Цель, предмет и задачи функциональной диагностики
Функциональная диагностика организационной структуры организации служит для углубленного изучения структуры организации и функций, выполняемых подразделениями и сотрудниками.
Назначение функциональной диагностики организационных структур заключается в выявлении количественных характеристик и построению качественной, реалистичной модели функционирования организации.
Целью функциональной диагностики является определение влияния содержания и структуры функциональных отношений на конечные результаты деятельности.
Объектом функциональной диагностики является организационная структура и составляющие ее функциональные элементы, процедуры и их характеристики. Предмет функциональной диагностики - распределение отношений функциональных элементов, их свойств и процедур в процессе функционирования организации.
В связи с этим к важнейшим задачам функциональной диагностики организационных структур относятся:
1. Классификация субъектов функционирования (категорий и групп работников).
2. Классификация элементов процесса функционирования (действий, процедур).
3. Классификация направлений (решаемых проблем), целей функционирования.
4. Классификация элементов информационных потоков.
5. Проведение обследования деятельности персонала организации.
6. Исследование распределения (по времени и частоте) организационных характеристик: процедур, контактов персонала, направлений деятельности, элементов информационных потоков - по отдельности и в комбинациях друг с другом по категориям работников, видам процедур и их направлениям (согласно результатам и логике исследований).
6.1. Выявление реальной структуры функциональных, информационных, иерархических, временных, проблемных отношений между руководителями, сотрудниками и подразделениями.
6.2. Установление структуры распределения рабочего времени руководителей и персонала относительно функций, проблем и целей организации.
6.3. Выявление основных технологий функционирования организации (информационных процессов, включая и недокументированные), их целеполагания в сравнении с декларируемыми целями организации.
6.4. Выявление однородных по специфике деятельности, целевой ориентации и реальной подчиненности групп работников, формирование реальной модели организационной структуры и сравнение ее с декларируемой;
7. Определение причин рассогласования декларируемой и реальной структуры организационных отношений.
Выбор элементов и свойств организационной структуры, подлежащих анализу
Выявление параметров и пропорций организационной структуры требует глубоких исследований, обеспечивающих представительность полученных данных. Это значит, что деятельность членов организации должна быть обследована методом сплошной «фотографии» рабочего времени, позволяющих установить устойчивость индицируемых характеристик, в т.ч. посредством повторных наблюдений (выборочных или сплошных). При этом допустим охват не всех категорий работающих, а только их типичных представителей.
Широта охвата свойств функциональных элементов при обследовании определяется конкретными задачами исследования. Количество одновременно индицируемых характеристик зависит от интенсивности выполняемых процедур и опыта системного аналитика, ведущего наблюдение. Наиболее опытные диагносты способны одновременно индицировать не более пяти-семи характеристик при средней интенсивности функционирования - одна процедура за 1,5-2,0 минуты.
На первом этапе идентификация функциональных элементов и их свойств системный аналитик, проводящий обследование, отвечает на вопросы: кто, что, зачем, за какое время, с кем в контакте, по чьей инициативе, в какой форме отношений действует в процессе функционирования системы. Это значит, что нужно зафиксировать:
· должность обследуемого;
· процедуру (вид действия);
· содержательную направленность процедуры (решаемую проблему);
· время выполнения действия (в минутах);
· должность работника и контрагента, в контакте с которым выполнялась данная процедура;
· направленность действия (собственная инициатива, инициатива контрагента, обоюдная);
· форму взаимоотношения работников в процессе взаимодействия (подчинение, сотрудничество и т.п.).
В дальнейшем надо определить роль и место каждой из процедур в бизнес-процессах организации.
Классификация видов функциональных характеристик осуществляется по мере изучения объекта в процессе обследования. В начальной стадии обследования возможны и необходимы изменения структуры классификаторов должностей, процедур и проблем. Это объясняется тем, что некоторые первоначально введенные виды характеристик будут уточняться в связи с тем, что их доля в общем объеме времени обследуемого может быть незначительной. Такие характеристики следует относить к разряду прочее или включать в структуру другого обобщающего вида.
Для учета наиболее существенных связей количество видов функциональных элементов (агентов и контрагентов – тех кто выполняет процедуры в контакте) может быть искусственно сокращено путем выделения "типичных" или "совокупных" ролей работников. Таким же образом следует поступать с классификаторами процедур и проблем.
Вопрос о выделении типичных работников решается после предварительного выборочного обследования или после обработки первых результатов сплошного обследования, из которого становится ясно, что, например, деятельность ряда работников имеет близкие количественные и качественные характеристики.
При необходимости, в качестве функционального элемента можно рассматривать подразделение или группу работников и их совокупную деятельность. Для этого анализируется деятельность каждого, и, затем, результаты приписываются одному совокупному работнику.
Например, при обследовании одного предприятия с целью учета наиболее существенных связей количество видов контрагентов было искусственно сокращено. Работники бухгалтерии, планового отдела и отдела кадров представлены в виде совокупного работника (без разделения по должностям), соответственно: "бухгалтер", "плановик", "кадровик" и др.
Кроме того, к разряду "прочие" относятся работники, суммарное время которых в совместных действиях (процедурах) не превышает 0,5 мин. а контакты с ними носят единичный характер.