Направления деятельности предприятия
Деятельность по предоставлению мест для временного проживания имеет код ОКВЭД 55.10
Эта группировка включает:
- предоставление мест для временного проживания туристам, лицам, прибывающим с деловыми целями, и другим клиентам, а также деятельность по предоставлению более длительного проживания отдельным категориям лиц, таких как, например, студенты и наемные рабочие.
- предоставление мест посетителям для проживания на срок от дня или недели, преимущественно для временного пребывания.
Она включает предоставление комфортабельных меблированных гостевых комнат и апартаментов с заправкой постели, сменой постельного белья и ежедневной уборкой. В перечень дополнительных услуг входят: обеспечение питанием и напитками, предоставление автостоянки, услуги прачечной, библиотеки, плавательных бассейнов и тренажерных залов, комнат отдыха и развлечений, а также предоставление конференц-залов и залов для совещаний.
- деятельность гостиниц, в том числе гостиниц с номерами люкс и квартирами;
- деятельность мотелей
Некоторые предприятия предоставляют не только места для проживания, но и питание и возможности для отдыха и развлечений. [2]
3.3. Состав и содержание внутренней документации
Несмотря на, что гостиница «Цемотель» существует больше 10 лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться с 2006 года. Документационное обеспечение управления в гостинице «Цемотель» осуществляется отделом кадров.
Организация работы с документами в гостинице включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота гостиницы понимается количество документов, полученных и созданных гостиницы за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. [5]
Анализируя документооборот гостиницы за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении гостиницы выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- отправляемые (исходящие);
- внутренние.
Внутренние документы гостиницы по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
- организационные документы, которые регламентируют деятельность гостиницы (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
- распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.)
Учитывая рост количества персонала, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в гостиницы оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название организации, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в гостинице при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.
Сотрудники отдела кадров контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти. Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники гостиницы используют два вида документов - докладные и служебные записки.
Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – гостиницы «Цемотель». В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.
В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.
Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми)
Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в отделе кадров с пометкой «Персонал».
Требования охраны труда и техники безопасности
Современный гостиничный заведение оснащен большим количеством различного оборудования и имущества. В нем работает большое количество обслуживающего персонала, происходит постоянная смена постояльцев. Именно поэтому вопросам охраны труда и техники безопасности в гостиничных учреждениях уделяется большое внимание.
В гостиницах должны проводиться мероприятия по профилактике травматизма, созданию нормальных санитарно-гигиенических условий, электробезопасности, обучению персонала.
Общее руководство работой по охране и безопасности труда в гостинице осуществляет директор (работодатель). Он обязан обеспечить выполнение требований законов о труде, правил и норм по охране труда, государственных стандартов, а также выполнения обязательств, предусмотренных коллективным договором (контрактом)
Директор гостиницы приказом назначает ответственного за безопасность труда, формирует состав службы охраны труда, назначает ответственных за состояние охраны труда в каждом подразделении и ответственных за обучение персонала гостиничного бизнеса и проверку знаний по охране труда.
На основе положений, правил и типовых инструкций в каждой гостинице разрабатывается свое положение об организации работы по охране труда и производственной санитарии. Кроме того, для каждой категории работников составляются инструкции.
Работник гостиницы обязан придерживаться норм, правил, инструкций по охране труда, уметь правильно применять коллективные и индивидуальные средства защиты, немедленно сообщать своему непосредственному руководителю о любом несчастном случае, а также о ситуациях, которые создают угрозу жизни и здоровью людей.
Работники гостиницы «Цемотель» допускаются к работе только после прохождения инструктажа по технике безопасности. Видами инструктажа является вводный, первичный, повторный, внеплановый, текущий.
Производственная санитария и гигиена.
Гигиена труда рассматривает вопросы, связанные с условиями работы и их влиянием на человеческий организм; разрабатывает гигиенические и лечебно-профилактические мероприятия, направленные на улучшение и сохранение здоровья трудящихся, повышение работоспособности и производительности труда. [6] Существуют несколько гигиенических критериев оценки условий труда:
- загрязнение воздуха;
- температура, влажность и скорость движения воздуха;
- уровень шума;
- освещенность;
- санитарное состояние;
- личная гигиена сотрудников.
