Документооборот ЧП «Белоусов В.Н.»
ВВЕДЕНИЕ
Практика является составной частью образовательной программы и представляет собой одной из форм организации учебного процесса, заключающуюся в профессионально-практической подготовке обучающихся, содействует закреплению теоретических знаний, установлению необходимых деловых контактов с предприятиями, организациями и учреждениями.
Учебная практика является обязательной и представляет собой вид учебных занятий, непосредственно ориентированных на профессионально-практическую подготовку обучающихся. В период прохождения практики у студентов формируются практические навыки работы по направлению подготовки, умения принимать самостоятельные решения на конкретных участках работы в реальных условиях, целостное представление о содержании, видах и формах профессиональной деятельности.
Цель проведения учебной практики: учебная практика носит ознакомительно-познавательный характер и преследует цель профессиональной ориентации студентов, а также закрепление и углубление теоретической подготовки обучающихся, выработка умений и навыков в работе с различного рода документами, приобретение опыта профессиональной деятельности.
Задачи учебной практики:
¾ проверка и закрепление теоретический знаний, полученных в рамках учебных занятий;
¾ получение представлений о содержании конкретных видов профессиональной деятельности;
¾ начальная профессиональная адаптация на рабочем месте, ознакомление с основными функциями должностных лиц и задачами работы по документационному обеспечению управления;
¾ изучение нормативных документов конкретного предприятия;
¾ изучение опыта работы конкретной базы практики;
¾ приобретение и развитие навыков работы в коллективе, изучение приемов управления совместной деятельностью;
¾ формирование устойчивого интереса, чувства ответственности и уважения у избранной профессии;
¾ приобретение навыков сбора и анализа информации, необходимой для последующего обучения по направлению «Документоведение и архивоведение»;
¾ развитие правовой культуры, как важнейшего условия успешного решения задач будущей профессиональной деятельности;
¾ изучение передового опыта по избранной профессии.
Я проходила практику в ЧП «Белоусов В.Н.», располагающегося по адресу: г.Луганск, ул. 21 МЮДа 29-а. Практика проходила в приемной предприятия в должности секретаря с 26.06.2017г. по 09.07.2017г. под непосредственным руководством директора Белоусова В. Н. К основным видам деятельности предприятие относится к розничной торговли продуктами питания. Основная деятельность предприятия — реализация широкого ассортимента продовольственных товаров. К основному ассортименту реализуемой продукции можно отнести: соки, плодовоовощную, рыбную и мясную консервацию, ликероводочные изделия, пиво и другие алкогольные и безалкогольные напитки, колбасные и хлебобулочные изделия, молочную продукцию. В основном здесь реализуются товары отечественных производителей. Фрукты, некоторые овощи, ликероводочные изделия, бытовые приборы – в основном товары зарубежного производства.
Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас успех партнеров и клиентов фирмы. Основные функции секретаря:
¾ прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;
¾ организация приема посетителей;
¾ прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;
¾ техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;
¾ телефонное обеспечение;
¾ стенографирование;
¾ ведение табеля рабочего времени.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Целью работы является - изучение документооборота и организационной деятельности секретаря на предприятии.
Задачи работы:
¾ описание бездокументарной деятельности секретаря на предприятии;
¾ описание и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
Телефонное обслуживание
Значительное время при прохождении практики в ООО «Набаз» мне приходилось отвечать на телефонные звонки.
Этот процесс включал в себя:
- прием вызовов;
- соединение с директором;
- в случае, если директора нет на месте запись информации.
При разговоре я придерживалась некоторых этических требований, это:
- сдержанность;
- вежливость;
- краткость.
При приеме входящего звонка, я не сразу брала трубку, я выдерживала третьего – четвертого.
Голос при беседе не должен был дрожать, я наоборот должна звучать заинтересованность.
Трубку поднимала левой рукой, потому – что в правой я держала ручку для возможной записи. В основном поступали звонки директору, и мне приходилось соединять абонента с руководителем. Но бывали случаи, когда его не было на месте и мне приходилось записывать в блокнот дату, время поступившего звонка, фамилию имя и отчество позвонившего, суть сообщения, и номер телефона, по которому можно будет перезвонить.
Например: - «Что ему передать?» или – «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».
В случае отъезда директора в командировку, мне приходилось информировать некоторых абонентов о времени прибытия начальника и часах приема.
2.2 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок
Большинство совещаний проводятся в организации по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
Совместно с директором мы оговаривали дату, время и место проведения совещания, его повестку и состав участников.
Затем я готовила кабинет для встречи:
¾ производила уборку помещения;
¾ поливала цветы;
¾ накрывала на стол;
¾ подготавливала необходимые принадлежности (ручки, бумагу, цветные маркеры и т. д.).
После этого я готовила документы и материалы, необходимые для совещания.
Когда я присутствовала на совещании, в мои обязанности входило ведение протокола. Но в большинстве случаев не было необходимости в моем присутствии и мне приходилось выполнять свои основные функции. Во время совещания я ни в коем случае не должна была отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам могла понадобиться моя помощь. Основную часть времени я отвечала на телефонные звонки.
Так же в обязанности секретаря входила подготовка руководителя к выездным деловым встречам. За несколько дней до совещания по факсу было получено приглашение на имя директора, о предстоящем событии, с указанием характера совещания, даты, времени, места, продолжительности, рассматриваемые вопросы, а так же инициалы и должность инициатора. Секретарю необходимо было подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности. А по возвращению руководителя составлялся отчет о встрече. Кроме этого в обязанности секретаря входит подготовка деловых поездок руководителя.
