Оформим прием в организацию по данным
Справочника «сотрудники»
Организация «Автоматизация» давно ведет свою деятельность на рынке программного обеспечения для автоматизации учета и управления на предприятиях клиентов. Далее мы будем знакомиться с возможностями подсистем учета персонала и расчета заработной платы программы «1С:Управление производственным предприятием 8» на примере части задач, встающих перед специалистами компании.
Менеджеру по персоналу до начала ведения учета в программе необходимо внести начальные данные по сотрудникам компании. Так как в процессе ежедневной работы ему не обойтись без личных данных физических лиц. Введем недостающую кадровую информацию Сорокина Д.П.. Работая в интерфейсе «Кадровый учет организаций» откроем список физических лиц из меню «Предприятие».
Рисунок 3.16 Интерфейс Кадровый учет организаций. Физические лица
Открылся уже знакомый нам список физических лиц. Создадим новый элемент справочника, чтобы описать личные данные работника Сорокина Дмитрия Петровича. В первую очередь внесем информацию о фамилии, имени, отчестве работника и дате его рождения (02.03.1958).
Для ввода информации о месте рождения сотрудника откроем форму ввода данных при помощи кнопки выбора поля «Место рождения» (см. Рисунок 3.17).
Рисунок 3.17 Редактирование личных данных физического лица
Перед нами открывается окно редактирования места рождения. Укажем город рождения Сорокина - Москва, - и страну рождения - Россия.
Рисунок 3.18 Форма редактирования места рождения
Для сохранения данных нажимаем кнопку «ОК» и продолжаем заполнение личных данных работника.
Паспортные данные введем в поле «Удостоверение». Кнопка выбора этого поля вызывает форму «Паспортные данные физического лица», предназначенную для редактирования информации документе удостоверяющем личность.
В поле «Вид документа» нужно указать данные какого вида документа редактируются. В качестве документа, удостоверяющего личность Сорокина Д.П., выступает паспорт гражданина РФ. Реквизиты документа вносятся в соответствующие поля формы редактирования (см. Рисунок 3.19).
Рисунок 3.19 форма редактирования документа, удостоверяющего личность
ИНН сотрудника и страховой номер ПФР также указываются в форме редактирования.
Рисунок 3.20 Личные данные физического лица
Для каждого физического лица можно ввести номера телефонов, адреса и прочую контактную информацию. С особенностями ввода контактной информации мы уже познакомились ранее в разделе «Заполним сведения о физическом лице».
Для продолжения ввода личных данных физического лица перейдем на закладку «Персональные данные».
В компании могут работать не только граждане России, но и граждане других государств. Для ввода сведений о гражданстве физического лица предназначено поле «Гражданство». Это поле можно оставлять незаполненным в том случае, если сотрудник является гражданином России.
Рисунок 3.21 Редактирование данных на закладке "персональные данные"
Для ведения воинского учета и последующего составления отчетности существует возможность ввода в программу данных об отношении лица к воинской обязанности. Информация отображается в поле «Воинский учет», а вводится и редактируется в специальной форме, которая вызывается кнопкой выбора поля «Воинский учет».
Рисунок 3.22 Форма редактирования сведений о воинском учете
Подробно ввод сведений о воинском учете рассматривается далее. На рисунке 3.22 представлена заполненная форма воинского учета Сорокина. Сорокин является военнообязанным, имеет звание ефрейтора. Номер его военно-учетной специальности: 532432. Данные, введенные в форму редактирования сведений о воинском учете, сохраняются как обычно, нажатием на кнопку «ОК».
На закладке персональных данных есть возможность хранения информации о родственниках физического лица. Внесем информацию о сыне Сорокина, Василии, 1999 года рождения.
В таблицу «Семья» добавим новую строку, например, используя клавишу «ins». Начнем ввод данных с поля «Степень родства» - откроется пустое окно справочника «Степени родства физических лиц». Подберем новый элемент справочника с использованием ОКИН, для чего нажмем кнопу панели инструментов «Подбор из ОКИН» (см. Рисунок 3 23)
Рисунок 3.23 Подбор вариантов степени родства из ОКИН
Открывшийся общероссийский классификатор информации о населении содержит стандартные наименования степеней родства.
Рисунок 3.24 Форма Общероссийского классификатора информации о населении
В списке классификатора найдем элемент «сын» и подберем его в справочник двойным щелчком мыши. В справочник «Степени родства физических лиц» будет добавлен новый элемент.
Рисунок 3.25 Новый элемент справочника "Степени родства физических лиц"
Двойным щелчком выбираем этот новый элемент для подстановки значения в поле «Степень родства» таблицы «Семья». В поле «Родственник» указывается имя родственника, например, Сорокин Василий Дмитриевич. В поле «Год рождения» вводится год рождения родственника (1999). Данные таблицы «Семья» в дальнейшем могут быть использованы для вывода в отчеты различной информации. Например, можно будет сформировать отчет, вы-
водящий сотрудников, у которых есть дети младше 18 лет.
Все необходимые личные данные Сорокина мы заполнили и теперь можем просмотреть их, нажав на кнопку «Данные физического лица» нижней части окна. Вся личная информация физического лица в отчете для наглядности разделена на группы. Сведения, относящиеся к каждой из групп, можно просмотреть, нажав на знак плюс в левой части экрана возле имени соответствующей группы (см. Рисунок 3.26).
