Прохождение и порядок работы с внутренними документами на предприятии

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

¾ составление проекта документа исполнителем;

¾ согласование;

¾ проверка правильности оформления;

¾ подписание руководителем;

¾ регистрация в журнале.

Внутренние документы организации создавались по такой же схеме, что и исходящие: сначала исполнителем составлялся проект текста документа, затем проводилось его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; и только после этого распечатывался окончательный вариант документа и отправлялся секретарем на подпись руководителю.

После регистрации документа в папке с «внутренними документами» я производила размножение в нужном количестве (по числу исполнителей). Копии документа заверялись передавались на исполнение ответственным исполнителям. Оригинал документа я подшивала в дело.

Документы внутри организации передавались исполнителям под расписку.

Секретарем систематически ведется учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, то есть учитывается объем документооборота. Сведения о количестве документов вносятся в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и секретарем.

Координационная деятельность секретаря на ЧП «Белоусов В. Н.»

Секретарь – это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией.

В бездокументарные функции секретаря на ЧП «Белоусов В. Н.» входит:

¾ прием телефонных звонков, факса;

¾ организация приема посетителей;

¾ подготовка и организация заседаний, деловых встреч;

¾ подготовка деловых поездок, командировок.

Помощником руководителя является - секретарь. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Через секретаря осуществляется связь руководителя с внешним миром и подчиненными. Секретарь всегда тщательно и продуманно одет, опрятен, спокойно, быстро и с достоинством решает вопросы в рамках своей компетенции, что немаловажно при работе с посетителями и гостями.

Телефонное обслуживание

Значительное время при прохождении практики в ООО «Набаз» мне приходилось отвечать на телефонные звонки.

Этот процесс включал в себя:

- прием вызовов;

- соединение с директором;

- в случае, если директора нет на месте запись информации.

При разговоре я придерживалась некоторых этических требований, это:

- сдержанность;

- вежливость;

- краткость.

При приеме входящего звонка, я не сразу брала трубку, я выдерживала третьего – четвертого.

Голос при беседе не должен был дрожать, я наоборот должна звучать заинтересованность.

Трубку поднимала левой рукой, потому – что в правой я держала ручку для возможной записи. В основном поступали звонки директору, и мне приходилось соединять абонента с руководителем. Но бывали случаи, когда его не было на месте и мне приходилось записывать в блокнот дату, время поступившего звонка, фамилию имя и отчество позвонившего, суть сообщения, и номер телефона, по которому можно будет перезвонить.

Например: - «Что ему передать?» или – «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».

В случае отъезда директора в командировку, мне приходилось информировать некоторых абонентов о времени прибытия начальника и часах приема.

2.2 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок

Большинство совещаний проводятся в организации по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Совместно с директором мы оговаривали дату, время и место проведения совещания, его повестку и состав участников.

Затем я готовила кабинет для встречи:

¾ производила уборку помещения;

¾ поливала цветы;

¾ накрывала на стол;

¾ подготавливала необходимые принадлежности (ручки, бумагу, цветные маркеры и т. д.).

После этого я готовила документы и материалы, необходимые для совещания.

Когда я присутствовала на совещании, в мои обязанности входило ведение протокола. Но в большинстве случаев не было необходимости в моем присутствии и мне приходилось выполнять свои основные функции. Во время совещания я ни в коем случае не должна была отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам могла понадобиться моя помощь. Основную часть времени я отвечала на телефонные звонки.

Так же в обязанности секретаря входила подготовка руководителя к выездным деловым встречам. За несколько дней до совещания по факсу было получено приглашение на имя директора, о предстоящем событии, с указанием характера совещания, даты, времени, места, продолжительности, рассматриваемые вопросы, а так же инициалы и должность инициатора. Секретарю необходимо было подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности. А по возвращению руководителя составлялся отчет о встрече. Кроме этого в обязанности секретаря входит подготовка деловых поездок руководителя.

Для этого мне необходимо было:

¾ подобрать всю необходимую для командировки руководителя информацию;

¾ подготовить и подобрать материалы и документы, которые могли бы понадобиться руководителю в поездке;

¾ обеспечить директора канцелярскими принадлежностями (блокнот, авторучки, карандаши, бланки учреждения, папки и т.д.);

¾ напечатать программу командировки в двух экземплярах, в которых указывала (название организации, содержание намеченных мероприятий, место и время их проведения, удобный маршрут проезда к гостинице и организации).

Если командировка внеплановая, я обязана была оповестить всех записавшихся на отменяемый прием, и затем согласовать время, на которое он будет перенесен.

Во время отсутствия руководителя в мои обязанности входило:

¾ выполнение своих обычных обязанностей;

¾ формирование дел;

¾ переадресация телефонных вызовов заместителю руководителя.

По возвращению руководителя из командировки я проинформировала его о выполненных поручениях, а так же вопросах, возникших в период его отсутствия, и о ходе их решения.

Далее мною обрабатывались материалы командировки – печать, размножение, передача в структурные подразделения исполнителям, и оформление отчетных о командировке документов.