Неформальные группы и их роль в менеджменте коммерческих предприятий.

Центры по закупкам” и роли их участников.

Если поставщики имеют дело с одним снабженцем или с отделом либо бюро материально-технического снабжения предприятия, лица, представляющие другие отделы, включаются в этот процесс покупки, который схематично представлен на рис. 2. как участники неформальной организации, получившей название “центр по закупкам”. Все лица, входят в тот или иной “центр по закупкам” так, что при решении другого вопроса, связанного с покупкой другого товара для промышленного потребления, состав участников “цента” может коренным образом измениться. В него входят лица, чьи функции можно обозначить следующим образом: пользователи, советники, прескрипторы, лица, фильтрующие решения, лица, принимающие решения, снабженцы.

Пользователи чаще всего выявляют какую-либо потребность и непосредственно несут ответственность из-за недостатка товаров или услуг.

Советники подсказывают, какие товары можно выбрать, к каким поставщикам обратиться, или предлагают информацию, способствующую воздействовать на выбор. Продавцам не просто установить степень влияния советников, ибо последняя определяется неформальными структурами предприятия.

Прескрипторы (лица, влияющие на выбор товаров или услуг) находятся внутри предприятия или вне его, они определяют технические характеристики товаров , которые нужно приобрести. Их основная мотивация – качество товара. закупаемого для производственных нужд.

Лица, фильтрующие решения, образуют “заслон” или в лучшем случае контролируют отношения между членами “центра по закупкам” и их средой (потенциальными поставщиками).

Лицам, принимающим решения, принадлежит последнее слово в процессе покупки. Их основная мотивация – снижение себестоимости и уменьшение возможного риска, удовлетворение потребностей клиентов.

Снабженцы – это лица, функция которых на предприятии сводится к подбору поставщиков, к информированию заинтересованных служб о возможностях рынка и его развитии, к ведению переговоров об условиях заказов (цена, сроки, условия платежа и т.д.).

Различные авторы, основываясь на проведенных исследованиях, предлагают следующую сеть взаимодействий различных ролей в ходе анализа процесса покупки (табл. 4).

Таблица 4. Различные роли в соответствии со стадиями процесса покупки

	Пользова-тели	Советники	Прескрип-торы	"Фильтры"	Принима-ющие решения	Снабжен-цы
Выявление потребности	***	*
Определение характеристик продукта/услуги	**	**	***
Критический анализ и поиск поставщиков		*		*		***
Анализ предложений и предварительные переговоры	*	*	*		**	**
Выбор поставщика		*			***	***
Оценка результатов	***					*

Примечание: количество звездочек характеризует степень вовлеченности участников “центра по закупкам” в процесс принятия решения о покупке товаров производственного назначения.

Процесс покупки может быть проанализирован по этапам с учетом постоянного взаимодействия различных работников предприятия и той меняющейся в зависимости от обстоятельств их роли в “центрах по закупке”.

Выявление потребности. Как правило, пользователи осознают новую потребность постепенно или сразу. Советники также могут подать идею об изменении или улучшении продукта производственного назначения.

Таким образом, создается возможность покупки, проведения функционально-стоимостного анализа, поиска путей удовлетворения данной потребности. На этой стадии большое значение приобретают информационные возможности предприятия независимо от того, идет ли речь об информации, классифицированной и зафиксированной службой снабжения и различными техническими службами, или об информаторах (советники, прескрипторы), способных указать куда следует обращаться, чтобы получить недостающую информацию.

Определение характеристик продукта. Определять характеристики продукта, способного удовлетворить выявленную потребность могут как пользователи, так и советники. Поскольку внутренние и внешние советники, а также прескрипторы очень активны на данной стадии, было бы неплохо, если бы выявленные характеристики носили как можно более широкий характер, чтобы стимулировать конкуренцию между разными поставщиками.

Выявление характеристик может стать причиной функционально-стоимостного анализа, что в свою очередь может привести не к закупке нового продукта, а к пересмотру использовавшихся до этого методов, к применению новых, более простых и менее дорогих. Однако в большинстве случаев функционально-стоимостной анализ направлен на упрощение и на снижение стоимости одного или нескольких изделий.

