Обеспечить неуязвимость предприятия перед Государством, а также описать Жилу с помощью Должностных обязанностей всех мест — главное дело Делопроизводства.

И получается, что работа писцового отдела разбивается на следующие части:

1. Сначала нужно выложить внешнюю границу предприятия с помощью всех необходимых законодательных актов и ведом­ственных предписаний.

2. Затем вложить в эти границы описание предприятия как Жилы. То есть описать все«Устроение» и добавить к нему все «Изменения в устроении, введенные за последнее время».

3. Следующий шаг — понять, как это устроение работает, то есть как оно пропускает силу. «Понять» тут означает, прописать «Вводную часть» «Должностных обязанностей предприятия», где рассказывается, ради чего работники должны работать на своих местах, а по сути, описывается взаимодействие между участ­ками, отделами и цехами. Поэтому называется это так: «Вводная часть к должностным обязанностям. Взаимодействие цехов и уча­стков».

4. После этого надо объяснить каждому работнику, как он может и должен на своем рабочем месте включиться в общее взаимодействие и заработать свои деньги. Объяснить письменно. На уровне приказа по предприятию. Это расписывается в«Долж­ностных обязанностях мест», которые утверждаются приказом Управляющего предприятием.

Всю эту часть работы Главный писец делает вслед за Руково­дителем предприятия и совместно с Управляющим. И начинает со своего отдела, когда описывает устройство писцового дела и должностные обязанности разных писцов в соответствии с об­щим устройством всего предприятия.

После этого писцовый отдел продолжает работать самостоя­тельно, ежедневно описывая все изменения и все сделанное пред­приятием в таком виде, какой требуется для двух потребителей писцового труда:

1. Для Управляющего, чтобы он мог знать, как идут дела в его предприятии.

2. И для внешней неуязвимости, то есть для составления вся­ческих отчетов.

Из всего вышесказанного следует, что вся писцовая работа распадается на несколько видов:

1. Во-первых, это общее описание, так сказать, летопись предприятия на языке управления, то есть приказов, деловых писем и распоряжений, которое ведет секретариат Управляю­щего и секретари начальников различных отделов, вроде Отдела кадров.

2. Во-вторых, это магическое описание предприятия на язы­ке денег, которое осуществляют писцы бухгалтерии.

3. И последнее — это Сохраняющее описание отделов. В таких, как Школа, — это описание изменениякачества лю­дей, то есть отметок об их движении в готовности решать задачи.

В производственных отделах — это сохранение творческих на­ходок, то есть накопление качества продукции или движения мыс­ли, позволяющей лучше решать задачи, стоящие перед Жилой. Естественно, что вся писцовая служба должна быть разбита на отделы, соответствующие основным подразделениям пред­приятия. А все описания должны сходиться у Главного писца, что означает, что управляющий писцовым отделом должен иметь полный образ всего предприятия как Жилы и быть одним из основных помощников Управляющего.

Где и как должно храниться описанное предприятие? Оче­видно, по тем отделам, где оно ведется. Но это касается бумаж­ного хранения. Что же касается электронной версии, то ее мож­но свести в единый Образ Предприятия, состоящий из нескольких частей:

1. Описание Устройства.

2. Должностные обязанности и их изменения.

3. Отчетность.

4. Текущая переписка.

Главная задача подобного хранения — как только потребова­лось, управляющий должен иметь возможность получить любые сведения о своем предприятии и состоянии дел на нем, просто заглянув в компьютер на своем столе.

А теперь, когда устройство Делопроизводства в общем опи­сано, можно перейти и к более интересным темам, более близ­ким к магии.

Глава 5. Привратник

В Делопроизводстве есть еще одно очень хитрое дело, кроме бумажных дел. Это работа секретарей при управляющих. Хотя правильнее было бы сразу назвать их не секретарями, а помощ­никами. В первую очередь, конечно, Помощник Управляющего предприятием.

Секретарь, если верить словарю, — это работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения. Секретарь Управляющего, конечно, заведует и его перепиской. Но в хорошем предприятии у него для этого должны быть отдельные писцы. Задачи же у него гораздо сложнее.

И вообще, это очень сложное место, и совершенно не правы те предприятия, которые на нем держат «девочек». Это место для одного из хозяев предприятия. И вовсе не женское. Точнее, его может занимать как женщина, так и мужчина из числа тех, кто болеет за все дело и ощущает предприятие своим. Поэтому я пишу название этой должности с большой буквы — Помощник Уп­равляющего.

