Организационные формы делопроизводства
От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации:
-централизованную,
- децентрализованную
- и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.
При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.
При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.
При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются- службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.
Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения.
Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости об объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.
В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ — должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:
-внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
-разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики;
- контроль за соблюдением стандартов на документы;
-экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;
-регистрацию документов и учетно-справочную работу;
- контроль исполнения документов;
-формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;
-оформление, издание и рассылку документов;
-машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
- организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
![]() |