очередь.

Но заметьте: срочные и важные дела, составляющие содержание первого квадранта — это, как правило, то, что навязывается нам обстоятельствами или другими людьми. Сосредоточив все свои усилия лишь на этом квадранте, мы вынуждены быть реактивными, а не проактивными — то есть постоянно лишь реагировать на внешние раздражители, утрачивая роли лидеров и управленцев своей жизни.

Может показаться, что это безвыходная ситуация: в самом деле, куда же деться от срочных и важных дел — от них нельзя отмахнуться, их нельзя отложить, ими приходится заниматься, даже если они не оставляют времени ни для чего другого!

Но давайте задумаемся над таким простым примером: у вас на кухне потекла водопроводная труба. Ситуация, безусловно, чрезвычайная, неотложная, относящаяся к первому квадранту. Вы вынуждены бросить все прочие дела (в том числе и важные), и заняться устранением катастрофы — вызывать водопроводчика, убирать воду, и т. д.

Но, возможно, для вас вовсе не новость, что труба на кухне старая и давно нуждается в замене. Однако это дело казалось вам не срочным, поэтому вы откладывали его. И дождались экстренной ситуации, потребовавшей от вас немедленной реакции и пересмотра всех своих планов.

Пока эта проблема не была срочной, она пребывала во втором квадранте — важных, но не срочных дел. Вы могли сами выделить время для решения этой проблемы и без спешки решить ее. Тогда она не перешла бы в первый квадрант и не пополнила бы список важных и срочных дел, лишающих вас возможности быть хозяином своей жизни.

Точно также обстоит дело и со всеми «горящими» работами — если бы вы уделили им достаточно времени, пока они еще не «горели», то избежали бы спешки и нервотрепки. Позаботившись заранее о всевозможных новшествах и усовершенствованиях во всех сферах нашей жизни, мы также сможем предотвратить возможные кризисные ситуации.

«Переживайте неприятности по мере их поступления» — гласит известный афоризм. Стивен Кови предлагает нам нечто гораздо более эффективное: предупреждать неприятности, проводить профилактику проблем прежде, чем они свалятся нам на голову.

Вывод очень простой: приоритетным для нас должен быть второй квадрант — важных, но не срочных дел. Если мы будем уделять им должное внимание, то первый квадрант — важных и срочных дел — будет сокращаться. И они все меньше будут выбивать нас из колеи, заставляя терять бразды управления своей жизнью и превращаться в марионеток, реактивных личностей, вынужденных лишь реагировать на требования внешнего мира.

Когда вы вынуждены постоянно заниматься срочными и важными делами из квадранта номер один — вы живете в состоянии постоянного кризиса, стресса, цейтнота, вы не принадлежите себе, крутитесь как белка в колесе, а ворох несделанных дел, кажется, только нарастает. Такая жизнь изнуряет вас и превращается по сути в самосожжение.

Если же вы концентрируетесь на делах из второго квадранта — важных, но не срочных — то вы держите свою жизнь под контролем, а потому уравновешенны и сбалансированны, крайне редко попадаете в кризисные ситуации. Ваша жизнь течет ровно и гладко, в соответствии с вашими собственными планами, ничто не выбивает вас из колеи, что позволяет вам быть максимально эффективным в достижении ваших целей.

Но нашей эффективности могут помешать также третий и четвертый квадрант, если мы вовремя не примем единственное правильное в данном случае решение: научиться игнорировать дела, оказавшиеся в этих квадрантах.

Каждый из нас знает, как не просто это бывает в действительности. Очень трудно игнорировать назойливо звонящий телефон, даже если вы знаете, что звонок не важный. И все же надо научиться это делать. Потому что третий и четвертый квадранты очень коварны: они могут забирать у нас практически все ресурсы времени, необходимого для важных дел из квадранта номер два.

За счет квадранта номер один мы высвободить эти ресурсы не можем — потому что срочные и важные дела игнорировать невозможно. Квадрант номер один мы можем лишь постепенно сокращать за счет основного внимания, уделяемого квадранту номер два. А вот квадранты номер три и четыре попросту воруют наше время и силы впустую.