Все гостиничные помещения, где работает персонал, должны быть просторными, иметь достаточно высокие потолки, быть оснащенными естественной или искусственной вентиляцией, что обеспечивает нормальную циркуляцию воздуха и исключающую проникновение посторонних запахов.
Эти параметры существенно влияют на состояние здоровья человека, его работоспособность и регулируются с помощью системы отопления.
Температура воздуха в помещениях должна быть не ниже 18 °С, влажность воздуха в теплый период года 30 - 60%, в холодный - не более 70%, скорость движения воздуха в холодный период - до 0,3 м/с, в теплый - до 0,5 м/сек.
В гостиницах следует соблюдать противошумные правила. Полы в коридорах, холлах и гостиных должны покрываться звукопоглощающими коврами или покрытиями, их заменяющих; телевизоры должны устанавливаться только в номерах или специальных помещениях, а телефон общего пользования - вдали от жилых комнат в специальных кабинах или под акустическим колпаком. Для уменьшения шума в жилых и общественных помещениях используют специальные звукоизолирующие окна и двери, звукоизолирующее отделку стен.
При плохой освещенности появляются зрительная усталость, общая вялость, ухудшение зрения, снижается производительность труда. В помещениях должно быть естественное (не менее одного окна) и искусственное освещение, обеспечивающее освещенность круглосуточно при лампах накаливания - 100 лк (в люменах), при люминесцентных лампах - 200 лк, в коридорах - естественное или искусственное освещение. Каждое рабочее место должно быть достаточно освещено, но освещение при этом не должно оказывать ослепительного действия. Искусственное освещение может быть общим, местным и комбинированным. Применение только местного освещения на рабочих местах не допускается. Существует также аварийное освещение на случай эвакуации.
В гостинице необходимо соблюдать санитарно-гигиенических норм и правил, установленных органами эпидемиологического надзора, в частности по чистоте помещений, состояния сантехнического оборудования, удаления отходов, эффективной защиты от насекомых и грызунов, обработки белья. Все газовое, водопроводное и канализационное оборудование должно быть установлено и эксплуатироваться в соответствии с "Правилами технической эксплуатации гостиниц и их оборудования".
В помещениях необходимо ежедневно делать влажную уборку, удалять пыль и паутину, пылесосить ковры и ковровые покрытия, протирать окна, двери. По окончанию работы, помещения необходимо тщательно убирать и оставлять в полном порядке. Периодически необходимо убирать помещения с использованием мыльно-щелочного раствора, хлорной извести, проводить генеральные уборки, дезинфекции и дезинсекции (меры борьбы с насекомыми).
В служебных помещениях, предназначенных для отдыха, приема пищи, смены одежды, обслуживающему персоналу запрещается держать уборочный инвентарь и грязное белье. Эти комнаты оборудуются индивидуальными шкафчиками, обеденными столами, стульями и тому подобное.
Инструкция по санитарному содержанию номеров требует от персонала особого внимания. В бельевой должна быть идеальная чистота. Чистое и грязное белье должно храниться в разных помещениях, отдельно друг от друга. После приема грязного белья необходимо вымыть руки и сменить халат. Стирка белья гостей осуществляется горничными в специально оборудованных помещениях.
Инструкция по санитарному содержанию включает также требования к состоянию территории, прилегающей к гостинице. Она должна быть убрана, озеленена, облагорожена. Для сбора бытовых отходов на территории двора устанавливаются мусоросборники. Вторичное сырье и макулатура должна собираться и складываться отдельно.
Все работники отеля не реже одного раза в год должны проходить медицинский профосмотр в поликлиниках и подавать на работу справки о состоянии своего здоровья. Сотрудники, не прошедшие медосмотр, к работе не допускаются.
В случае, если заболеет житель отеля, администрация гостиничного комплекса должно вызывать врача. В случае инфекционного заболевания необходимо вызвать службу CEC, работники которой проведут в номере дезинфекцию.
На каждом этаже гостиницы должны быть инструкции по оказанию первой медицинской помощи и аптечки с набором необходимых медикаментов.