Обеспечение поиска и фильтрации данных

Наиболее часто используемыми операциями над списками (базами данных) в Excel являются поиск и фильтрация данных.

Отфильтровать список - значит скрыть все строки, за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для осуществления операций по фильтрации данных в Excel используются две команды: Фильтр -для простых условий отбора и Расширенный фильтр - для более сложных критериев.

Для осуществления операций фильтрации данных будет использована таблица листа «Отчет» рабочей книги «Списки».

Применение фильтра

Перед использованием команды Фильтр необходимо выделить любую ячейку в таблице. При этом Excel выведет кнопки со стрелками (кнопки фильтра) рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок по кнопке со стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений, которые можно использовать для задания условий отбора строк.

Фильтр можно применить к любому количеству столбцов. Для этого сначала нужно отфильтровать список по одному столбцу, затем полученный список отфильтровать по другому столбцу и т.д.

Упражнение. Необходимо определить, какие товары были проданы ООО «Техносервис» магазину «Техносила» по безналичному расчету, для этого:

· Установить курсор в любую ячейку таблицы.

· Открыть вкладку Данные.

· Нажать кнопку Фильтр в группе Сортировка и фильтр.

· Выбрать в раскрывающемся списке рядом с заголовком «Наименование магазина» - Техносила.

· Выбрать в раскрывающемся списке рядом с заголовком «Вид оплаты» - Безнал.

При использовании команды Фильтр на экране скрываются все строки, не удовлетворяющие условиям отбора. Номера отфильтрованных строк выделены синим цветом, а в строке состояния выводится количество отобранных строк и общее число записей в списке.

Применение фильтра к нескольким столбцам с заданием условий

Упражнение. Необходимо выбрать товары, реализованные за наличный расчет на сумму от 100000 у.е. и выше, для этого:

· Удалить результаты предыдущего фильтра, для чего нажать кнопку Очистить в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

· Установить курсор в таблицу.

· Выбрать в раскрывающемся списке рядом с заголовком «Вид оплаты…» - Нал.

· Выбрать в раскрывающемся списке рядом с заголовком «Сумма» команду Числовые фильтры.

· В открывшемся окне выбрать команду больше или равно… , затем в окне Пользовательский автофильтр, в поле Суммаиз выпадающего списка выбрать больше или равно.

· В соседнем поле ввести с клавиатуры 100000.

· Щелкнуть кнопкой ОК.

· Просмотреть результат на экране и убрать фильтр.

Примечание: с помощью пользовательского автофильтра, можно создать специальный автофильтр с более гибкими возможностями. Например, выбрать товары, проданные за наличный расчет по цене менее 100 у.е. или более 500 у.е., для чего задать два условия отбора, соединенные логическим оператором ИЛИ.

Применение автофильтра в значительной степени ограничено в выборе способов фильтрации и возможностях задания критериев поиска. В случае когда нужно произвести действительно сложный поиск (фильтрацию), следует пользоваться другим средством – Расширенным фильтром.

Удаление фильтра

Для удаления всех результатов фильтрации данных и кнопок фильтра необходимо еще раз нажать кнопку Фильтр в группе Сортировка и фильтр, на вкладке Данные.

Применение расширенного фильтра

Основной особенностью, отличающей расширенный фильтр от автофильтра, является необходимость в создании вне таблицы вспомогательного списка, содержащего критерии условий поиска.

Команда Расширенный фильтр позволяет:

Ø Задать условия, соединенные логическим оператором ИЛИ или И для нескольких столбцов.

Ø Задать три или более условия для конкретного столбца с использованием, по крайней мере, одного логического оператора ИЛИ.

Ø Задать вычисляемые условия.

Ø С помощью данной команды можно извлекать строки из списков, вставлять копии этих строк в другую часть текущего листа.

Задание диапазона условий

Команда Расширенный фильтр требует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Поскольку при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше поместить выше или ниже списка. Если предполагается, что список будет расширяться, то диапазон условий рекомендуется размещать выше таблицы. Диапазон условий должен содержать, по крайней мере, две строки. За исключением вычисляемых условий, заголовки столбцов в верхней строке диапазона условий должны точно совпадать с заголовками столбцов таблицы. Для обеспечения точности эти заголовки лучше копировать из таблицы.

В диапазоне условий можно ввести любое количество условий, которые интерпретируются в соответствии со следующими правилами:

Ø Условия на одной строке считаются соединенными логическим оператором И.

Ø Условия на разных строках считаются соединенными логическим оператором ИЛИ.

