Постоянное хранение документов.
В постоянном архиве сберегаются документы, которые передаются из текущих архивов.
Постоянный архив организовывают в специальном помещении со стеллажами для размещения на них папок с документами. Входить в архив имеет право только главный бухгалтер и заведующий архивом (архивариус). Обязанности архивариуса могут быть возложены на одного из работников бухгалтерии, назначенного руководителем предприятия.
Этапы оформления документов для постоянного хранения.
1. Документы, предназначенные для хранения, проходят экспертизу научной и практической ценности документов с целью определения состава документов, подлежащих хранению в госархиве, установление сроков хранения дел, которые не подлежат передачи в госархив, подбор для уничтожения документов по срокам хранения, которые прошли.
Все предприятия не зависимо от форм их собственности не позднее 1 года с начала деятельности должны обратиться в Государственный архив по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов с целью из возможного внесения в Национальный архивный фонд (НАФ). На основании решения документы предприятия включают или исключают из НАФ.
Для экспертизы документов на предприятии создают Экспертную комиссию на основании приказа руководителя, в состав которой входят руководители отдела деловодства и архива, главный бухгалтер и другие специалисты предприятия, и представитель госархива. Данная комиссия определяет, какие документы подлежат хранению, какие – уничтожению.
2. После экспертизы осуществляется оформление дел подлежащих хранению.
Дела должны быть: правильно сформированы; прошиты; пронумеро-ваны; описаны (на обложке); систематизированы (по учету ДС, ОС и т.д.); внесены в список.
3. Дела сроком хранения более 10 лет подшивают твердую обложку, листы и страницы номеруются, в конце дела ставят подпись. Дела сроком хранения до 10 лет остаются в папках скоросшивателях. Затем производится описание документов постоянного и долгосрочного хранения.
Описи дел составляются по установленной форме. В них указывается: порядковый номер; индекс дела (тома) по номенклатуре дел; заглавие дела; количество листов в деле; срок хранения; статья по перечню (только для описи №1-ОС); примечания.
Архивариус обязан принимать в архив дела, оформленные надлежащим образом, регистрировать их в архивной книге, а на каждой папке ставить номер по архивной книге. Дела из архива архивариус выдает только по письменному требованию главного бухгалтера, прокуратуры, суда.
При ликвидации предприятия все дела передаются в госархив.
При реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию, последний принимает по акту все незавершенные деловодст-вом дела предприятия, которые реорганизовываются и его архив.
В случае потери или хищения первичных документов, руководитель предприятия назначает комиссию по расследованию причин их потери или хищения. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия.
В зависимости от сроков хранения документы делятся на:
1. Документы постоянного хранения.
2. Документы продолжительного хранения в ведомственном архиве (более 10 лет).
3. Временного хранения (до 10 лет)
4. Подлежащие уничтожению в связи с окончанием сроков хранения.
Исчисление сроков хранения документов проводится с первого января года, который следует за годом завершения делопроизводства.
Например, если дело завершено в 2014 г., исчисление его срока хранения начинается 1 января 2015 г.
Главным архивным управлением при КМУ утверждены сроки хранения типовых документов, отдельно дел предприятия, которые сдают и не сдают дела в госархив.
Сроки хранения документов по предприятиям несдающим дела в госархив.
| Наименование документа | Срок хранения в пост. архиве, лет |
| 1. Бухгалтерские отчеты и балансы | 10 лет |
| 2. Приказ (распоряжения) о приеме на работе | 75 лет |
| 3. Табель учета использования рабочего времени | 1 год |
| 4. Расчетно-платежные ведомости | 5 лет при отсутствии особых счетов – 75 лет |
| 5. Первичные документы (кассовые, банковские, акты на списание инструментов, МБП, ЛЗК, карточки складского учета) | 3 года, при условии проведении ревизии |
| 6. Лицевые счета работников | 75 лет |
| 7. Акты на списание ОС, инвентарные карточки, описи инвентарных карточек, карточка учета ОС, инвентарные списки ОС, журналы учета ОС | 3 года после ликвидации ОС |
| 8. Доверенности (в т.ч. аннулированные) | 3 года |
| 9. Учетные регистры (Гл. книга, ж/о, ведомости) | 3 года при условии проведения ревизии |
| 10. Вспомогательные и контрольные книги, кассовые книги, оборотные ведомости | 3 года при условии проведения ревизии |
| 11. Акты ревизии | 5 лет при условии проведения инвентаризации |
| 12. Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов | 5 лет после инвентаризации ОС |
| 13. Документы по инвентаризации | 3 года при условии проведения ревизии |
| 14. Договора о материальной ответственности | 5 лет после увольнения МОЛ |
| 15. Документы о регистрации предприятия | 5 лет после ликвидации предприятия |
| 16. Расчетные ведомости взносов в различные фонды, договора | 3 года |