Правила организаторской работы.

Организаторскую работу можно сравнить с беговыми дистанциями: она может быть короткой, рассчитанной на решение небольших по объему и относительно простых задач; она может быть и длинной (марафонской), если ей выполнение растягивается на длительный срок, а сама она бывает сложной и по содержанию и по условиям деятельности.

На этой дистанции между стартом (получением задания) и финишем (отчетом о выполнении задания) расположено пять этапов:

Старт – получение задания.

1-ый этап – определение цели и усвоение задач.

2-ой этап – обеспечение работы (условия, средства, исполнители).

3-ий этап – планирование работы и распределение обязанностей.

4-ый этап – оперативное руководство (согласование, учет, контроль).

5-ый этап – анализ эффективности и подведение итогов работы.

Финиш – отчет о выполнении задания.

В успешном преодолении такой организаторской дистанции помогает соблюдение правил организаторской работы. Всего их двенадцать.

Правило 1: Получив задание, разберись в нём.

Это значит, что нужно:

хорошо представить себе, какова конечная цель задания, что должно получиться на выходе, чего следует добиваться;

усвоить содержание организаторской задачи, выяснить, является она простой или сложной, нужны ли вам помощники;

выделить главное, основное и увидеть вспомогательное, дополнительное. Хороший организатор сможет учесть все (даже самые маленькие задания), не забыв при этом о главном и основном;

определить последовательные этапы выполнения задачи, выяснить основные условия: сроки, место, материальные средства, предполагаемый состав участников и общий объем работы;

понять своё место: кто подчиняется вам, а кому подчиняетесь вы, можете вы сами выбирать себе помощников, или они уже утверждены;

«проговорить» задание ещё раз, повторить его своими словами. Не считайте зазорным переспросить или задать уточняющие вопросы по моментам, которые вам не до конца понятны.

Правило 2: Не пренебрегайте опытом других – он ваш помощник.

Нет ничего бесполезнее, чем пытаться изобрести велосипед заново: вы можете узнать, какой опыт организации уже существует, в чем его плюсы и минусы. Важно: опыт других не должен вас связывать или ограничивать. Иными словами: если у вас есть свежая интересная идея, то вы не должны отказываться от неё только потому, что так раньше никто не делал. Есть вероятность, что не используя опыт других вообще, вы до всего дойдете сами и сделаете все не хуже, чем те, кто делали это до вас (заодно и опыт приобретете), но есть ли смысл повторять те же самые ошибки, которые допускали до вас? Ведь это может поставить под удар все выполнение задания.

Правило 3: Учитывайте возможности членов коллектива.

Запомните – плохим работник бывает тогда, когда ему поручили не его дело. Постарайтесь подобрать себе помощников и исполнителей так, чтобы каждый из них делал то, что он умеет делать лучше всего и делал бы его лучше других.

Правило 4: Определите, что вам может понадобиться в работе.

Если выполнение задания требует материальных средств, то нужно решить, какие инструменты, материалы и снаряжение вам понадобятся, в каком количестве, где их можно взять, как получить и как хранить. Составьте список необходимых материалов и принадлежностей, так как чаще всего вам нужно будет за них отчитываться.

Правило 5: Составляя план дела, не стройте воздушных замков, исходите из реальных условий.

Прежде всего, учитывайте конкретную обстановку, возможности ваши и тех людей, которых организуете. При составлении плана предусмотрите вероятные затруднения, подумайте, как их устранить. Лучше, если вы будете иметь вариант-максимум (в расчете на то, что вам все удастся выполнить) и вариант-минимум (есть сомнения в возможностях людей, неопределенность в сроках, материальных средствах и т.д.). Причем вариант-минимум обязательно должен предусматривать решение основной цели организаторской работы.

При составлении плана можно придерживаться следующей схемы: что сделать, к какому сроку, кто сделает (ответственный). План должен включать в себя две части: подготовку дела и его проведение.