Упражнение. Необходимо выбрать из списка товары, проданные на сумму больше 100000 у.е. или меньше 10000 у.е.. Для этого нужно выполнить следующие действия:

· Вставить четыре строки в верхнюю часть листа «Отчет», для чего растянуть курсор мыши по номерам строк с 1-й по 4-ю включительно, на вкладке Главная в группе Ячейки нажать кнопку Вставить. Затем, в открывшемся окне выбрать команду Вставить строки на лист (4 пустые строки появятся над таблицей).

· Скопировать в ячейку С1 заголовок «Сумма» из шапки таблицы.

· В ячейку С2 ввести <10000.

· В ячейку С3 ввести >100000.

· Установить курсор в область таблицы.

· На вкладке Данныев группе Сортировка и фильтрнажать кнопкуДополнительно. При этом появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась подвижной рамкой.

· В области Обработка выбрать Фильтровать список на месте.

· Проверить, что в окне Исходный диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

· Установить курсор в окно Диапазон условий и выделить с помощью мыши на рабочем листе диапазон ячеек С1:С3. Нажать ОК.

· Проверить результат фильтрации и отменить расширенный фильтр с помощью кнопки Очистить из группы Сортировка и фильтр на вкладке Данные|.

Упражнение. Необходимо выбрать из списка товары, проданное количество которых меньше 500 и больше 100. Для этого необходимо:

· Сформировать новый диапазон условий, скопировав в ячейку Е1 и F1 заголовок графы «Количество».

· В ячейку Е2 ввести <500.

· В ячейку F2 ввести >100.

· Установить курсор в область таблицы.

· На вкладке Данныев группе Сортировка и фильтрнажать кнопкуДополнительно. При этом появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась подвижной рамкой.

· В области Обработка выбрать Фильтровать список на месте.

· Проверить, что в окне Исходный диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

· Установить курсор в окно Диапазон условий и выделить с помощью мыши на рабочем листе диапазон ячеек E1:F2. Нажать ОК.

· Проверить результат фильтрации и отменить расширенный фильтр с помощью кнопки Очистить из группы Сортировка и фильтр на вкладке Данные|.

В двух предыдущих упражнениях, применялось использование операторов ИЛИ и И для одного столбца таблицы.

Теперь необходимо ознакомиться с примером использования ИЛИ и И для нескольких столбцов таблицы.

Упражнение. Необходимо найти данные по товарам, проданным магазину «Техносила» за наличный расчет, а магазину «Техношок» по безналичному расчету, для этого:

· Скопировать в ячейку Н1 блок ячеек D6:E6.

· В ячейку Н2 ввести с клавиатуры Техносила, в ячейку I2 – Нал (обратить внимание, что вводимый в блок критериев текст условия должен полностью совпадать с данными исходной таблицы).

· В ячейку Н3 ввести Техношок, в ячейку I3 – Безнал

· Установить курсор в таблицу.

· На вкладке Данныев группе Сортировка и фильтрнажать кнопкуДополнительно. При этом появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась подвижной рамкой.

· В области Обработка выбрать Фильтровать список на месте.

· Проверить, что в окне Исходный диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

· Установить курсор в окно Диапазон условий и выделить с помощью мыши на рабочем листе диапазон ячеек H1:I3. Нажать ОК.

· Проверить результат фильтрации и отменить расширенный фильтр с помощью кнопки Очистить из группы Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Упражнение. Необходимо найти данные по товарам, цена которых ниже 100у.е. или проданным в количестве более 500, для этого:

· Скопировать в ячейку К1название графы «Цена», а в ячейку L1 название графы «Количество».

· В ячейку К2ввести с клавиатуры <100, в ячейку L3 ввести с клавиатуры >500.

· Установить курсор в таблицу.

· На вкладке Данныев группе Сортировка и фильтрнажать кнопкуДополнительно. При этом появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась подвижной рамкой.

· В области Обработка выбрать Фильтровать список на месте.

· Проверить, что в окне Исходный диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

· Установить курсор в окно Диапазон условий и выделить с помощью мыши на рабочем листе диапазон ячеек К1:L3. Нажать ОК.

· Проверить результат фильтрации и отменить расширенный фильтр с помощью кнопки Очистить из группы Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Примечание: при каждом выполнении команды «Расширенный фильтр» просматривается полный список в таблице, а не текущее множество ранее отфильтрованных строк. Вследствие этого совсем не обязательно использовать команду Очистить перед изменением фильтра.