Первичные документы по учету кадров: понятие и назначение.
Первичные документы по учету кадров — включают приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении, переводе на другую работу, записки о предоставлении отпусков, на основании которых делаются соответствующие записи в учетных документах (личных карточках, трудовых книжках и др.)
· №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
· №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.
· №Т-2 «Личная карточка работника»,
· №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.
· №Т-3 «Штатное расписание».
Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.
· №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».
Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников. Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.
· №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
· №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.
· №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
· №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.
· №Т-7 «График отпусков».
Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).
· №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
· №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,
применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.
· №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
· №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
· №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).
· №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).
· №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
· №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.
23. Положение о подразделении, личностная спецификация: понятие, содержание, назначение.
На крупных и средних предприятиях функции управления выполняются самостоятельными подразделениями, иногда обособленными территориально и имеющими хозяйственную и административную самостоятельность. В целях эффективной координации их деятельность должна регламентироваться положением о подразделении, утвержденным директором предприятия.
Положение о структурном подразделении является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место подразделения на предприятии, его структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность и формы поощрения работников подразделения. Положение о подразделении утверждается руководителем предприятия с указанием даты и скрепляется печатью.
Положения позволяют:
• Официально закрепить рациональное распределение функций управления между структурными подразделениями;
• Четко регламентировать основные задачи управления, закрепленные за подразделением; трудоемкость, продолжительность и календарные сроки выполнения функций и задач;
• Установить функциональные взаимосвязи между структурными подразделениями по каждому комплексу задач управления;
• Повысить своевременность и надежность выполнения функций управления за счет введения количественных показателей;
• Конкретизировать права подразделения в части принятия решений и использование ресурсов;
• Повысить коллективную ответственность работников подразделения за своевременное и качественное решение функций управления;
• Осуществлять моральное и материальное стимулирование работников по результатам хозяйственной деятельности.
Положения о структурном подразделении состоит из пяти разделов: общая часть, функции и задачи, права, ответственность, поощрения.
Функции – комплекс задач, закрепленных за структурой подразделения (перечень функций, функции связи, периодического их выполнения).
Права – предоставляют возможность использования различных ресурсов (трудовых, информационных, технических, материальных, финансовых, энергетических) для выполнения функций управления, закрепленных за структурным подразделением (например, требовать предоставления необходимой информации для решения задач от структурных подразделений; пользоваться услугами ВЦ, библиотеки, множ. лаборатории; разработка должностных инструкций для подчиненных работников и т.д.
Ответственность. В зависимости от формы собственности и типа предприятия все работники структурного подразделения несут дифференциальную ответственность (индивидуальную или коллективную) за выполнение установленных собственных предприятия целей и задач, сформированных в годовом плане экономического развития.
Руководитель предприятия несет ответственность за следующие нарушения:
• Несвоевременное и некачественное предоставление исходной информации по решаемым задачам в другие структурные подразделения и вышестоящие организации;
• Необоснованную и некачественную разработку планов и отчетов по всем функциям управления и невыполнение заданий плана экономического развития его структурными подразделами;
• Нарушение правил охраны труда техники безопасности, пожарной безопасности;
• Нерациональное использование трудовых, материальных, технических, энергетических и финансовых ресурсов;
• Нарушение штатной и финансовой дисциплины, условий коллективного договора и положении об оплате труда.
Поощрения. Данный раздел состоит из 3 – х основных частей:
1. Указываются формы материального и морального поощрения работников за своевременное и качественное решение задач управления. В этом разделе указываются конкретные формы поощрения: объявления благодарности, выдача премий, награждение ценным подарком, почетной грамотой, занесение на доску почета и др.
2. Определяются показатели деятельности структурного подразделения, при этом исходят из основных экономических и социальных показателей работы предприятия в целом. Оценка эффективности работы подразделения осуществляется по результатам выполнения экономических, социальных и организационных показателей. К последним относятся: надежность решений, качество оформления документов, своевременность принимаемых решений, равномерность загрузки персонала и уровень трудовой дисциплины.
3. Указывается перечень показателей, которые закрепляются за функциональным подразделением. Например, для руководителя предприятия – выручка, прибыль, рентабельность и качество; для планового отдела – объем товарной продукции, рост производительности труда, прибыль, фонд оплаты труда
24. Правила внутреннего трудового распорядки и положение о персонале: особенности применения в российских организациях.