Критический поиск поставщиков. Эта задача решается службой снабжеиия. Но на этой стадии в ее решении участвуют советники и прескрипторы. Исследование, предпринятое в промышленной среде, показывает, что существует тенденция обращаться в первую очередь к привычным поставщикам, а также к тем, кто имеет хорошую репутацию. Именно по данной причине поставщики стремятся к тому, чтобы их потенциальные клиенты знали о них как можно больше через специализированную прессу, а также, если позволяет число потенциальных потребителей, прибегают к прямой почтовой рекламной компании. Поставщики стремятся к тому, чтобы названия их фирм и их продукты были знакомы всем.

Анализ предложений и выбор поставщика или поставщиков. Необходимо различать следующие случаи: когда товары различных поставщиков почти заменяют друг друга; когда ни продукты, ни сопутствующие услуги не являются взаимозаменяемыми.

В первом случае цена является критерием, определяющим выбор и, более того, общие издержки использования. Именно в данной ситуации покупатель, не имеющий возможности объяснить “рациональный” выбор, начинает прибегать к личным мотивам, которые по своей сути носят скорее эмоциональный, нежели экономический или технически обоснованный характер. Ведь в общем намного легчен продолжать сотрудничество с поставщиками, с которыми уже привыкли работать, даже если другие выполняют эту работу лучше и дешевле.

Во втором случае, как показали исследования, цена остается важным элементом, однако первостепенными становятся следующие требования: продукт поставщика должен соответствовать характеристикам, выявленным клиентом; поставщик должен поставить продукт во время и на условиях, определяемых клиентом.

Оценка результатов. Потенциальные поставщики независимо от того, получало ли предприятие о них какую либо информацию или они сами прямо предложили свои услуги, заинтересованы в заключении первой сделки с данным предприятием.

Вместе с тем потенциальный продавец может быть заинтересован в отказе от сделки, если он не уверен, что способен по всем пунктам удовлетворить ожидания клиента. Таким образом, поставщик сохраняет свои шансы на заключение будущих сделок.

7.8. Деловая ситуация. Покупка в промышленной сфере - “закупочный центр” прини­мает решение.

Руководитель коммерческой службы фирмы сообща­ет снабженцу, занимающе­муся вопросами снабжения зубчатыми передачами, что конструкторское бюро требует повышения качества зубчатых передач переключателя. Снабженец информирует, что прежние поставщики не имеют должного оборудования и необходимо найти новых поставщиков.

Начальник отдела снабжения просит снабженца узнать мнение начальника производства. Последний считает, что прежние поставщики могли бы произвести необходимую работу. Но начальник от­дела приема заказов и сбыта готовой продукции считает по-другому, он называет снабженцу специализированную фирму, единственно способную, по его мнению, обеспечить качество, требуемое конструкторскому бюро, но за цену, которая превышает существующую в три раза.

Начальник отдела снабжения направляет снабженца к главному ин­женеру. Так как зубчатые передачи составляют 25 % себестоимости пере­ключателя, главный инженер решает, что нужно передать заказ прежним поставщикам и поручить начальнику производства прокон­тролировать, чтобы было обеспечено необходимое новое качество переключателей. Начальник отдела приема заказов, и сбыта готовой про­дукции информирует об этом ответственного за послепродажное обслуживание, так как на его службу ложатся большие расходы по обеспечению гарантии. Последний обращается за помощью к заместителю директора по коммерческой части, чтобы изменить решение главного инженера.

В конце концов, находится компромисс: половина заказа передается прежним поставщикам, другая половина - специализированной фирме, рекомендованной начальником отдела приема заказов и сбыта готовой продукции. При этом ответственный за послепродажное обслуживание отдела сбыта получает задание изучить вопрос об использовании потребителями каждой партии переключателей и сделать сообщение об этом.

Задание по анализу деловой ситуации:

1) проанализируйте, какие роли участников “центра по закупкам”
играют сотрудники фирмы, обозначенные в деловой ситуа­ции;

2) используя таблицу 2 “Роли участников
процесса закупки” заполните таблицу, распределив конкретных участников процесса закупки, описанного в деловой ситуации по
этапам процесса закупки и выполняемым ролям.

Рекомендуемая литература.