Рисунок 3.26 Печатная форма карточки физического лица
Примечание: Далее в нашем повествовании будут использоваться следующие физические лица, кроме уже описанных:
• Кузнецова Галина Ивановна, дата рождения 10.02.1975
• Фролова Ирина Михайловна, 03.03.1965
• Серов Игорь Валентинович, 15.06.1980
• Сергеев Игорь Андреевич, 24.12.1982
• Дмитриев Алексей Иванович, 30.07.1976
• Игнатьев Сергей Николаевич, 22.08.1978
• Воронин Иван Егорович, 24.05.1978
Ранее мы уже познакомились со справочником «Сотрудники организаций». Напомним, что справочник необходим для отражения той особенности учета персонала, что один и тот же человек (иначе физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, некое физическое лицо может поработать на предприятии и уволиться, а затем по прошествии некоторого времени снова быть принятым на работу. В этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. В справочнике «Физические лица» мы отобразим личные данные такого человека только один раз. В справочнике «Сотрудники организаций» будет создано два элемента: для фиксации первого периода работы физического лица в организации и повторного приема.
Опишем заполнение параметров элемента справочника «Сотрудники организаций» на примере Сорокина Д.П. С этим сотрудником года был заключен трудовой договор. Согласно этому договору Сорокин Д.П. исполняет обязанности директора в подразделении «Администрация» организации «Автоматизация». Вознаграждение за труд Сорокину Д.П. начисляется в виде оклада размером 110 тыс. рублей.
Откроем справочник «Сотрудники организаций» из меню «Предприятие» интерфейса «Кадровый учет организаций».
Рисунок 3.27 Интерфейс Кадровый учет организаций. Сотрудники организаций
На экране откроется окно со списком сотрудников. Добавим в него новую строку и в открывшемся окне редактирования опишем нового сотрудника.
Укажем, что данные о соответствующем физическом лице в программе уже есть, и переставим переключатель в верхней части окна на вариант «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц». Активизируем ссылку «Открыть справочник физических лиц для выбора» и выберем из открывшегося списка физических лиц Сорокина Д.П.
Рисунок 3.28 Редактирование элемента справочника "Сотрудники организаций"
Программа автоматически подставит имеющиеся данные поля формы, отражающие личные данные сотрудника, используя введенную ранее информацию о физическом лице. Таким образом, нам не нужно водить личные сведения физического лица повторно. В поле «Организация» выберем ЗАО «Автоматизация», так как сотрудник оформлен на работу именно в этой организации.
Рисунок 3.29 Переход к вводу данных трудового договора
Для ввода сведений о трудовом договоре, заключенном с сотрудником, перейдем на закладку «Трудовой договор». Проставим дату оформления договорных отношений и дату начала работы сотрудника по договору. Для ввода информации о структурном подразделении, в котором работает сотрудник согласно трудовому договору, нужно воспользоваться кнопкой выбора поля «Подразделение» (см. Рисунок 3.30).
Рисунок 3.30 Начало ввода данных трудового договора
Согласно условиям описанного договора, в поле подразделение нужно выбрать «Администрация».
Рисунок 3.31 Выбор подразделения
Должность, на которую принимаем сотрудника, выберем аналогично, только из списка должностей организации. График работы сотрудника (пятидневка) устанавливается в поле «График». После заполнения всех полей трудового договора карточка сотрудника будет выглядеть следующим образом:
Рисунок 3.32 Данные трудового договора
Посмотреть печатную форму оформленного трудового договора можно, нажав на кнопку «Трудовой договор».
Рисунок 3.33 Печатная форма трудового договора
Примечание: Далее в нашем повествовании будут использоваться следующие сотрудники ЗАО «Автоматизация»:
• Кузнецова Галина Ивановна: в подразделение отдел по работе с клиентами, на должность сервис-инженера по основному графику, оплата по сдельным нарядам.
• Игнатьев Сергей Николаевич: в подразделение Администрация, на должность охранника по графику сутки через трое, оплата по часовому тарифу 250 руб.
• Фролова Ирина Михайловна: в подразделение администрация, на должность главного бухгалтера по основному графику, оклад 58000 руб.
• Серов Игорь Валентинович: в подразделение отдел проектов, на должность программиста по основному графику, оклад 60 000 руб.
договор срочный и действителен до 14 февраля 2008г.
• Сергеев Игорь Андреевич: отдел проектов, на должность начальника отдела по основному графику, оклад 70000 руб
• Дмитриев Алексей Иванович: отдел по работе с клиентами, на должность менеджера по основному графику, оплата по дневному тарифу 500 руб.
Все сотрудники приняты с 1 января 2007г. на основное место работы на
полную ставку.
В предыдущем разделе мы рассматривали прием на работу в организацию Васильевой, которая уже числилась как работник предприятия, на основании другого документа. Существует еще один вариант приема на работу сотрудников на основании введенных в справочник «Сотрудники организаций» данных трудового договора.
Итак, мы работаем в интерфейсе «Кадровый учет», зайдем в пункт меню «Кадровый учет», выберем подпункт «Кадровый учет» и «Прием на работу в организацию». Откроется список кадровых приказов о приеме на работу, в котором мы создадим новый документ, например, используя пункт «Добавить» меню кнопки «Действия». В открывшемся окне укажем дату создания документа (01.01.08) и организацию - ЗАО «Автоматизация». Затем нажмем кнопку «Заполнить» и выберем вариант «Сотрудниками»: автоматически будет заполнен список принимаемых на работу в организацию сотрудников. В список попадут сотрудники, внесенные в справочник «Сотрудники организации», удовлетворяющие следующим условиям:
• в поле «Вид договора» выбран «Трудовой договор»;
• в поле «Организация» выбрана та же организация, что и в заполняемом документе;
• сотрудник еще не оформлен на работу.
Рисунок 3.34 Заполнение документа "Прием на работу в организацию"
Нажатием на кнопку «Форма Т-la» выведем на экран аналог бумажного приказа. Сохраним введенную в документ информацию и проведем документ, нажав на кнопку «ОК».