Внутренний трудовой распорядок - это установленный законодательством и на его основе локальными актами порядок поведения работников на данном производстве как в процессе труда, так и во время перерывов в работе при нахождении работников на территории производства Правовое регулирование внутреннего трудового распорядка осуществляется на основе гл. 29 и 30 Кодекса.
Правила внутреннего трудового распорядка должны иметь все производства. Эти правила включают обязанности не только работников, но и администрации, и не только по исполнению самих Правил, но и соответствующих должностных инструкций, инструкций и правил по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной, противорадиационной безопасности и др.
Правила внутреннего распорядка обычно состоят из следующих семи разделов:
1) общие положения, предусматривающие действие этих правил, на кого они распространяются, их цель, задачи;
2) порядок приема и увольнения (приводятся кратко положения Кодекса с их уточнением для данного производства);
3) основные обязанности работника;
4) основные обязанности работодателя, его администрации;
5) рабочее время и его использование: режим рабочего времени для всего производства и отдельных подразделений, в том числе начало и конец обеденных и других внутрисменных перерывов, графики сменности (в том числе по вахтовому методу работы), структура рабочей недели (5- или 6-дневной);
6) меры поощрения за успехи в труде;
7) дисциплинарная ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Эти правила доводятся до каждого работника. В тех отраслях народного хозяйства, где действуют уставы и положения о дисциплине для основных работников, также действуют и Правила внутреннего трудового распорядка для других работников данного производства, не относящихся к тем, на кого распространяются уставы и положения.
Положение о персонале — документ, устанавливающий принципы трудовых взаимоотношений, способы организации труда в компании, основные права и обязанности компании и ее персонала. В положении о персонале определяются принципы взаимоотношений персонала и компании. В регулировании социально-трудовых отношений основными принципами являются:
— соблюдение норм законодательства;
— полномочность представителей сторон;
— равноправие сторон;
— добровольность принятия обязательств;
— недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;
— реальность обеспечения принимаемых обязательств и др.
Положение о персонале в той форме, в какой оно используется в России, более выгодно для работодателя. Очень редко в нем можно найти раздел или статью, посвященную ответственности работодателя (руководства и собственников).
+ Сравнительный анализ двух документов:
| Сравнительные параметры | Правила внутреннего трудового распорядка | Положение о персонале |
| Направленность документа | Локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность субъектов трудовых отношений, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации | Локальный нормативный акт, устанавливающий: принципы взаимоотношений персонала и компании на уровне корпоративной этики; способы организации труда в компании; основные права и обязанности компании и персонала; взаимную ответственность персонала и компании. Задача положения — обеспечить не столько трудовую, сколько деловую дисциплину, заставить персонал проникнуться «духом» компании, а также замотивировать персонал работать с большей отдачей за счет программ развития и обучения, социальных программ, а иногда и участия в прибылях и т.п. |
| Примерная структура | 1. Общие положения | 1. Общие положения |
| 2. Порядок приема и увольнения работников | 2. Основные принципы взаимоотношений персонала и компании | |
| 3. Основные обязанности работников | ||
| 3. Порядок оформления трудовых отношений | ||
| 4. Основные обязанности работодателя | ||
| 4. Права и обязанности персонала | ||
| 5. Рабочее время и его использование | ||
| 5. Права и обязанности компании (в лице ее руководства и собственников) | ||
| 6. Поощрения за успехи в работе | ||
| 7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины | 6. Рабочее время и время отдыха | |
| 7. Командирование, перевод на новое место работы | ||
| 8. Социальные гарантии персонала | ||
| 9. Программы развития и обучения персонала | ||
| 10. Участие персонала в прибылях | ||
| 11. Меры дисциплинарного и материального воздействия (поощрения и взыскания) | ||
| 12. Взаимная ответственность персонала и компании (в лице ее руководства и собственников) | ||
| Кем утверждаются | Работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации | Руководителем компании по согласованию с руководителями структурных подразделений (когда компания только создана). Однако возможен и вариант утверждения на общем собрании трудового коллектива, а также утверждение и введения положения через учредителей компании |
| Основа для разработки | Постановление Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213 «Об утверждении типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций» и нормы вступившего в силу Трудового кодекса РФ | Типовая форма положения о персонале акционерного общества, рекомендованная к применению Госкомимуществом РФ и Российским фондом федерального имущества в 1994 году. Именно она была первой, и именно ее предпочитают использовать в качестве основы. Помимо типовой формы в качестве примера используются положения о персонале крупных зарубежных компаний |
| Субъекты применения | Государственные, муниципальные организации | Коммерческие организации |
| Российские организации | Совместные организации, иностранные представительства | |