У Помощника Управляющего, как я уже сказал, для писцо­вых работ должны быть свои писцы. Он же сам работает стражем Управления. Поэтому он сидит у дверей, которые олицетворяют Хозяина, и заведует входами. Он Привратник в высоком смысле этого слова. Телефоны тоже в его ведении, потому что они тоже являются дверьми в Управление. Тем предприятиям, где у врат Управления оказывается прирожденный Помощник, сильно по­везло. Это товар штучный и редкий.

Если в отношении всяческой письменной работы все довольно просто — ее надо делать по образцам или в соответствии с жела­нием управляющего, — то в отношении работы Помощника есть над чем потрудиться психотехникам.

Каким-то образом до обучающегося на должность Помощ­ника Управляющего надо донести, что он получает зарплату, только если Управляющий ее для него заработал. Иначе говоря, от заботы Помощника об Управляющем прямо зависит произво­дительность фирмы и его собственное благосостояние.

Но это значит, что Помощник должен заботиться не собственно об Управляющем, а именно о дееспособности и производительно­сти предприятия. Об Управлении. А выражается это в том, что он распределяет силу Управляющего, бережно расходуя ее, когда отводит время для встреч и дел.

Бережно — это самое главное! Четко видя, что это лично он с помощью такого прекрасного работника, каким является Уп­равляющий, делает дела предприятия. А раз работник такого уров­ня, кто может сделать все эти дела, у него один, то и надо беречь его силы, как крестьянин бережет собственную лошадку. Надо думать и о том, как выглядит Управляющий, насколько он ухо­жен — по этому судят о делах на предприятии. И о том, обладает ли он всем необходимым, начиная с ручки и носового платка и кончая информацией и нужными работниками, ждущими за две­рью, когда отправляешь его на важные переговоры. И о его семье кто-то должен подумать. И о том, чтобы защитить его от обид подчиненных. И о том, чтобы у него нашлось несколько минут для сна между важными встречами...

Для того, чтобы соответствовать своему месту, Помощник очень хорошо должен представлять себе устройство предприятия и то, как сила идет по Жиле, то есть обращение силы или суть производства.

Как только он начинает понимать, от кого зависит прибыль предприятия, он расставляет всех возможных посетителей Уп­равляющего в соответствии с их значимостью для дееспособнос­ти предприятия. Соответственно, он научается оценивать и зна­чимость документов, исходящих от управляющего, и никогда не отложит важный документ в конец очереди.

Более того, разобравшись с устройством предприятия, По­мощник начинает перенаправлять поток желающих поговорить с Управляющим к тем работникам предприятия, кто и должен вести такой разговор по должности.

По сути, Помощник должен чувствовать себя продолжением Хозяина предприятия и работать в паре с управляющим. Как только это приходит, Управляющий обретает еще одну дополнитель­ную, но очень важную возможность. Он обретаетПраво на ошибку.

Ошибаться может любой человек, просто оговариваться или принимать решение по незнанию. Хороший управляющий — это решительный управляющий. Но чем решительнее управляющий, тем выше риск ошибиться.

И вот тут очень важно, чтобы работники, непосредственно передающие его распоряжения, то есть помощники и заместите­ли, вовремя замечали ошибки и бережно показывали их Управ­ляющему, а не слепо исполняли, перекладывая на него всю от­ветственность.

Вот этопервое, на что нужно обратить внимание при обуче­нии Помощника.

Второе — это обстановка в приемной. Уютно ли там, и деес­пособна ли приемная.

Если сквозь Помощника прорываются к Управляющему люди, которых Управляющий потом выставляет или перенаправляет к другим работникам, значит, Помощник недееспособен и преда­ет общее дело ради мелких детских целей. Скорее всего, он упи­вается своей властью. Его надо проводить сквозь общее кресение и целеустроение. Иначе говоря, делать Хозяином.

Если сквозь Помощника не могут прорваться, потому что боятся, значит, эта стерва делает собственное дело и бьется за власть, за собственную империю. Его надо убирать.

Если же Помощник понимает, что на нашем предприятии мы все вместе зарабатываем деньги, и каждый важен в этом об­щем деле, и от каждого что-то зависит, то он начинает ценить всех — и Управляющего, и любого работника. Он тогда стано­вится одним из основных психотехников предприятия, и в при­емной уют и взаимное любование.