Для этого мне необходимо было:
¾ подобрать всю необходимую для командировки руководителя информацию;
¾ подготовить и подобрать материалы и документы, которые могли бы понадобиться руководителю в поездке;
¾ обеспечить директора канцелярскими принадлежностями (блокнот, авторучки, карандаши, бланки учреждения, папки и т.д.);
¾ напечатать программу командировки в двух экземплярах, в которых указывала (название организации, содержание намеченных мероприятий, место и время их проведения, удобный маршрут проезда к гостинице и организации).
Если командировка внеплановая, я обязана была оповестить всех записавшихся на отменяемый прием, и затем согласовать время, на которое он будет перенесен.
Во время отсутствия руководителя в мои обязанности входило:
¾ выполнение своих обычных обязанностей;
¾ формирование дел;
¾ переадресация телефонных вызовов заместителю руководителя.
По возвращению руководителя из командировки я проинформировала его о выполненных поручениях, а так же вопросах, возникших в период его отсутствия, и о ходе их решения.
Далее мною обрабатывались материалы командировки – печать, размножение, передача в структурные подразделения исполнителям, и оформление отчетных о командировке документов.
Заключение
Работа с документами показалась мне очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется предприятием и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления. Частично познакомилась с документооборотом предприятия, порядком прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Так же ознакомилась с бездокументарной деятельностью.
Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.
Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлено на отлично. Кабинет оснащен необходимыми техническими средствами, созданы все условия для работы. Все поставленные цели, и задачи выполнила. Работа с документами давалась очень легко и была интересной благодаря хорошей поддержке руководителя и очень сплоченному коллективу.
ВВЕДЕНИЕ
Практика является составной частью образовательной программы и представляет собой одной из форм организации учебного процесса, заключающуюся в профессионально-практической подготовке обучающихся, содействует закреплению теоретических знаний, установлению необходимых деловых контактов с предприятиями, организациями и учреждениями.
Учебная практика является обязательной и представляет собой вид учебных занятий, непосредственно ориентированных на профессионально-практическую подготовку обучающихся. В период прохождения практики у студентов формируются практические навыки работы по направлению подготовки, умения принимать самостоятельные решения на конкретных участках работы в реальных условиях, целостное представление о содержании, видах и формах профессиональной деятельности.
Цель проведения учебной практики: учебная практика носит ознакомительно-познавательный характер и преследует цель профессиональной ориентации студентов, а также закрепление и углубление теоретической подготовки обучающихся, выработка умений и навыков в работе с различного рода документами, приобретение опыта профессиональной деятельности.
Задачи учебной практики:
¾ проверка и закрепление теоретический знаний, полученных в рамках учебных занятий;
¾ получение представлений о содержании конкретных видов профессиональной деятельности;
¾ начальная профессиональная адаптация на рабочем месте, ознакомление с основными функциями должностных лиц и задачами работы по документационному обеспечению управления;
¾ изучение нормативных документов конкретного предприятия;
¾ изучение опыта работы конкретной базы практики;
¾ приобретение и развитие навыков работы в коллективе, изучение приемов управления совместной деятельностью;
¾ формирование устойчивого интереса, чувства ответственности и уважения у избранной профессии;
¾ приобретение навыков сбора и анализа информации, необходимой для последующего обучения по направлению «Документоведение и архивоведение»;
¾ развитие правовой культуры, как важнейшего условия успешного решения задач будущей профессиональной деятельности;
¾ изучение передового опыта по избранной профессии.
Я проходила практику в ЧП «Белоусов В.Н.», располагающегося по адресу: г.Луганск, ул. 21 МЮДа 29-а. Практика проходила в приемной предприятия в должности секретаря с 26.06.2017г. по 09.07.2017г. под непосредственным руководством директора Белоусова В. Н. К основным видам деятельности предприятие относится к розничной торговли продуктами питания. Основная деятельность предприятия — реализация широкого ассортимента продовольственных товаров. К основному ассортименту реализуемой продукции можно отнести: соки, плодовоовощную, рыбную и мясную консервацию, ликероводочные изделия, пиво и другие алкогольные и безалкогольные напитки, колбасные и хлебобулочные изделия, молочную продукцию. В основном здесь реализуются товары отечественных производителей. Фрукты, некоторые овощи, ликероводочные изделия, бытовые приборы – в основном товары зарубежного производства.
Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас успех партнеров и клиентов фирмы. Основные функции секретаря:
¾ прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;
¾ организация приема посетителей;
¾ прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;
¾ техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;
¾ телефонное обеспечение;
¾ стенографирование;
¾ ведение табеля рабочего времени.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Целью работы является - изучение документооборота и организационной деятельности секретаря на предприятии.
Задачи работы:
¾ описание бездокументарной деятельности секретаря на предприятии;
¾ описание и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
Документооборот ЧП «Белоусов В.Н.»
Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ (Государственной системой документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени.
Анализируя документооборот ЧП «Белоусов В.Н.»за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Документооборот ЧП «Белоусов В.Н.»включает в себя три потока документов:
¾ входящие (поступающие);
¾ исходящие (отправляемые);
¾ внутренние.