Составление отдельных видов документов ОРД

В состав организационно-распорядительной документации входят:

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику);

- распорядительные документы (приказ, распоряжений указание, решение, постановление);

- справочно-информационные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.).

Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов (при

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: кон­статирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Конста­тирующая часть приказа начинается со слов "в связи", "в целях" и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины из­дания приказа излагаются в форме предложений с отглаголь­ными существительными, которые согласуются с управляющим словом (в связи, в целях) в роде, числе и падеже. Обычно ис­пользуются существительные в творительном или родительном падежах.

Например:

"В связи с переходом на новую систему планирования...".

Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указы­вают наименование этого вида документа в именительном па­деже, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отдельных слу­чаях и краткое содержание.

например:

Основание: Распоряжение Совета Министров Республики Беларусь от 01.02.1997 № 143р "О ...".

Распорядительная часть приказа излагается в повели­тельной форме и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", кото­рое пишется прописными буквами на отдельной строке, не от­ступая от страницы левого поля листа документа (перед словом "ПРИКАЗЫВАЮ" знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагают­ся по пунктам, если исполнение приказа предполагает выпол­нение различных по характеру действий.

Каждый пункт начинается с указания конкретного ис­полнителя — структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выра­женного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке). В табличной форме испол­нитель указывается в именительном падеже. Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд дей­ствий с разными сроками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия и сроки.

Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением дан­ного приказа. Формулировка этого пункта является постоян­ной: "Контроль за исполнением приказа возложить на ........"

(указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности, инициалы и фамилия пишутся в винительном падеже).

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть..

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государст­венного управления) или его заместителем для решения вопросов основной деятельности.

Заголовок распоряжения выражается отглагольным суще­ствительным в предложном падеже,

например:

"Об обеспече­нии сохранности бланков строгой отчетности".

Текст распоряжения, как правило, состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной. Распорядитель­ная часть может начинаться словами "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ", которые пишутся прописными буквами с но­вой строки. В некоторых случаях распорядительное слово "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" может отсутствовать.

Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, учреждений, организаций и предприятий, а также их структур­ных подразделений.

Текст положения имеет следующую структуру: общие по­ложения; основные задачи; функции; права и обязанности; ру­ководство; взаимоотношения, связи; контроль, имущество и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Положение об организации утверждается руководителем вышестоящей организации (или распорядительным докумен­том), положение о структурном подразделении — руководите­лем организации.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управле­ния (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учрежде­ний, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

В настоящее время уделяется большое значение должно­стным инструкциям, регламентирующим деятельность должно­стных лиц, их права и обязанности. Утверждаются должност­ные инструкции руководителями структурных подразделений, а в небольших организациях — их руководителями. Проект ин­струкции визируется обычно составителем, юрисконсультом, отделом труда и заработной платы.

Текст инструкции делится на разделы: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

Положение и инструкция относятся к числу организаци­онных документов. Кроме них, организационными документа­ми являются устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков (приложения 30—34).

Одним из распространенных организационно-распоряди­тельных документов является протокол.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. По­сле заголовка протокола указываются фамилии и инициалы пред­седателя и секретаря заседания.

В протоколах заседания постоянно действующего кол­легиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках — "регистрационный лист прилагается" или "список прилагается".

Основная часть протокола состоит из разделов в соот­ветствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строит­ся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПО­СТАНОВИЛИ). Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фами­лия и инициалы докладчика или выступающего (при необходи­мости после фамилии в скобках можно указать наименование должности). Затем через тире с прописной буквы пишется крат­кая запись текста доклада (сообщения, информации, отчета), из­ложенная в первом лице (без местоимения "Я", без слов: "так ска­зать", "значит" и т.д.). При этом в тексте выступления каждую но­вую мысль целесообразно начинать с красной строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, Вместо изложения его текста после тире с прописной буквы Пишется: "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" и РЕШИЛИ схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов "Вопрос", "Ответ" пишутся фамилии и инициалы).

Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.

Для некоторых разновидностей протоколов вводятся до­полнительно такие реквизиты, как гриф утверждения, согласо­вания.

Акты составляются комиссией или специально выделен­ными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное с помощью отгла­гольного существительного,

например:

"О списании малоцен­ного инвентаря",

"О выделении документов к уничтожению".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констати­рующей.

Во вводной части акта перечисляются:

- основание (указывается распорядительный или норма­тивный документ, или устное указание руководителя, послу­жившие основанием для составления акта);

- состав комиссии (указывается наименование должно­сти, инициалы и фамилия председателя комиссии в имени­тельном падеже, наименования должностей, инициалы и фа­милии членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в со­ставлении акта, необходимо указывать название учреждения.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, уста­новленные факты (если отражается несколько фактов, то со­держание акта может быть разделено на подпункты), а также выводы и заключения.

В акте в конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров. При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Некоторые виды актов утверждаются руководителем учреждения, этот гриф ставится в верхнем правом углу документа.

Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Заголовок доклад­ной записки формулируется с помощью отглагольного сущест­вительного в предложном падеже.

В зависимости от содержания и целевого назначения док­ладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.).

Текст докладной записки состоит из двух частей. В пер­вой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, по­служившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки из­лагаются выводы и предложения.

Текст докладной записки не следует начинать словами "Довожу до Вашего сведения", а лучше таким образом: "По Ва­шему поручению мною проведена..." и т.д.

Внешние докладные записки подписываются руководи­телем и оформляются на общем бланке, внутренние — подпи­сываются составителем и оформляются на листе бумаги форма­та А4

Справка близка по содержанию к отчетной докладной записке — это документ информационного характера, содер­жащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справка о месте работы, о трудовом стаже и др.).

Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки. При необходимости текст служебной справки может заверяться печатью.

Личная справка содержит реквизиты: наименование орга­низации, выдавшей справку, адресат, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать.

ПИСЬМА

Значительную часть служебной документации учрежде­ний составляют письма. Письмами пользуются различные уч­реждения вне зависимости от их подчиненности. К составле­нию служебных писем предъявляют те же требования, что и к составлению других служебных документов. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеют установленный комплекс обязательных эле­ментов (реквизитов) и определенный порядок их расположе­ния. Бланк официального письма представляет собой лист бу­маги с воспроизведенными типографским способом постоян­ными элементами.

Одно из основных требований при составлении писем за­ключается в том, что письма должны быть, как правило, по­священы одному вопросу. Изложение содержания письма должно быть ясным, легко читаемым.

Письма в основном излагаются по схеме: вступление, до­казательство, заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история и т.п. В доказательстве излагают существо вопроса. Оно должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности, обос­нованности поставленных в документе вопросов. В заключении даются выводы.

Указанные три части письма не являются обособленны­ми. Они должны вытекать логически одна из другой, без по­вторений и противоречий. Выводы должны логически вытекать из изложения.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем ав­тор желает сконцентрировать внимание, могут быть и другие схемы составления, в которых либо отсутствует какая-то названная выше часть, либо может быть другой порядок их рас­положения.

Не следует начинать письмо с на­именования учреждения, автора, так как это видно из бланка. Ссылку на инициативный документ помещают слева ни­жнее номера и даты документа. Это способствует ускорению справочной работы и контроля исполнения. Объем письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Лишь в том случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, письмо может быть увеличено до пяти страниц.

К справочно-информационным документам относятся также телеграммы и телефонограммы, которые отличаются от писем способом передачи информации.

Службы документационного