Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления.

ДОУ состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

- Документирования

- Организации работы с документами

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами – организация документооборота. Хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

ДОКУМЕНТЫ И ИХ РОЛЬ

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях информации по установленным правилам наличия и содержания управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое, экономическое значение.

Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов, предприятий, организаций. Они являются средством доказательства или свидетельством какого-либо события.

Вся жизнь человека также связана с документами. Когда он рождается, ему выписывают первый документ – свидетельство о рождении. При достижении 14-летнего возраста он получает паспорт. Окончание школы подтверждает аттестат о среднем образовании. Начало трудовой деятельности фиксируется в трудовой книжке.

Для обмена информацией между организациями служат такие документы, как письма, телеграммы, телефонограммы, телетай-программы.

Посредством распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов и др. – осуществляется руководящая деятельность государственной власти.

Документ создается посредством письма (рукописный, машинописный, перфокарты, перфоленты), есть также магнитные ленты, диски, носители записи, Рисунокунки, фотографии, кино-, звукозаписи. Газеты, журналы, брошюры, бланки с трафаретным текстом также относятся к документам. Документы подразделяются на служебные и личные.

К личным документам относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения и др. Такие документы, как паспорт, удостоверение, документы об образовании и др., учреждения выдают гражданам на руки.

Служебные документы исходят от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц.

В управленческой деятельности организаций и предприятий документ выступает как предмет труда (на что направлен труд) и как результат труда. Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Наиболее характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками.

В документах закрепляется государственное устройство, они служат также средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Документы широко используются для машинной обработки цифровых данных планово-учетного характера.

Нормативные документы

По документационному обеспечению

Управления

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями Совета Министров РФ, распорядительными документами вышестоящих организаций, положениями об учреждениях, основными положениями ЕГСДОУ, правилами и указаниями Глав архива РФ, инструкциями по документированию управленческой деятельности и должностными инструкциями.

Право издания распорядительных документов определено Основным Законом – Конституцией РФ.

Отдельные направления деятельности учреждений, организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.

Структура нормативной базы делопроизводства представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1. Составляющие нормативной базы делопроизводства